第二章 公司管理制度的设计

第一节 公司管理制度设计程序

制度是规范员工行为的标尺之一，是公司进行规范化、制度化管理的基础。只有不断推进规范化、制度化管理，企业才能逐渐做强、做大。根据企业管理的需要设计符合实际、利于执行的制度，是有效推行企业制度化管理的前提。

制度设计人员应遵循相应的步骤，循序渐进地开展制度设计工作。一般来说，管理制度设计工作应从以下六个方面入手。

一、制定制度前需要明确的问题

公司往往是经过一个长期的发展过程才逐渐壮大的，因此，制度的制定应该遵从公司的发展轨迹，即在不同发展时期制定与之对应的管理制度。

1．创业期

这个时期的重点应在市场占有和产品创新上，公司日常管理尚不正规，制度较少，出现什么问题解决什么问题。

2．立足期

这个时期，公司的人力、产品都增加了，企业要考虑组织均衡发展、跨部门协同、管理规范等问题，需要完善制度体系。

3．成熟期

这个时期公司各方面都趋于成熟，只需根据企业当前的发展状况、存在的问题对原有制度进行修订、增删、优化。

4．持续成长期（衰落期）

这个时期公司日渐强大，需要根据新业务、发展状况等的要求修订制度或重新建立制度体系。

二、制定制度时切入的角度

企业的制度要得到有效执行，前提条件是它有准确、清晰而科学的定位。制度设计人员在设计或修订制度时，可依据企业经营管理和解决问题的需要，从以下五个方面选择制度的切入角度，站对、站稳制度设计的立足点。

第一，企业管理角度。为了从整体上把握和控制业务、人力、财力和物力等，而对企业战略目标、组织架构、资源配置、员工行为规范等作出整体性和基础性的规定。

第二，部门管理角度。若要对某一部门的管理制订规划，就要站在部门管理的角度进行制度设计，以明确部门级别、职责权限范围、规范内容等。

第三，业务作业管理角度。这个角度强调的是具体性，比如管理手册、程序文件和作业指导书等，能直接对应操作。

第四，战略角度。制度的设计要具备战略眼光，要符合本公司战略发展需要，并依据企业战略发展需要明确职能、确定组织结构、权责关系等。

第五，企业文化角度。制度设计务必遵循企业文化，否则制度将无法推进，最后沦为一纸空文。

三、制度设计应遵循的规范

公司管理制度要具有规范性，而且只有具有一定的规范性才能发挥企业管理制度的作用。

1．公司制度设计应达到“三符合”的要求

首先，要符合管理者最初设想的状态，切忌朝思暮改；其次，要符合公司管理的科学原理；第三，要符合公司行为涉及的客观事物发展规律或规则。

2．公司制度设计应遵循两个“规范”

（1）规范制度的制定者。倘若制度的制定者行为不端，做不到公正客观，不了解国家法律、社会公共秩序和员工的特点，那么他是制定不出与本企业相符合的制度的。

（2）规范制度的内容。制度内容必须规范化，比如制度体系的完善、科学、系统，不能违反国家法律法规和公序良俗。制度所依据的资料必须全面、准确，能反映生产经营活动的真实面貌。

四、制度的起草

制度的起草可分为如下七个步骤：

第一步，明确制度类别。不同类型的制度其风格和写作方法不同。

第二步，明确制度目的。知晓该制度制订的目的，为制度内容设计、条款设置等提供指导方向。

第三步，规划制度内容。对收集到的各种资料归类、汇总后，在对企业当前运营情况、业务流程、存在问题和管理要求等深入分析的基础上规划制度内容。

第四步，形成纲要。针对所规划的每一项内容，进一步分析，明确其要点并形成内容纲要。

第五步，拟定条文。根据上述内容纲要，结合本企业的特点、业务流程、管理需求等，对企业的业务、人员行为等进行规范，拟定出具体的制度条文，注意语言简洁、逻辑清晰。

第六步，形成草案。采用图示、表格及文字等形式，将各项制度条文书面化，形成制度草案，完成制度起草工作。

第七步，制度格式标准化。统一规范各个制度中所使用的名词、体例等，统一各个制度的模板，包括字体、字号、目录排列方式、纸张大小及边距、页码格式等，确保各个制度内容完整、格式规范、标志一致、记录清晰、必备要素齐全等。

