第2章 习惯一：管好时间——赢得商战的基础(1)

善于投资的成功人士善于运用时间、会做计划安排，绝不会在不能给自己带来好处的人和事上浪费一分一秒，总是清楚自己下一步要做什么。

时间是每个人最珍贵的财富，只有高效迅捷、善于有效利用和管理自己时间的人，才能在有限的人生中获得最大的进步和更多的突破。

一切成功的企业都善于管好时间，而卓越的管理者会带领团队，从一件一件小事做起，不断地去反复演练，最后形成习惯。这种习惯一旦养成，就会成为企业一项重要的竞争力。

【我们的时间都到哪里去了？】

8点半到9点半是清理前一天积压的工作，因为昨天的工作还没有完成，或者是把重要的事情忘记了，只完成了一些没有价值的小事。

从9点半到10点半，一些人开始互相聊天，打扰别人的工作。

10点半到12点会陷入各种各样的“会海”之中。

12点到下午2点是午饭和休息时间。

2点到4点又是相互沟通与协调的时间。

4点到5点，如果不开会就聊天，有些人还可能在那儿发呆。

5点到5点半，该准备回家了，或者是准备加班。因为白天没有做完事情，如果留到明天还会和今天一样，所以只好加班。

晚上加班时，很多员工上网聊天，打私人电话，或者发呆甚至睡觉……

在一个企业里面，不管是文职人员、市场营销人员，还是管理人员，生产线上的工人，都在日复一日的重复工作，不知不觉漫无目的地消耗着生命、时光和各种资源。

值得我们研究的是，时间是被怎么浪费掉的？

1.时间人人相同，但浪费的方式各有不同

什么是时间？很多人之所以浪费时间，是因为对时间没有一个明确的认识。

时间的定义

专家们是这样定义时间的：从过去，通过现在，直到将来，连续发生的各种各样的事件过程所形成的轨迹。

时间的特征是独一无二的。

（1）具有绝对的公平性。

时间是绝对公平的，它的公平性在于对每一个人都会以同样的速度逝去，无论年老年少，无论职务高低财产多少。每一个人在有生之年，拥有的时间资源是一样的。没听说哪个人钱多，就可以一天有25个小时。所以我们任何一个人，都没有办法获得更多的时间。

（2）时间具有不可再生性。

时间不同于可再生的植物，一旦逝去，就不会再次出现。

（3）时间具有不可逆转性。

想要时间重新来过，是绝对不可能的。任何人、任何事物都不能阻止时间前进的步伐。今天过去了就不会重来。

（4）时间具有不可停滞性。

无论过去、现在还是将来，时间都以同样的速度前进，不会停止。

（5）时间具有不可伸缩性。

时间既不能拉长也不会缩短，是以同样的状态存在着。睡着的时候把时间弄短一点儿，等醒了以后再把它弄长一点儿，只能是梦想。

（6）时间具有不可替代性。

时间绝无仅有，任何东西都不能替代。

由此可见，时间的特性决定了它是世界上最稀缺、最宝贵的一种资源。

大家都熟悉木桶原理。一个用不同长短的木板所拼成的水桶，存水量的多少不是由最长的那块木板决定，而是由最短的那块木板决定的。因为，水桶里的水位越过最短的那块木板的边缘就会溢出，不会再增长。这时，长木板会因为短木板的局限，不能发挥更大的作用，变得多余。

若想让水桶装更多的水，就必须把木板中最短的那块加长。

根据著名的“木桶理论”，时间恰恰就是所有的资源里，最短最短的那一块“木板”。

所以，如果我们不能够管理好时间，就什么都管理不好。

员工的时间价值

有专家进行过分析：企业员工一年的制度工作时间，应用365天减去100多天的假期以及事假、生病的时间，剩下240多天，即员工平均每个月在公司工作的时间，只有20天左右。

企业的员工大约只有20％的时间在为公司创造着效益，这属于有效时间；有30％的时间，在等待，在聊天，或者自己都不知道在干什么；还有30％的时间在忙而无效，就是员工的确在干活，但是不知道方向、目的是什么。这样的工作，经过研究发现根本没有任何效益可言。

还有20％的时间，我们的员工在干什么？在干着一些损害公司的事情：如规定早上8点钟上班，有相当一部分人会迟到，或者在做工作前的准备工作，如此被占用了半个小时的工作时间，可以说，这半小时员工没有为企业创造出任何效益。

