如何筹备一场会议

一般情况下，不同种类的会议，其筹备方式也会有所区别。我们透过纷繁芜杂的会议表象，从中总结出筹备会议的一般步骤，从而为读者朋友提供参考。

1.确定会议名称

会议名称即会议的主题，如“销售分析会议”等。规范的会议名称通常由三部分组成，分别是会议范围、会议内容和会议性质。

2.初步确定会议步骤

会议步骤包括会议的议程、程序、日程等。议程是会议议题的先后顺序，是会议程序的基础；程序是对会议各项活动，如各种仪式、领导讲话、会议发言、参观活动等，按照先后顺序做出安排；日程是对会议的活动逐日做出安排，是程序的具体化。一般来说，会议步骤是会议有序进行的保证，一经确定，不可随意变动。

3.草拟会议通知

会议通知一般包括会议的名称、开会的目的和主要内容、会期、会议地点和食宿地点、与会人员、报到的日期和地点、需要携带的材料和数量及材料的打印规格、个人支付的费用、主办单位、联系人和联系电话等要素。

4.会议经费预算

会议经费预算开支的项目一般包括与会人员的食宿费、会场的租用费、会标的制作费、会务组和工作人员的房费、胶卷购买和冲洗费用等。有时需要邀请专家前来，还要涉及支付给专家的讲课费、交通费等。

5.办理会议报批

企业举办或参与的一些重要的会议通常需要领导审批。为此，行政部在向上级领导提出会议请示时，应该讲清开会的理由、会议的议程、会议的时间及会期、地点、参加会议的人数和人员级别、会议的经费预算和准备情况等。

6.下发会议通知

下发会议通知时要注意两点。一是会议通知下发要及时、适当。下发过早，参会人员容易遗忘；下发太迟，与会人员可能来不及准备参会，从而降低会议的出席率。二是会议通知发出后要抓反馈，尽可能索要会议回执。行政部在会前1～2天还要与参会者再次联系，以确保与会人员能够按时参会。

7.准备会议材料

会议材料主要有三种：一是会议文件，包括下发的正式文件、文件讨论稿或征求意见的文件；二是讲话材料，包括领导讲话材料、书面交流材料和会议发言材料；三是会议主持稿。

8.选择布置会场

凡是开会，总不可避免地需要借助一定的场所。会场条件的好坏、舒适与否，对与会人员的心理会起到不可忽视的作用，甚至直接影响会议的效果。因此，行政部要重视会场的选择和布置。

9.明确人员分工

一般来说，会议的会务人员可以分为三组：一是秘书组，负责会议文件、领导讲话稿等材料的起草，整理会议记录，编发会议简报和会议材料的归档等工作；二是材料组，负责会议材料袋的购买、材料的装袋和分发以及会议的签到等工作；三是接待组，负责与会人员的食宿安排、会场布置以及工作人员的安排，如礼仪人员、服务人员和摄影人员等，此外还要做好会议经费的预算工作。

10.会前全面检查

会前的全面检查是进一步落实会议准备工作的重要环节。会前检查一般分为三个步骤：一是听取会议所有筹备人员的口头汇报；二是到现场实地检查，包括会议材料的准备情况和会场的布置工作；三是针对可能出现遗漏的问题，进一步采取补救措施。为了进一步提升会前检查的质量，一般要邀请有关领导亲临现场给予指导。