五、制度的定稿

制度草案完成后，需要通过意见征询、试行等方式获得相关建议、意见，以便发现不足和纰漏，对其进一步修改和完善，直至最终定稿。

1．征询意见

管理制度一旦成型，就要在公司上下征询意见，要让公司所有人知晓哪些制度将要出台，广泛听取大家的意见。

2．改进制度草案

征得意见后，制度设计人员应综合分析意见征询结果，汇总各种修改意见，对制度进行修改和完善，最终形成正式的制度条文，提交权限主管领导审核后呈交总经理批准或董事会审议，通过后公示执行。

第二节 如何设计公司管理制度

一、制度编写规范

制度设计人员在进行管理制度的设计时，除了遵守前文提到的“三符合”和三个“规范”外，还需遵循一定的编写规范。这些规范具体表现在四个方面：

1．内容完善

（1）制度的权利、义务、职责条款要服务于制度的目的，明确效力范围。

（2）确保权利、义务、责任一致，有权利必有义务、有义务必有责任。

（3）发挥制度的激励功能，即制度重在激发员工的积极性和责任心。

（4）明确制度执行和解释的部门。

（5）要随着企业的发展变化情况对制度进行调整，使其逐步完善。

2．形式美观

（1）制度框架要统一，要包括总则、主体内容、附件、相关制度与资料等内容。

（2）制度格式要统一，字体、字号、目录排列方式、纸张大小及边距、页码格式等要统一。

（3）制度编写要简明扼要。

3．语言简练

（1）语言简洁、明白、通俗易懂，不产生歧义。

（2）条例清晰、前后一致、不矛盾，符合逻辑。

（3）对难以穷尽的事项用技术性术语概括规定。

4．其他规范

（1）制度的可操作性要强。

（2）注意与其他规章制度的衔接。

（3）应规定制度涉及的各种文本的效力，并以书面或电子文件的形式向员工公示，或向员工提供接触标准文本的机会。

二、制度的结构与形式

1．制度的内容结构

制度的内容结构常采用“一般规定——具体制度——附则”的模式，一个规范、完整的制度所需具备的内容要件包括：制度名称、总则/通则、正文/分则、附则与落款、附件五大部分。管理制度设计人员应注意每一要件，以使所制定的制度内容完备、合规和合法。

需要说明的是，对于针对性强、内容较单一、业务操作性较强的制度，正文中可不分章，直接分条列出即可，总则与附则中的有关条目不可省略。

2．制度名称拟订

制度名称拟订的基本要求是清晰、简洁、醒目，其命名模式一般如下：

受约单位（或个人）+基本内容+文种

在受约主体一目了然的情况下，也可略去受约单位（或个人）。例如：“××公司绩效考核管理制度”“××公司市场部营销策划制度”。

3．制度“总则”设计

“总则”是对制度的整体概述，具体内容主要包括但不限于下列内容：

（1）制定本制度的原因（或目的）。

（2）本制度所依据的法律法规或内部制度文件等。

（3）适用范围（或对象、原则）。

（4）受约对象或其行为的界定。

（5）定义或解释制度中出现的重要术语。

（6）制度中受约单位（或个人）及相关单位（或个人）的职责描述。

（7）本制度与企业其他制度之间的关系说明。

对于受约单位（或个人）及相关单位（或个人）的职责描述，根据制度的内容架构情况，可将其编写成独立于“总则”之外的一章内容。但无论采用哪种处理方式，都需注意主要责任部门（或个人）、辅助责任部门（或个人）的先后逻辑关系，更需注意职责之间的逻辑关系。

4．制度正文设计

正文是制度的主体部分，主要包括对受约对象或具体事项的详细约束内容，其设计思路主要有两种：

（1）按对人员的行为要求分章分条，逐项规范。

（2）按具体事项的流程分章，对各具体事项分条予以规范。

无论采取哪种思路，在对制度正文分章、列条目时，一定要全面、合乎逻辑，语言表述清晰，没有歧义。

5．制度“附则”设计

制度条文在自然结束时，应对制度的制定、审批、实施、修订、生效日期进行说明，以增强其真实性和严肃性。制度“附则”包括但不限于下列四项内容：

（1）对制度未尽事宜的解释。

（2）制度的制定单位、修订单位、审批人及审批权限。

（3）制度生效的条件、适用的起始日期或生效日期。

（4）其他与制度相关的可归入“附则”的内容。

6．制度“附件”设计

制度“附件”的内容一般包括制度执行中需要用到的表单、附表、文件等。

第三节 如何设计公司管理表单

一、表单的作用

表单，又称为表格，或者表。表单是一种可视化交流模式，又是公司整理数据的手段，是公司科学管理的重要工具之一。在管理制度设计与执行的过程中，表单所起的作用主要体现在三个方面。

