第4章 计划：想比做重要，准备比行动重要
做事没计划，盲人骑瞎马。
——佚名
事前多计划，事中少折腾。
——艾得·布利斯（美国）
计划的制定比计划本身更为重要。
——戴尔·卡耐基（美国）
布利斯定理：事前多计划，事中少折腾
美国行为科学家艾得·布利斯。
用较多的时间为一次工作事前计划，做这项工作所用的总时间就会减少。
不论做什么事，事先做好准备就能得到成功，不然就会失败。明确和详细的事前计划，可以帮我们对自己的设想进行科学分析，梳理实现设想的思路和方法，这可以大大节省我们的宝贵时间，同时减轻压力。
凡事预则立，不预则废
“凡事豫则立，不豫则废”，是《礼记·中庸》里的一句话，这里的豫，亦作“预”，是预先的意思。讲的是：不论做什么事，事先做好准备，就能得到成功，不然就会失败。
这是我国先哲在几千年前说的道理，这个道理在今天依然很受用。俗话说得好：“不打无准备之仗。”无论做什么，都要提前做好准备，这样才有可能达到期望的目的。如果总想着“临场发挥”，很可能会发生现场“抓瞎”的局面。所谓：胸有成竹，方能妙笔生花。道理亦是如此。
美国著名的成功学大师安东尼·罗宾斯曾经提出过一个成功的万能公式：
成功=明确目标+详细计划+马上行动+检查修正+坚持到底
从这个公式我们可以看出明确目标和详细计划的重要性。明确目标和详细计划都属于事前的计划，而事前的计划可以帮我们对自己的设想进行科学分析，预见一下我们的设想是否可以实现。同时，在做计划的过程中，也是在梳理实现设想的思路和方法，这可以大大节省我们的宝贵时间，同时减轻压力。
美国的心理学家曾做过这样一个实验：
组织三组学生，分别进行不同方式的投篮技巧训练。第一组在20天内每天练习实际投篮，并把第一天和最后一天的成绩记录下来。第二组学生也记录下第一天和最后一天的成绩，但在此期间不做任何练习。第三组将第一天的成绩记录下来，然后每天花20分钟做想象中的投篮，如果投篮不中时，他们便在教练的指导下在想象中做出相应的纠正。
实验结果表明：第二组的投篮技巧在20天里没有丝毫长进；第一组进球率上涨了24%；第三组进球率上涨了26%。心理学家们由此得出结论：行动前进行头脑热身，构思要做之事的每个细节，梳理心路，然后把它深深铭刻在脑海中，当你做这件事的时候就会得心应手。
这个实验要讲的其实还是计划的重要性。一个人做事如果没有计划，行动起来就会像一只迷途的羔羊，到处乱撞以致伤痕累累。如果事前拟定好了行动的计划，梳理通畅了做事的步骤，做起事来就会应付自如，迅速高效。
计划，是指引我们前进的明灯，是我们赢得成功的时间表。万事有计划，方向才会明确，目标才不会落空。学习、工作、生活都要有计划，都要定一个短期计划和一个长期计划。计划很重要，制订合理的计划更重要。无论是制订哪方面的计划，都是从个人的实际情况出发，从现实的环境基础入手，切忌“空大高”。目标定得很高，计划要求很严，但是都是一些自己完不成的任务，这样的计划订了也是白订。
一个人要对自己负责，每一天都应该活得充实和精彩。只有这样，才能不枉此生。怎样才能让我们的人生充实有精彩呢？首要的就是对自己的人生做一个整体的安排和规划。有了人生的目标，我们就会朝着这个奋斗目标一直坚持不懈地走下去。这样我们就会离自己的目标越来越近，总有一天会到达成功的彼岸。人生规划既是一个实现你终生目标的时间表，也是一个实现那些影响你日常生活的无数更小目标的时间表。人生规划的设计是要使你的注意力集中起来，在一个特定的时间范围里充分地利用你的脑力和体力。事实上，注意力越集中，脑力和体力的使用就越有效。人生规划可以合理地分配你的精力和时间，让你的人生不虚度，每一天都会有精彩。
正如高尔基所说：“不知道明天做什么的人是可悲的。”我们不应该做这种可悲的人，对于自己的人生、工作、学习都应该有一套切实可行的计划，要有每天的计划、每月的计划、每年的计划、十年的计划、一生的计划。
好的计划能节约精力和成本
