第四篇 行政管理篇

第一章 行政管理概述

第一节 行政管理工作要点

一、行政管理工作的含义

企业的行政管理是企业的中枢神经。它是以总经理为最高领导、由行政副总分工负责、由专门的行政部门组织实施、操作，并将触角伸入企业的各个部门和分支机构的各个层面的一个完整的系统。

二、行政管理工作的重要性

行政管理推动和保证着企业的技术、生产、财务、销售、开发几大块业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。企业的行政工作涉及企业内部管理的各个层面。行政管理的广度，涉及企业的全部运作过程；行政管理的深度，涉及企业许多局外人难以想象的细枝末节。行政管理的重要，是因为它是领导和各部门、员工之间的桥梁；行政管理的敏感，是因为它涉及企业每个人的切身利益。

三、行政管理工作的主要功能

行政管理工作繁杂、琐碎，大多是些不起眼的事务。概括起来说，行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大功能，其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。总而言之，行政管理的实质就是服务。

1．管理功能

行政管理部门应做领导的参谋和助手，因此必须在企业的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人原则等重大问题上有自己的思考，并且在实际工作中加以贯彻落实，成为领导不可缺少的“高参和臂膀”。有思想，懂战略，敢创新，这样才能把行政工作做得更好。

2．协调功能

行政管理者不能简单地满足于“传话筒”式的机械任务，也不能凭借自己在企业的独特地位对各部门颐指气使，以权压人。行政部门应主动做好上与下、左与右、里与外的沟通，在充分沟通的基础上做好协调工作。

3．服务功能

行政工作属于幕后工作，因此，作为行政管理者要有甘当幕后英雄的心理准备，因为行政工作干得再出色，也是以服务于企业为目的的。行政部门的工作，特别是后勤服务工作，永远不要奢望成为企业关注的“中心”。如果一个企业的关注点集中在了行政部门，那只能说明行政工作做得实在太糟糕，影响了企业各方面的工作，以至于引起大家的关注。行政管理的最高境界应该是“润物细无声”。

四、行政管理人员应具备的素质

行政管理部门拥有优秀的有素质的人才是企业健康发展的需要，是企业提高竞争能力的基石。企业中的行政管理人员一定要具备较高的素质和业务水平，因此，企业应当完善行政管理人员的招聘机制，选拔一批优秀的行政管理人才来企业工作。

加大对现有行政管理人员的培训力度，以提升行政管理人员的整体素质。

1．良好的政治思想道德素质

（1）具备良好的政治素质。行政管理人员是各种制度的制订者、执行者或上传下达者，因此必须有良好的政治素质。

（2）具备高尚的道德品质。作为企业意志的执行者，行政管理人员的道德品质状况直接反映着企业的文化状况，对企业的威信产生直接影响。因此企业行政管理人员必须具有高尚的道德情操和人格魅力，凡事想着员工、工作依靠员工、一切为了员工，求真务实、公道正派、严守机密，真正为员工谋福利。

（3）具备较强的服务意识。行政管理工作的宗旨是服务，比如，领导思想的上情下达、员工要求的下情上达，填写报表、汇总相关资料和信息，保证相关数据的完整和不断更新，工作非常繁杂琐碎，要做好这些工作不仅需要耐心，更需要付出艰苦的努力。因此，行政管理人员要有强烈的服务意识，高度的责任心和敬业精神，无论大事小事都要认真细致，一丝不苟，杜绝粗心大意、敷衍塞责、推诿扯皮，要以服务为天职，乐于服务，甘于奉献。

2．扎实的业务素质

（1）要有一定的科学文化知识。要有文化知识，有了这样的文化基础，才能谈得上学习和掌握其他知识。还要具有基本的政治理论知识。

（2）要有专业知识和熟练的技能。行政管理也是一门科学。行政管理人员需要掌握相应的管理知识，探索本单位行政工作的内在规律，熟悉所管部门的业务，通过具体的管理工作实践，总结出一套行之有效的专业管理方法。要有丰富的行政办公管理及相关领域的专业知识。作为行政管理人员，必须熟悉管理的计划、组织、协调、控制等基础管理知识，了解生产、质量、财务、人力资源、信息化建设等其他业务管理知识。

3．过硬的能力素质

（1）具备较强的表达能力。表达能力是指运用语言文字阐明自己的观点、意见或抒发思想、感情的能力，主要包括文字表达能力和口头表达能力。行政管理人员在工作中常常要主持会议、制定政策文件、上传下达工作情况和指令、接待来访、参加社交活动等，良好的文字和口头表达能力对行政管理人员在实际工作中阐明观点，加强沟通，促进交流，营造气氛，塑造形象，提升行政管理工作的影响力，具有重要作用。