有的员工在上班的时候会闲聊、喝茶看报纸，放着紧急的工作不做却处理一些并不紧急的工作，如果领导在身旁，他们会表现得工作很积极努力，没有领导的时候就消极怠工。

还有不少员工确实是好心办坏事，以为自己是在为公司出力，作贡献，可实际上，是在帮倒忙……

如此看来，在一个企业里面，员工们大约80％的工作时间被白白浪费掉了，也就是说有80％的时间是无效的，不产生效益的。

这在很大程度上就是由于员工没有明确的价值观、不知道自己的价值所在而造成的。

管理者的时间价值

举个例子，在北京，一辆出租车每月要向出租车公司缴纳的管理费及各项税费共4500～6000元，也就是出租车司机们每月的份钱。按4500元来算，假如出租车司机每月工作30天，那么他们每天的份钱是150元，如果每天的油钱、餐费及其他与工作有关的花费是100元，那么一个出租车司机每天至少拉活250元，才能不亏本，拉活300元，才能赚50元。

如果出租车司机有一天在家休息，那么当天150元钱的份钱就一分没挣到，第二天的份钱就成了300元，加上油钱等费用，他如果还想赚钱，就得有500元的收入，怎么实现呢？这要司机在每天工作10小时或12小时的基础上把工作时间翻番，但这是不可能的，于是，司机就亏损了一天的份钱。

我们从这个故事入手，引申到企业，在企业里，老总和中层经理们或多或少的都承担着企业的营收目标，就像出租车司机一样，经理们每月、每天甚至每小时的时间都是非常昂贵的，他们必须要挣出最低的份钱来。

比如，对一个每月目标销售额为100万元的经理来说，他每10分钟的时间价值是950元，这就是该经理每10分钟的份钱。如果他不能赚到这个份钱，对自己和企业而言，就是亏损。

但是，经理们每天的时间都用在赚份钱上吗？经理们10分钟的财富，在企业里被大量地、悄悄地浪费着，可怕的是，大家都习以为常。

我们在企业里经常看到这些问题：

（1）电话又响了，有急事的、请示的、投诉的、朋友聊天的……都是不得不接的电话。可是，接电话的人手头上正在写的一个计划，一个上午了，还没写几个字……

（2）马拉松式的会议已经开了两天了，还没有什么结果。会上你进来他出去，东一句西一句，说着说着就跑题了。有的人在会上长篇大论，表扬与自我表扬；有的人开了半天会，还不知来干什么；还有的人，把开会当休息，闭目养神……

（3）有的人就像救火车，哪里有火情就马上赶到哪里，日理万机。可是这里也救火、那里也救火，天天忙救火，他根本没有时间静下来想想，“火灾”是从哪里来的？

管理者们还经常用以下方式浪费宝贵的时间：

①做事情没有轻重缓急和主次之分，经常本末倒置，埋头于无关重要的事务。

②喜欢下属事事请示和汇报，在真正执行时，大大浪费了时间。

③对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天被埋在事务性的工作里。

④上司不定期的召见使中层经理的时间具有很大的随意性。

⑤将自己熟悉和喜欢的事情尽快做完，对于棘手的事情进行拖延，直到通过加班来完成。

企业管理者们每天、每小时、每10分钟的份钱要比普通员工多得多，但是管理者们的时间和其他人一样，都一天24小时，如果时间管理得不够好、效率不够高，中高层经理们就难以挣回自己的份钱。如今很多经理每天的工作都是亏损。

如果一个经理一天里有3个小时是低效率的，那么只有两个解决办法，要么就是在另外3个小时将效率提高100％，挣回两倍的份钱，这个显然不太可能；要么就是再加班3个小时，而实际上，很多经理的时间计划已经是每天10个小时甚至是12小时了，如果再加班3个小时，他们会陷入时间管理差——效率低——份钱挣不出来——拼命加班——更加劳累——效率更低——时间管理更差的恶性循环，导致企业的目标被迫降低。

2.时间管理的工具和原则

很多企业从来没有接触过时间管理，也没有应用过时间管理，不了解时间管理将给企业挖掘出一个财富之源。

什么是时间管理？

时间管理就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作，实现目标。

时间管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。

时间管理的目的除了有决定自己该做些什么事情之外，还有决定什么事情不应该做。

时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性，其最重要的功能是透过事先的规划，做一种提醒和引导。