第一，间接作用：补充制度的内容，丰富制度的形式。

第二，间接作用：促进制度的落实与执行。

第三，直接作用：把文字性的制度内容转化成易操作、易执行的图形或表单。

表单可以将许多工作、数据、资料进行有效的处理和管理，因此，在公司的日常管理工作中，表单占据着重要位置。

表单，让繁复的数据分门别类，让人一目了然地弄清整体情况，比用许多文字说明要简单得多。

二、表单设计的原则

为了能将管理表单设计得清晰、简洁和直观，让人一目了然，设计人员需要遵循一个很重要的原则——将表单的行、列看成坐标的横轴、纵轴，把需要表达的内容置入坐标中予以展现。

在置入管理表单的内容时，应遵守简明扼要的原则，既要将意思表达到位，也要讲求表述的工整性，以使设计出来的表单实用、简洁和美观。

三、表单的形式

表单一般包括文字表、数字表和图表3种，不同表单的样式如下：

四、表格的绘制

如今，很多办公软件都有绘制图表的功能，最常用的就是Word、Excel等，制度设计人员可根据工作需要选择使用。这里仅介绍用Word绘制表格的步骤。

第一步：插入表格；

第二步：选定表格、行、列；

第三步：插入行列；

第四步：删除行列、表格、单元格；

第五步：word表格调整；

第六步：合并单元格；

第七步：单元格的拆分；

第八步：绘制斜线头；

第九步：设置表格边框线条和底纹；

第十步：表格自动调整；

第十一步：为表格填充颜色；

第十二步：自动套用格式。

第四节 如何设计公司管理流程

一、流程图的形式

根据流程的复杂程度、流程活动的内部关联性等因素，流程的展现形式主要有箭头式程序图、业务流程图、矩阵式流程图和泳道式流程图四种形式。

1．箭头式程序图

箭头式程序图的形式如下图所示。这种程序图直观、一目了然，适用于企业员工熟悉流程中各项作业概况或流程中各项作业任务较简单的情况。

2．业务流程图

所谓业务流程图，就是用一些规定的符号及连线来表示某个具体业务的处理过程。如下图所示：

3．矩阵式流程图

现在国际上一般采用矩阵式流程图，这种流程图分成纵、横两个方向，纵向表示工作的先后顺序，横向表示承担该项工作的部门或岗位。这样，通过纵、横两个方向的坐标，就可以表达流程的要求了，即解决了先做什么、后做什么、谁来负责的问题。

4．泳道式流程图

泳道式流程图是一种反映商业流程中人与人之间关系的特殊图表。它有两个作用：

（1）有助于分清在流程过程中个人工作范围。

（2）有助于研究流程中人与人或工作小组与工作小组间的交接动作。

二、流程图的绘制

绘制流程图的常用工具

绘制流程图的常用工具有Word、Visio等，还包括一些其他专用软件，如MsvDraw、SmartDraw等。这些工具在绘制流程图时有着自身的特色，制度设计人员可根据本企业流程设计要求、自己的使用习惯等选择使用。

（1）Word：是一种普及率比较高的绘图工具。其特点是发排打印方便，绘制的图片清晰，文件小，容易复制到移动存储器和作为电子邮件收发；缺点是比较费时，难度较大，相比其他专用绘图软件，功能简单、不够全面。

（2）Visio：是一种专业的绘图软件。通过拖动预定义的图形符号可以很容易地组合图表，还可以根据本公司流程设计需要进行组织的自定义。最大的优点就是能绘制一些组织复杂、业务繁杂的流程图。

（3）MsvDraw：是一款功能强大的流程图绘制软件，它能方便地绘制出专业的业务流程图、程序流程图。

（4）SmartDraw：也是一款专业的图表绘制软件。该软件随带的图库里包含数百个示例、数千个符号和外形供直接套用，使用起来极为方便。

第五节 公司管理制度的修订

一、管理制度修订概述

公司管理制度要不断适应公司经营的内、外部环境及有关因素的变化并适时作出调整。公司管理制度的制订和修订主要有以下三方面的区别：

（1）撰写时序的差别。制订公司管理制度在先，修订在后。修订是在公司管理制度已经使用了一段时间的基础上进行的。

（2）撰写数量的差别。制定公司管理制度，是从无到有，建立一个全面的完整的制度；修订公司管理制度只是对原有制度的不合理部分进行局部的修改和完善。

（3）撰写质量的差别。公司管理制度的修订是一个对原有制度不合理部分更新、完善，使其不断成为合理的制度的过程。所以，修订的制度更符合公司当前的发展需要，一般说来，其质量与原有的制度相比要高一些。