不论做什么事都要有计划，计划对每个人来说都是必要的。别说没时间计划，如果你改变你的生活方式，留出时间作计划，将极大地节约你的精力和成本。
第一，制订短期计划。
短期计划一般指从现在起的半年时间内的计划。
制订短期计划，需要有三个步骤。
步骤一：将需要在短时间内完成的工作确定下来。
步骤二：把所有工作都排列起来，重要的排在前面，次要的排在后面。
步骤三：把各项工作安排到每日的日程表中去。
一幅大的墙历可以使日程安排栩栩如生，挂在你的眼前。如果你的大部分工作是在办公室里完成的，不需外出访问客户或顾客，墙历是你最佳的选择。有些时候你需要匆匆记下约会时间，但手头没有日历，你可以将其记在袖珍笔记本或者一张纸上，然后在空闲时间里将它写到日历上。
如果你大部分时间是在路上或者客户的办公室里，那么一个精美的日记本日历是很有必要的。
尽管任何一种日历都可以用来记录每日工作及约会，但是每月日历对一位时间管理者来说应当是最有帮助的。因为它可以为你提供一次对近期工作的展望，有利于你掌握工作的进展情况。你还可以很精确地看到你正在干哪件事，可以在一段合理的时间内扩大工作量，也可以避免工作量过大。
有一个人谈到他使用日历的体会时，这样说道：“今年我的最大突破之一就是我决定随身携带一个日历，我用的是那种墙上挂着的普通日历，但它可以对折放入我的包里。那种只有一周日期的日历对我不起作用，我需要立即看到整个月的日期，给我个整体概念。”
选择哪种日历并不是最主要的，重要的是要经常翻翻日历，特别是在星期天晚上回顾一下一周内所做的事情，然后看看下周的日程安排。翻阅日历的时间，也是你回头看看自己目标、检查一下自己是否走了弯路的最佳时刻。
你在每天晚上或早晨做一个简单的回顾也是很有必要的。在笔记本上写下你已完成的事情，以及第二天要做的事情。查看一下你每周或每月日历以及每天的日程事务安排表，看看日程表中的事情是否已经完成。如果完成得好，可以给自己一点奖励。如果没有完成，那么就要想办法尽快补偿回来，并要给自己一点惩罚。
第二，制订中期计划。
中期计划是半年到一年时间内的计划。
无论是在你的生活中还是在你的工作中，中期计划无疑都起着很重要的作用。
中期计划的时间和内容总是在变化的。对于不同的时间管理者来说，中期计划可能是三四个月的时间，也可能是一两年的时间；而对一个大石油公司或一家国际银行来说，它可能会长得多，但它总是长期计划的一个组成部分。
要制订一个合适的中期计划就要将眼光放远一点，构想一下自己或公司在两年内可能发生的变化，根据预定的目标逐项进行安排。
比如，时间管理者打算在两年内将公司的利润提高到现在的两倍。那么根据这一目标，将目标细化为各项小的目标，又将每一个小的目标结合到具体的日程安排中去，使中期目标具体到多个短期目标，完成一个短期目标也就是向中期目标迈进了一步。
毕竟，中期计划是由相对较长的日常工作组成的，比较机械化，没什么灵活性，提不起人们的精神来，所以，在时间管理中常常被忽视。事实上，它们是非常需要花大量时间去考虑的。
因而，在下次计划前，时间管理者一定要找出既定的和重复出现的活动，把它们一一列举出来，摆在目的、目标和任务的面前对照一下，看看它们到底有多重要。使用这种方法可以轻而易举地发现那些花费时间不当的日常行为，以便你及时调整自己的工作节律。
第三，制订长期计划。
长期计划一般是指一年时间以上的计划。
长期计划的时间跨度更大，它是一个远期目标。长期计划的实行，依赖于短期计划和中期计划。
长期计划是在长期的时间内都要遵循的一个计划，完成了这个计划，也就完成了其工作的目标。所以，完成计划所需的时间越长，那么目标相应就越大，也就越能吸引人。
许多成功的人士在计划开始时，都是因为怀有美好的、激动人心的目标，才开始他们的工作的。
例如，美国通用汽车公司在最初成立时只有2000美元的注册资金。公司的创始人比利·杜兰特在创业之初就给自己确立了一个目标，那就是要成为汽车工业的老大，独立成立若干汽车企业，再用联合的方式控制整个汽车工业。经过几十年的努力，杜兰特终于实现了这一梦想（长期计划）。
