4．事前准备周全，成功才更有保证

一个人可以学会更有效地使用多种管理工具，以便在同样多的时间里，令自己变得更加富有成效。

——美国管理学会主席 吉姆·海斯

在开始每一项工作任务以前，若能做足事前准备，便可以达到事半功倍地让时间发挥最高价值的效果。若一味地用忙碌当借口，事前没有好好准备，其实会损失更多的时间。所以千万不要偷懒一时——那样只会给自己换来更多的忙碌。

莱福尔是美国某公司的董事长，出身沃顿的他深谙事前准备之重要性。他坚持每天清晨6点钟以前来到办公室，先是阅读半小时管理方面的书籍，然后便全神贯注地开始思考本年度内不同阶段中必须完成的重要工作，以及所需要采取的措施与必要的制度。

完成这些事情以后，他会重点考虑一周内的工作：他会将本周内所要做的几件事情一一列在黑板上。大约在早上8点钟左右，莱福尔会在餐厅与秘书共进咖啡，并将这些自己已经考虑好的事情与秘书商量一番，然后做出最终的决定，由秘书具体去操办。

莱福尔的办法极大地提升了公司的工作效率，同时也使他的公司得以在激烈的市场竞争中屹立于不败之地。做任何工作都应该进行提前准备，以明确目的，避免盲目性，同时也可以保证工作能够在有条不紊中循序渐进。

如果同样一份工作，他人做得紧凑而有序，你做却变得丢三落四的话，你便需要考虑自己是否在事前准备方面做得不足了。同样道理，若你总是感觉自己天天在忙碌，但似乎工作总不出成效，一直处于裹足不前的状态，你也需要考虑一下，是否是自己的事前准备出现了问题。

事前准备并不仅仅局限于工作内容本身，对工作工具、工作注意事项等内容的准备，也是事前准备的重要内容。沃顿人提倡，在正式开始工作，特别是重要工作以前，应该依据“事前准备”的概念，将准备工作做得更加彻底。

（1）明确“事前准备”的概念

所谓的事前准备，简单来说，就是将可以先做的部分完成，而且，要尽量利用有空的时间去做。

具体来说，从做事计划确立的那一刻起，便要开始着手整理各项必要的事前准备工作。比如，若是你知道自己什么时候要出差的话，便必须要立刻列出必要的准备事项。对于准备工作较为复杂的事情，可以先用记事本记下来，但如果只是买个车票一类的小事，则将其放在脑子里即可。

做好准备工作的原则是，越早越好。比如，买车票这类的小事，就算下个礼拜再去买也来得及，但如果可以的话，还是今天就去买来，并要好好地放入抽屉中的固定位置，因为你不知道下个礼拜是否还会有突发事件要忙。就算今日能够悠哉一整日，但与其好几天在心中挂记着“票还没有买”的事实，不如先去买了再去放心地休息。

事实上，若该做的准备工作还没有完成的话，对休息也会产生影响：因为事情未做完，心理压力会一直存在，所以算不上真正的在休息。

（2）借鉴三个原则，让事项进一步简化

在事前准备阶段，对事项进行管理时，我们可以借鉴如下三项原则：

①能不能取消它？

②能不能与其他的工作合并？

③能不能用简便的东西代替它？

这是沃顿管理学家唐纳德·伯纳姆所提出的帮助个人提升效率的三大原则，而这三个原则在时间管理领域中同样拥有可借鉴性。

（3）备份资料也是重要的准备工作之一

很多人认为，准备工作只限于与工作内容相关的一些东西，但事实上，做好设备方面的准备也非常重要。虽然电脑发生故障的状况时而有之，但一些职场资深人士们几乎都曾有过遗失电子文件的经历，因为他们早已习惯事前做好准备，将同一份电子文件复制成很多的备份，所以根本不必担心重要文件遗失的问题。

很多人都不知道，在时间管理的过程中，“防患于未然”其实是最重要的事前准备工作：经历过的人都知道，弥补档案遗失所花费的功夫，绝对要比备份档案所花费的时间多出几十甚至百倍。

同样，整理也是一项重要的事前准备工作，虽然没有必要连他人看不到的地方都弄到完美状态，但至少你要让自己在需要使用的时间，便能够立即将文件、工具找出来才可以。

（4）明确：备用品的库存太多，反而会造成浪费

如笔、纸、墨水、胶带一类的消耗品若没有库存一些备用的话，临时发现用光了，会很令人伤脑筋，但是，若提前存储了太多的备用品，不仅整理起来非常吃力，也会非常占据空间。为了有效地管理备用品，你需要更精确地掌握消耗的状况，对于那些经常大量消耗的东西，可以一次性地批量购买一些，存储起来备用；对于那些难得用上一次的东西，顶多再买一份备用便可以了。

同时，为了确实地掌握物品的使用状况，你可以使用马克笔在外包装上写下购买的日期，等到快用完的时候，再进一步对照当时记下来的购买日期，如此一来，便可以切实地掌握使用的周期。

因为时间所具有的独特性，再加上它在各类资源中又往往容易被我们所忽略的特点，我们不难发现，在工具、内容等各个方面更周全地进行准备，才能使时间财富发挥效用最大化。也只有做好周全的准备，我们在正式着手重要工作的时候才会更有效率，产生更大的工作效能。