公司管理制度修订的程序与其制定相同，应该遵循调查、分析、起草、讨论、反复修改、会签、审定、试行、修订、正式执行这样一个程序。在起草修订稿时要特别慎重，必须考虑到修改部分的内容怎样才能与公司各方面的制度保持协调，避免出现顾此失彼的情况。如果一项管理制度的修订造成了某一管理制度同其他管理制度的矛盾，那么势必带来公司管理的混乱，因此在修订制度时必须注意到这一点。

在特殊情况下，公司可随时决定对管理制度进行修订。在一般情况下，公司管理制度可以在每年年末修订一次。公司在年终总结各方面工作时，同时也可对公司管理制度进行检查、总结和修订。每隔三年公司需要对管理制度进行一次比较全面的修订，时间一般安排在年终，结合该年度公司的总结工作进行。

二、影响公司管理制度变化的原因

影响公司管理制度变化的主要原因有以下几点：

1．经营管理知识与观念的更新

新观念的确立会广泛影响到具体管理制度规范。如以人力资源开发的观念代替传统的人事管理观念，人事管理职能的范围、内容、侧重点等都会发生变化，原有的制度，如人事考核与评价、工资奖酬、培训制度等都要调整，还要补充一些新制度，如工作轮换、职业生涯开发与管理等。总之，经营管理新知识、新概念的提出，会给修改、完善现有管理制度，形成新的更有效的管理制度提供有益的思路和框架。

2．公司目标与战略的调整、改变

当公司目标和战略调整、改变之后，原有的行为规范可能有些会不适合甚至妨碍目标的达成和战略的实施，这部分制度就要修改更新。战略变化引起的管理制度的变化主要有以下几个方面：

（1）产品或服务的经营领域以及市场范围发生变化时，相应的管理制度也要进行修改。不同的产品或服务的经营业务在生产方式、规模、工程技术等方面具有不同的经济技术特点，不同的市场要求采取不同的市场营销组合，因而所采用的计划、组织、指挥、控制方法也应不同。

（2）实现战略目标所采用的战略行动的变化会引起一系列的管理变化。如果一个公司的经营目标更改为通过提供优质服务来获得差别优势，扩大销售，那么所使用的具体方法有：雇用更多的推销员，并为推销员提供更详细的市场信息；要求推销员注意搜集信息，为生产提供依据；生产部门按消费者需求组织生产；信息管理系统作相应调整；调整生产计划，运输、供货方式，人员的评价，激励与培训制度等。

（3）公司内外的技术创新及社会的进步会引起管理上的某些变化。社会、经济方面的进步如分期付款等会使得营销、财务等管理制度发生变化。新工艺、新技术有的为公司发展新产品、新服务提供手段，有的如大量流水生产方式、混合流水生产技术等则形成新的资源转换方式。

（4）某方面的制度变化可能会带来整个管理制度体系的调整。因为公司管理制度作为一个有机联系的体系，相互影响与制约，彼此依存。

（5）影响公司经营观念和战略的其他因素会通过观念、战略的调整而直接或间接地影响公司的管理制度。

总之，公司管理制度为适应外部环境和内部条件的变化，需要不断进行修订、补充和创新。

三、修订公司管理制度的原则

修订公司管理制度应遵循以下几个原则：

1．“稳”与“变”相统一的原则

公司管理制度要突出“两性”，即稳定性和灵活性。这是因为，第一，公司要根据生产经营的实际需要适时更新公司管理制度，用最新的管理制度代替原有的制度。第二，公司管理制度不能朝令夕改而让人无所适从，也不能因为原有的管理制度存在某些问题就全盘否定，而要在具体分析的基础上不断完善它，使之在实践中逐步趋于合理。

2．先“立”后“破”的原则

在新制度尚未出台之前，应继续按原有制度的规定办事，待新制度正式建立以后再废除旧制度，以保持公司管理制度的相对稳定，从而保证公司生产经营活动的正常进行。

3．偶发事件及时处理原则

在出现“偶然”的情况下，管理者要善于运用标准化原理，用管理制度来指导对“偶然”事件的处理，并且适时将例外事件纳入管理制度，使它成为管理规范的一部分。