第5章 习惯一：管好时间——赢得商战的基础(4)

【好习惯，有效管理时间】

我们必须想方设法掌控好自己的工作时间。

当你在有限的工作时间内，能将所有预定的工作井井有条地做完，不再觉得有许多忙不完的事，不再觉得工作纷繁复杂，需要经常加班加点，不再遗忘某些重要事情，那么，恭喜你，你已经有效地掌控了自己的时间，成了时间的主人。

1.人生时间管理——在行动之前，先定计划

成功者往往会在行动之前先定计划，他们有可能在这个月还未开始之前就已经作好了一切安排。

一个人只要能作出一天的计划、一个月的计划，并坚持原则按计划行事，那么就能在时间利用上占据自己都无法想象的优势。

成功者认为，如果今天没有为明天的任何事情作计划，那么明天将无法拥有任何成果！而如果你失去了精力，就没办法把重要的任务做到尽善尽美！

（1）前天晚上就要做好计划。

吉姆·罗恩说：“如果你每年去钓一次鱼，你也只能再去钓二十几次鱼了。”

生命图案是由每一天拼凑而成的——成功者们往往从这一个角度来看待每一天的生活。在第二天来临之际，或是前一天晚上，他会把自己如何度过这一天在脑中过一遍，然后再迎接第二天的到来。有了这一天的计划就能将一个人的注意力集中在“现在”。只要能将注意力集中在“现在”，那么未来的大目标就会更加清晰，因为未来是被“现在”创造出来的。

把每天的时间都安排、计划好，对成功是很重要的，你可以每时每刻集中精力处理要做的事。把一周、一个月、一年的时间安排好，同样重要。这样做会给你一个整体方向，使你看到自己的宏图，达到目的。每个月开始之时，你可坐下来看本月的日历和本月的任务计划表，然后把这些任务填入日历中，定出一个计划进度表。

（2）保持充沛的精力。

许多有巨大潜力的人都只盯着自己的目标和计划，而不去管其他的小事，因为他们知道精力是需要保持和储蓄的。

快速行动就能全面生存，而旺盛的精力是快速行动的基础。

就像杰克·韦尔奇经常说的：“如果你的速度不是很快，而且不能适应变化，你将变得很脆弱。这对世界上每一个国家的每一个工商企业的每一个部门都是千真万确的。”

马克·吐温说过：“行动的秘诀，就在于把那些庞杂或棘手的任务，分割成一个个简单的小任务，然后从第一个开始下手。”

成功的人，并不能保证做对每一件事情，但是他永远有办法做对最重要的事情。他们善于规划自己的人生，知道自己要实现哪些目标，并且拟订出一个详细计划，把所有要做的事都列出来，并按照优先顺序排列。

当然，有的时候我们没有办法100％按照计划进行。但是，有了计划，有了做事的优先顺序，我们就可以在固定的时间内，完成需要做的事情。

吉姆·罗恩说过：“不要轻易开始一天的活动，除非你在头脑里已经将它们一一落实。”

即使是著名的富人，也都非常重视自己每一天的工作计划，因为只要订好了一天的计划，才能发挥出自己的最大能力，制造惊奇。计划给人提供了一个按部就班的行动指南：确立可行的目标，拟定计划并订出执行行动，最后确认自己完成目标之后所能得到的回报。

成功者总是一件事接着一件事去做，如果一件事没有完成，便不会考虑去做第二件事。凡事要有计划，有了计划再行动，成功的几率会大幅度提升。

（3）任何时候都不晚。

很多人会抱怨，当自己发现什么是最重要之事时，已经晚了。然而觉得为时已晚的时候，恰恰是最早的时候。

安曼曾经在纽约港务局工作并担任工程师一职，工作多年后他按规定退休。开始的时候，他很是失落，但很快就高兴起来了，因为他有了一个想法：创办一家自己的工程公司。

安曼开始踏踏实实、一步一个脚印地实施着自己的计划，设计的建筑遍布世界各地。在退休后的三十多年里，安曼实践着自己在工作中没有机会尝试的大胆设计，创造着一个又一个世人瞩目的经典：埃塞俄比亚首都亚的斯亚贝巴机场，华盛顿杜勒斯机场，伊朗高速公路系统，宾夕法尼亚州匹兹堡市中心建筑群……86岁的时候，安曼完成了最后一个作品——当时世界上最长的悬体公路桥——纽约韦拉扎诺海峡桥。