长期计划的制订是以短期计划和中期计划为基础，合理安排好时间，分期完成计划。同时，用短期计划带动中期计划，中期计划又带动长期计划。
长期计划的完成、目标的实现，是激动人心的。但是，这一切都需要时间管理者长期坚持不懈的努力，任何的中途退缩都不可能有长期计划的完成和梦想的实现。
不断翻新你的人生计划
执著的追求是应该嘉许的，但如明知道不行仍一条道走到黑，或明知客观条件造成的障碍无法逾越，还要硬钻牛角尖，就不可取了。
计划的调整实际上是一种动态调整，是随机转移的。若发现你原来确定的计划与自己的条件及外在因素不适合，那就得改弦易辙，另择他径。
这种动态调整有以下的基本形式：
一是主攻方向的调节。若原定计划与自己的性格、才能、兴趣明显相悖，这样的计划实现的概率趋零。这就需要适时对计划做横向调整，并及时捕捉新的信息，确定新的、更易成功的主攻计划。
扬长避短是确定计划、选择职业的重要方法。在科学、艺术史上，大量人才的成败证明，有的人在某一方面具有良好的天赋和能力，但他不可能有多方面的强项；有的人在研究、治学上是一把好手，而一到管理、经营的岗位他就一筹莫展，能力平平，甚至很差。
二是在原定计划基础上的调节。主攻方向不变，只是变革层次的调整。若是原计划定得过高了，只有很小的实现可能，必须调低，再继续积累，增强攻关的后劲。若原计划已实现，则要马不停蹄地制定新的更高层次的计划。若原计划定得太低，轻易就已跃过，则要权衡自己的能力、水平，使计划向上升级。
实现计划自然需要长期的努力。在为人生计划奋斗时不能幻想一劳永逸，而要务实笃行、稳扎稳打、奋力前行。同时也要看到，每取得一点成功，都是向总计划靠近一步。取得了全局性的成功也不是计划的终止，而恰恰是向更高一级计划攀登的开始。
三是在获得信息反馈之中调节。即在原定计划中受挫而幡然醒悟，调整通道，重新把计划定在自己拿手的领域。
美国科学家迈克尔逊，青年时曾入海军学校，但他学习成绩很差，特别是军事课长期不及格。学校多次批评教育不起作用，最后学校不得不把他开除。
但是，他对物理实验非常感兴趣，被开除后他投入对物理的学习和研究，很快显示出才华。他长期孜孜不倦、苦苦钻研，终于做出被荣称为“迈克尔逊光学实验”的伟大创举，为相对论奠定了实验基础，成为美国第一个获得诺贝尔奖的人。
四是从预测未来中进行调节。社会的需要和个人的兴趣、才能、性格等都经常会发生变化。
要善于打一个“提前量”，进行预测。如才能的发展与年龄大小关系极大，任何才能都有其萌发期、发展期和衰退期，这样顺势而为，做出设想、规划，显然对计划定向是大有益处的。
五是对具体阶段计划视情况进行调节。大的计划要终生矢志追求，而小的阶段计划则可以进行适当的调节。科研人员在研究方向的选择上有时为了能快出成果，改变思路而取得成功的案例在科学史上不乏先例。
随时修正计划，让人生更高效
那么计划在什么情况下需要适时调整呢？一般来说如下几种情况必须调整人生计划：
第一，环境发生重大变化的时候。任何人的人生计划都是特定时代、特定环境的产物，而各种环境中主要是社会环境对人生计划具有决定作用。社会环境、自然环境的变化，会影响人生计划的变化，特别是重大的环境变化常造成人生计划的重大改变。
所谓环境的重大变化时刻，是指两个方面发生的重大变化：一是国内外经济、政治、思想文化领域的大动荡，二是人们的家庭的经济、政治、亲属关系等发生重大变化。
这两个方面发生的重大变化对人生计划都将发生影响。我们的原则是，无论环境发生什么变化，具体的计划（某个阶段的计划或某个方面的计划）可以变通，随时做好调节，但总计划应该矢志不移。
第二，在人才竞争的胜败转折时刻。奋斗中的成与败，常常形成人生道路的转折点，这已为无数事实所证明。