（2）具备较强的创新能力。行政管理人员要创造性地开展工作。在工作中既要贯彻上级部门和领导的决策，又要超前思考，想领导之未想。在工作方式上大胆创新，提出更多新思路、新办法。以员工喜闻乐见、新颖独特的形式推动决策的贯彻和落实，使行政管理工作达到更好的效果。

（3）具备较强的协调能力。行政管理工作点多、面广，千头万绪，工作过程中必然会出现这样那样的矛盾，因此，行政管理人员必须具备较强的协调能力，通过协调达到相互理解，相互支持，通力合作的目的。

4．良好的心理素质和身体素质

行政管理人员要敢于创新，富有远见，灵活应变，包容性强，镇静自若，条理性好，还要身体健康，精力充沛。行政管理人员要服务于领导和员工，工作量有时会超负荷，这时就要求工作人员要有良好的心理素质和好的身体，有充沛的精力服务领导，服务员工群众。

第二节 行政管理岗位职责

一、行政部工作职责

（1）贯彻公司领导指示。做好上下联络沟通工作，及时向领导反映情况、反馈信息，各部门间的相互配合、综合协调工作，以及对各项工作和计划的督办和检查。

（2）根据领导意图和公司发展战略，起草年度工作计划、年度工作总结和其他重要文稿，牵头或协助公司规划的研究工作。

（3）负责全公司日常行政事务管理，协助总经理处理日常工作，负责总经理的日常活动和外出活动的安排。

（4）组织安排公司办公会议，会同有关部门筹备公司其他会议及有关重要活动，做好会议记录，整理会议纪要，根据需要按会议决定发文。

（5）负责公司来往信函的收发、登记、传阅、批示，做好公文的拟订、审核、印刷、传递、催办和检查，及文书档案资料的归档管理工作。

（6）做好公司历年大事记的原始资料收集和编纂工作，定期或不定期编辑公司简讯、简报或内部发行刊物。

（7）负责公司保密工作和法律事务，妥善保管和正确使用公司印章和介绍信。负责前台接待、客人来访迎送等招待工作。

（8）负责公司办公设施的管理。包括公司办公用品采购、发放、使用登记、保管、维护管理工作，传真机、复印机、长途电话、手提电话、计算机的管理和使用。

（9）协助信息部门做好信息系统总体开发工作，提高行政办公效率，重点监控计算机联网后的信息保密。

（10）负责公司总务工作，做好后勤保障。主要是员工膳食、卫生保洁、电话总机服务、安全门卫、宿舍管理工作。

（11）负责公司车辆调度、管理、维修、保养工作，确保公司领导和员工正常工作用车。定期对司机进行交通安全教育，减少事故和违章，降低油耗。

（12）为丰富员工文化生活，组织安排各种文体活动。

（13）完成总经理交办的其他任务。

二、总经理助理岗位职责

（1）作为公司总经理的副手，负有协助总经理制订战略规划、年度经营计划及分解各阶段工作目标的责任。

（2）负有协助总经办主任起草公司各阶段工作总结和其他正式文件的责任。

（3）负有协助总经理对公司运作及各职能部门进行管理、协调内部各部门关系的责任。

（4）配合总经理处理公共关系（如政府、重要客户等）协调工作，参与组织公司的重大活动。

（5）负有协调业务部门间的工作、召开业务沟通会议、跟踪公司经营目标达成情况的责任，承担提供分析与改进意见等工作。

（6）负有在公司经营计划、销售策略、资本运作等方面向总经理提供相关解决方案的责任。

（7）承担公司经营办公会、专题研讨会等的会议纪要的撰写和跟进落实工作。

三、行政秘书岗位职责

（1）作为总经办主任的帮手，负有协助总经办主任做好总经办各项工作的责任。

（2）对公司的来电来文进行整理、分类、登记及按领导批示分送至有关部门并加以催办等。

（3）对总经办的各类文件、报告进行收集、分类、打印、复印、装订、建档等。

（4）在总经办主任的指导监督下，对印章的保管及使用负责。

四、办事专员岗位职责

（1）办事专员是总经办主任的助手，负有协助总经办主任做好各项办公事务的责任。

（2）协助总经办主任草拟相关管理制度。

（3）协助总经办主任制订工作计划并贯彻执行。

（4）统计汇总办公用品及设备需求，并对办公用品、设备的采购、登记、发放等工作负责。

（5）协助筹备会议，并有责任根据领导安排列席各种日常会议、起草会议文件、及时完成会议记录及纪要工作。