重视时间管理并付诸实施，坚持效率第一，将为你的企业迎来新的突破与发展。

时间管理的工具

（1）记录下自己的时间分配情况。

想要有效地管理好自己的时间，真正做到卓有成效，就应首先了解自己的时间是怎么耗用掉的。分析自己的时间，也是系统地分析工作，鉴别工作重要性的一种方法。

时间分配的重点是待办单、日计划、周计划、月计划。

①待办单。

将你每日要做的工作事先列出一份清单，排出优先次序，确认完成时间，以突出工作重点，以此来避免遗忘事务或将未完事项留待明日。

②待办单主要包括的内容：

非日常工作。

特殊事项。

行动计划中的工作。

昨日未完成的事项。

③待办单的使用注意。

在每天的固定时间制定待办单（一上班就做）。

只制定一张待办单。

完成一项工作就划掉对应项。

待办单要为应付紧急情况留出时间。

每天坚持。

④根据各自的情况，制定日计划、周计划、月计划。

（2）划分工作时区。

你应将一天的时间分成几块用来处理某些固定的事情，以免被其他事情所扰。比如，在特定的时间段阅读和回复e-mail，在特定的时间段处理文件、答复客户的要求、打重要的电话等等。这样的安排，可以帮助你更快地完成工作。

（3）能够很快地找到自己要的东西。

有关机构对美国200家大公司职员做调查时发现，公司职员每年都有六周时间浪费在寻找乱放的东西上面。这意味着，他们每年要损失10％的时间。对此最好的解决方法是：不用的东西扔掉，不扔掉的东西分门别类保管好。

（4）工作最好一次性完成，不可时断时续。

研究发现，令职员浪费时间最多的是时断时续的工作方式。因为你在重新工作时，需要花时间调整大脑活动及注意力，才能从停顿的地方接下去做。

（5）事前有准备。

延误是最浪费时间的情况，避免这种情况出现的唯一办法是预先安排工作。做到事前有准备，你才能把本来会失去的时间化为有用的时间。

（6）不要拖拖拉拉。

有些人会花许多时间思考要做的事，担心这个担心那个，找借口推迟行动，并为没有完成任务而悔恨。如果没有这些拖延，他早已完成任务而且应转入下一个工作了。

（7）有策略地安排开会的时间。

如果是由你主持召开会议，将开会时间安排在上午11：00比较合适。请告诉每一位与会人员，会议将在中午12：00结束，这样就不太可能拖延。人们在肚子饿时，会比较迅速地切入正题。

（8）改进工作方法。

处理简单事情的改进余地不大，但在处理一些复杂事物时，若多动动脑子，往往可以找到减少处理时间的办法。

（9）充分利用零碎时间。

实际工作中，你会发现有很多没有工作任务的小时间段，累计起来会很可观。你要学会利用这些时间片段，做一些有用的事情。这样，在相同的时间内，你所做的事情可能比别人多很多。

（10）注重劳逸结合。

计划不要排得满满的，一是要安排适当的休息时间，二是要留有一些余地，因为一项工作到底要花费多少时间你不一定能准确计算。不会休息就不会工作，适当的休息有助于提高工作效率，减少工作中的差错。

时间管理原则

时间管理原则也称SMART原则。

（1）S（Specific）原则：明确性。

所谓明确就是要具体、清楚地说明想要达成的行为标准，而不是用抽象的语言和内容说明。明确的目标是成功团队所具有的一致特点。很多团队不成功的重要原因之一是其目标本身模棱两可，或是没有将目标有效地传达给相关成员。

比如“增强客户意识”，对目标的描述就很不明确，因为增强客户意识有许多具体做法：减少客户投诉、提升服务速度、使用规范礼貌的用语、采用规范的服务流程等等。有这么多增强客户意识的做法，你所说的“增强客户意识”到底指哪一个？

不明确就没有办法评判、衡量。所以我们建议这样修改，比方说“我们将在月底前把收银的速度提升至正常标准”，这个正常的标准可能是2分钟，也可能是1分钟，或分时段来确定标准。

如果领导有一天问：“这个目标离实现大概还有多远？”团队成员的回答是“我们早实现了”，那么领导和下属对团队目标就存在分歧。