第三，人生总流程中，前后两个阶段相更替的时刻。这种时刻，称为人生转折时刻。这种转折，或发生在人的生理发生转折时（发育和疾病造成的），或发生在人的社会地位发生突变的时候，或发生在人的社会智能结构发生质变前后。总之，是人自身某种或某些条件发生重要变化的时刻。这个时刻，也是容易引起人生计划发生改变的时刻。我们应努力防止在人生转折时刻发生人生计划的不良转变，防止因社会地位升高或降低而腐化或丧志、因疾病而颓丧、因智能提高而骄傲，应使人生计划始终保持正确的大方向，具体计划始终切实可行。
为计划下定义，不断修正，相信它会实现——成果就这样出现了。任何人都能完成他们所想的，你也一样。第一步，你必须知道这伟大的成就是什么；下一步，设计许多能令你保持高昂情绪的小计划，让它们逐步引导你迈向成功。
每天对工作选择实行，对优先顺序做了解，对你大有助益。确信自己的努力没有白费，而且要求事半功倍。谨慎而自觉地决定事情先后，一般人从不这样做，他们只是任性而为，随波逐流；他们是基于恐惧、气愤和报复，而非为了活得更好而努力；他们不求提高效率，梦想终幻化为泡影。
了解自己的需要和如何得到自己所想的。明了这些事情的轻重缓急，你可以按部就班地计划自己的一天。
列文定理：没有能力去筹划，只有时间去后悔
法国管理学家列文。
那些犹豫着迟迟不能作出计划的人，通常是因为对自己的能力没有把握。
如果没有能力去筹划，就只有时间去后悔了。不论做什么事，事先要做好计划和准备，要按优先次序安排工作、分配时间，这样才能避免工作中的忙乱现象，提高效率。
让你的工作承前启后
使工作有条不紊地进行的一个秘决，就是在采取行动前就有条理地安排好自己，然而，把今天安排得井井有条的最佳时间却是在昨天。回顾今天的最佳时间是在这一天快结束的时候，这个时候同时也是把明天安排得井井有条的最佳时间。
1.利用一天快结束的时间，趁热打铁地回顾一下今天的进展
这个方法可以在适合的任何时候完成，譬如离开办公室之前，在车上，甚至是在家里。花点时间看看哪些工作你已经完成了，又有哪些工作遗留下来了？你是怎么做的？今天的工作清单上还剩下了哪些工作？本周开始的时候，你给自己安排的重要任务完成得怎么样了？
2.一定要把没有完成的任务移到明日的清单上，同时看看你把时间花在了哪里
时间是你最宝贵的财富，用完了它你就会一无所有。如果你得填写公司发的日程登记表，就在一天快结束的时候做吧。如果没有人要你这么做，你应该利用行动清单检查一下自己把时间花在了什么地方。你做了些什么事，这些事用去了你多长时间？你有没有设法把时间用在那些需要优先考虑办理的事情上？有没有偏离目标？
3.增强工作意念的妙法
将平常该做的事情列成一张表，做好之后就用红笔划掉，这么一来，每划掉一项就可确认“这项工作已经完成”，当时心中的成就感与满足感即成为下回工作意念的来源。如此看来似乎没什么意义，不过在工作无甚进展的情况下，多半原因都在于工作流于单调、冗长。大部分的工作都是由小作业累积而成的，由于这样很容易造成烦琐，所以可以用列表方式来处理。此外，采用这个方式还可免于遗漏某项工作。
4.防止厌倦单调工作的“成功画面思考法”
撰写一本书着实需要有强烈的意志力，但多达数百页的稿纸，虽说用口述录音机或文书处理机之类的文明工具可达到很高的工作效率，不过，有时候也是一件非常痛苦的事。在这种情况下，只要想到这是完成一本书的必经过程，就会再次提起干劲。重要的是，如果一心只想到眼前单调的工作，不但会心生厌烦，而且工作效率也会一落千丈。试用成功画面思考法，想象计划成功或完成工作时的成就感，是防止这些弊端的方法之一。
5.要诚实地对待自己
看看哪些事你还没有做。那会不会成为问题呢？再看看哪些事你已经完成了？完成这些任务的时间预算是多少？比你一天的工作时间是长了还是短了？你还做了其他什么事情？
怎样做可能会更好些？什么地方出了差错？如果没有完成一定的任务，是否是因为有一个不可预料的危机突然降临了？如果确实如此，那是否有必要考虑一下你所能采取的措施，以防止危机的再度发生呢？
有没有给自己兜揽太多的任务，以致于无从下手呢？如果处于这种情况，你需要更实际地确定自己一天所能完成的任务。另外，你有在一天中对工作不感兴趣的时候吗？问问自己为什么会出现那样的情况？是不是你设定的目标不能充分地激励自己呢？
