3.3　化验室记录与样品的管理

3.3.1　记录管理

（1）对质量记录的保存及管理要求

①质量记录要按月、按季或年编目成册，做好标识，归档保管。

②严格执行国家关于质量记录的文件管理的有关规定，妥善保管质量记录。

③质量记录在保存过程中，应注意防潮、防霉变、防虫蛀、防丢失和防盗用，同时注意防火和通风，质量记录的使用与管理要遵守质量体系程序文件的规定。

④遵守化验室分析检验工作的基本规则。

（2）对原始数据的记录要求

原始记录是检测结果的如实记载。不允许随意更改，不许删减，一般不允许外单位查阅。

①要用正式记录本或记录单真实记录检测过程中的现象、条件、数据等，要求完整、准确、整齐、清洁。不得用白纸、铅笔或圆珠笔书写，不准涂改。

②分析检测原始记录必须由分析者本人填写，在岗其他分析人员复核（两检制），分析者应对原始记录的真实性和检验结果的准确性负责，复核人员应对计算公式及计算结果的准确性负责。

③要采用法定计量单位，数据应按照测量仪器的有效精度位数进行记录。

④原始记录单（表）要统一格式，以符合计量认证的要求。检测人员及负责人要在原始记录单上签署自己的姓名和日期。

（3）对原始数据的更改规定

更改记错的原始数据的方法是：在原始数据上画一条横线表示消去，将正确数据填在上方，并加盖更改人印章。

（4）对原始数据的保存规定

原始记录在检测报告发出的同时归档，有专门资料室的则送资料室保存。保存期不少于5年。

3.3.2　样品管理

（1）对收取样品的要求

收取样品要有登记手续，样品要编号并妥善保管一定时间。样品应有标签，标签上要有记录编号、委托单位、交样日期、试验人员、试验日期、报告签发日期以及其他简要说明。

（2）对样品的管理规定

①样品保管必须有专人负责。

②样品到达后由该保管人员会同有关专业科室共同开封检查，确认样本完好后编号并办理登记手续，然后入样品保管室保存。

③样品上应有明显的区分标志，确保不同厂家的同类产品不致混淆，确保样品与已检样品不致混淆。

④样品保管室的环境条件应符合样品所需的要求，不致使样品变质、丧失或降低其功能，样品保管必须做到账、物、卡三者相符。

⑤样品检验时由各专业科室填单领取并办理相关手续。

检验工作结束，检验结果经核实无误后将剩余样品送回保管室，可通知来样单位领回；除用户有特殊要求外，破坏性检验后的样品一般不再保存。

（3）对留样的管理规定

①样品的保留由样品的分析检测单位负责，在有效期内要根据保留样品的特性妥善保管。

②保留样品的容器要清洁，必要时要密封以防变质，标识清楚齐全。

③样品要分类、分品种有序摆放。

④样品的保留量要根据样品全分析的用量来定。保留量应不少于两次全分析用量。一般液体为500mL～1000mL；固体成品或原料保留500g。

⑤成品样品的保留期限：液体一般保留3个月，固体一般保留半年。

⑥样品超过保存期限后，按“三废”管理制度进行处理。