生活中，很多事情都是这样，如果你愿意开始，认清目标，打定主意去做一件事，永远都不会晚。

2.“零碎的时间”管理——累积铜板变黄金

如何做好时间管理是上班族的一门大学问，但对企业管理者而言，“零碎的时间”管理，是更重要的课题。因为在工作执行的过程中，管理者最主要的工作是：对内分配、指挥、协调部门同事达成任务；对外，满足客户、供货商的种种需求，如此管理者的时间会不断被干扰与压缩，从而影响到原本的任务。

因此如果你身为管理者，光学不浪费时间的基本功是不足够的，还得学会如何将破碎不堪的时间“化零为整”，创造出具体的时间运用绩效。

（1）差旅是管理者常见的时间漏洞。

有些管理者常常出差，而差旅会将大量完整的时间切割得支离破碎，例如住旅馆、坐车来回于机场、候机的时间，如果运气不好还会加上班机延迟和转机的时间，所以管理者总是抱怨，浪费在差旅上的时间要比办公室多太多。

但是企业需要管理者出差往往是基于不得已的理由。从具有建设性的层面考虑，管理者们应仔细规划在飞机上、车上、旅馆中做哪些事。

在飞机上：可以阅读、草拟计划、追赶紧急但是不需详细思考的工作进度。

在车上：如果自己开车，可以收听国际新闻，或运用录音的方式录下自己对当日工作的反省；若是不用自己开车，就可以运用短暂的时间打电话，与客户、属下联系讨论工作。

在旅馆里：旅馆虽然软硬件设备不像办公室那样齐全，但是仍不失为一个简易的办公空间；除了工作之外，对某些管理者而言，可以运用在旅馆独处的时间看一本书，或是看一部电影，进行适当的休息。

（2）移动时不要进行复杂的思考。

如果是在一般零碎时间的工作场域，例如通勤、往来开会中等身体处于“移动”的状态时，管理者第一步要做的，就是观察自己的“移动时间全貌”，事先计划出“移动”，了解到底有多少零碎时间自己能加以运用。

也就是说，身体移动时因为思绪较浮躁，所以并不适合做详细的“规划性质”的工作。但任何事一定要事先做准备，例如在前往拜访客户的途中，零碎时间可以用来演练要商谈的事情，而不是用来规划等一下要商谈的事。

而在坐车时想的，也不应该是详细的工作计划，而应是一些与创意有关的想法。当然，这个时候，创意与想法的保存相当重要。

管理者想要保留突发奇想的点子，就要善用便利贴或是其他具有相同功能的科技工具（例如智能手机）。管理者可以在西装外套或是公文包内准备好笔跟便利贴，以随时记录，并贴到记事本上。

随着便利贴上零碎的点子愈记愈多，管理者进一步可以做的是，运用小卡片来对点子进行分类管理，用名片盒来放置这些卡片，并使用索引卷标标注。如此日积月累，便会发现聚沙成塔的威力。

（3）用有强动力的任务来改善自己工作效率。

第一，确定一个目标。

你要知道自己想取得什么，才能够保持正确的方向。你在一生中取得了什么样的成果？这一年你想达到什么样的目标？在接下来几个月中，你可以完成什么任务来靠近前面的两个目标？将注意力集中于这一个任务，用每个星期或者每天完成几件事来靠近它。如果你将注意力集中于太多的目标，能量就会被分散。全力针对一个任务，你将获得更多的能量。

第二，评估任务列表。

花上几分钟思考这些在列表上的项目和行动：有哪些会帮助你接近已设定的中期目标？有哪些会对你的生活产生改变？找到让你具有强动力的行动。

第三，删除其余的项目。

除去强动力的行动，清单中的大部分项目只会浪费你的时间却不会让你得到多少回报。所以请尽可能地删除或者委派这些剩余的项目，以集中精力应付那些能获得最大回报的强动力的行动。

第四，集中于强动力的行动。

如果你已经知道这个行动的重要性了，就应当集中去完成它，先完成它。尽量在中餐之前完成它，这样就可以避免拖到第二天。如此你便可以有其他的时间处理其他的事情。

第五，加满油不断跑。

如果你已经在不断地完成这些强动力的行动，就会像一辆加满油的火车，越来越接近自己的梦想。最后，你会因为你的成功而惊讶。

第六，保持记录记得回顾。