也许你把所有的事务都处理好了，还额外完成了一些任务。那无疑会增强你的自信。或许明天你可以设立高一些的目标，但不要太高，以免导致失败。
真正可取的是，你能从今天吸取经验教训，使明天做得更好。设想一下如果你每天改进工作的百分之一，那么几个月后你的工作效能就可以提高一倍。
养成有条不紊的做事习惯
一天中午，小猪正在家中的园子里悠闲地晒着太阳，它小时候的玩伴山羊突然造访。多年不见，小猪很高兴，也很兴奋，忙不迭地去给山羊泡茶。但因为平时懒散惯了，不知道茶杯、茶叶放在哪个角落。于是，在招呼山羊之余，小猪开始翻箱倒柜地找，好不容易找到一只落满灰尘的茶杯。它洗好茶杯，才想起茶叶还没有找到，又费了九牛二虎之力找到茶叶。正准备泡茶，却发现壶里的开水早已用完。于是，它又摇着尾巴开始烧开水，等到水烧开了，才发现山羊早已等得不耐烦离开了。
客人来了要泡茶，这就要洗茶杯、找茶叶、烧开水。而完成这件事，可以有各种不同的顺序：
找茶叶→洗茶杯→烧开水
洗茶杯→找茶叶→烧开水
找茶叶→烧开水→洗茶杯
洗茶杯→烧开水→找茶叶
烧开水→找茶叶→洗茶杯
烧开水→洗茶杯→找茶叶
前面两个顺序最费时，最后两个顺序效果好。可不是吗？等洗茶杯与找茶叶这两件事做完后才想起烧开水，就费时了。如果先烧开水，在烧水的同时洗杯子、找茶叶，效果就好多了。
在我们的周边，可能存在这样两种人：个性急躁的人，做起事来雷厉风行，却不免粗心大意，常常会为杂乱的事物所折磨。结果，他的事务总是一团糟，他的办公桌简直就是一个垃圾堆。他经常很忙碌，从来没有时间来整理自己的东西，即使有时间，他也不知道怎样去整理和安放。
另外一种人与上述那种人正好相反。他们做起事来不慌不忙，显得平静而有条不紊；与人交谈的时候也总是慢条斯理，对人彬彬有礼。他每天下班前都要整理自己的办公桌，做什么事都是井井有条。
看起来，第一种人能够做更多的事情。但事实是，他们经常为自己所制造出来的一些“困难”束缚了手脚，降低了办事的效率；第二种人，刚开始觉得办事缓慢，但是他们少走弯路，最后能够将速度赶上来。
工作中，为了避免做事无效率，应该培养有条不紊的习惯。
常言道：万物有理，四时有序。这里的“序”，是顺序、次序、程序的意思。自然界是这样，人类社会也是这样。序，就是事物发生发展、运动变化的过程和步骤，是客观规律的体现。反映到实际工作中，它要求我们做事情必须讲程序。
对于程序及其重要性，长期以来存在着某些片面的认识。有人认为程序属于形式，没有内容那么重要；有人觉得程序是细枝末节，可有可无；有人甚至把程序当作繁文缛节，不但不重视，而且很反感。由此而来，现实生活中不讲程序、违反程序的现象屡见不鲜，结果既影响做事的质量和效率，又容易助长不正之风，给工作和事业带来损失。
为什么做事要讲程序呢？我们不妨从程序的客观性来作一些分析。事物存在的基本形式是空间和时间，事物的发展变化都是在一定的空间和时间上展开的。事物的发展变化，从空间方面看，可以分解为若干个组成部分；从时间方面看，各个部分都要占用一定的时间并具有一定的次序。比如“种植”这一行为，就可以分解为播种、施肥、灌溉、收割等部分，这些部分均需占用一定的时间，并且有相应的先后次序。如果不在一定的时间播种，或者把收获和施肥的次序颠倒，那么种植行为就无法达到预期的目的。所以，顺时而动，不违农时，是务农必须遵守的程序。尊重程序，实质上是尊重规律。这就是做事情需要讲程序的道理所在。
工作是以方法和效率取胜。有序地做事，不要拖泥带水，将时间变得更有价值。
提高能力，克服忙乱现象
让不少人经常感到最苦恼的事就是“时间危机”，没有工夫来思考和处理那些重要的事情。许多领导者每日工作达十几个小时，但还是有许多事情处理不完。
不可否认，忙，是正常现象，也是工作积极、事业心强的一种表现，只有什么事也不干的人才不感到忙。但是，忙应该有限度、有秩序、有效率，用一句更通俗的话说，就是不能“瞎忙”。
产生忙乱现象的原因大致如下：缺乏实际工作经验，对要处理的问题难决难断，一拖再拖，考虑再三；对所担当的工作没有比较妥当的通盘安排，没有正常的工作秩序，头痛医头、脚痛医脚，赶上什么就抓什么，这样势必杂乱无章、顾此失彼；主观上愿意多做工作，总觉得对什么事情都有责任，惟恐哪件事情没办好会被人家说工作不努力、能力差，等等。
那么，怎样才能克服忙乱现象呢？以下有几点经验可供参考。
1.工作要有计划性
这是使整个工作有秩序前进的中心环节。要具备定量控制自己时间的能力，也就是说，对时间要实行计划分配。事实证明，不做计划的人只能消极地应付工作，在心理上处于受摆布的地位；有计划的人则居于支配者的地位。时间计划有下列几种：
（1）长期计划。即在较长的一个时期内，或3年，或5年，或10年，自己的工作和事业要达到什么水平，在单位要取得多大成就，都要有一个积极进取、宏伟明确的目标：这个目标通过几步来实现，每一步的大致起止时间，都要有一个大致的安排。
（2）年度计划。当最后一页日历被撕下，新一年的钟声敲响的时候，应当回顾上年的时间利用和事业进展情况，作出新的年度计划，以便更有效地使用一年的时间。
（3）月份计划。机关或部门的工作常常是以季或月为单位的，人的生理变化也会呈现出月周期现象，体力、智力，情绪处于最佳状态时为高潮期，其次是过渡期和低潮期。每个人都可以根据本单位的工作和自己的生理月周期来安排自己一个月的活动，把难度较大的重要工作和学习任务安排在高潮期，其他时间则可以安排相对容易的内容。
（4）周计划。有许多工作是按周来安排的，把月计划分解到每周里面，便于分步骤实施。
（5）日计划。在前一个工作日接近终了时编好第二天的计划，有助于克服紧张忙乱的现象，避免丢三落四、顾此失彼。
2.掌握用时之道
许多人懂得所有关于时间管理的知识，但是在利用时间方面仍然很麻木。
用时之道，就是认识自己的时间，管理好时间，合理使用时间的思想、原则、方法。尽管你的性格、作风、知识、经验等情况不同，尽管时间具有复杂性、综合性、随机性、多样性等特点，有其自身的客观规律，但只要在实践中注意观察、分析和总结，就可以把握用时之道。
时间管理是一项基础工作。时间对每个人而言都是公平的，你并不能获得更多的一份。但是，有些人看起来用他们的定量时间做了比别人更多的事，他们显然掌握了合理使用时间的窍门。这种窍门是你也可以获得的，它可以成为你能获得的最有价值的资产。
提升效率的13个策略
如果你不得不拖延处理某一份文件时，应预先定下最终完成的期限，在完成期限内无论如何也要处理完毕。不久，你就会惊奇地发现，庞大臃肿的“文山”已经被轻而易举地搬走。
下面这些建议将帮助现代领导者“创造奇迹”。
策略一：确定优先性。决定今天要做的最重要的事情，然后着手去做。不要因为在这一天的过程中发生了某些事情，就从自己本来要做的事情中分散精力或转移方向。更重要的是，不要用别人确定的优先性来替代自己的。
策略二：不要拖延。因为不确定性或者因为我们不知道该如何去做，所以我们拖延做某事。延误会扰乱日程，它们不可避免地在下游形成更大的延误和中断。因此，在一天刚开始的时候先去解决最困难的事情，把容易的事情留在最后。
策略三：对于一天将发生的事情做好准备。许多问题是可以预期的，预测什么环节发生问题，然后做好准备对付它。
策略四：做今天能做的每件事。如果今天做了某件小事就不会发展成为今后必须进行修缮的工程，那并不意味着在深思熟虑后不能推迟某件不急需做的项目，对于那些放到以后进行的活动要做记录。
策略五：建立一个系统来提醒自己和提醒别人。明白自己有多少时间是浪费在一而再、再而三地索要信息或请别人做某件事上，使自己能够记录下每个未能得到答复的要求。当人们知道你总是在做记录，他们会在你第一次提出时就做出反应。
策略六：作出决策。时间浪费大致总是发生在为等待更多信息而推迟决策的时候，但信息永远不会是完全的。决策延误了，行动也会延误。
策略七：放权。是否总有一排人站在你的办公室门口等着你对这件或那件事作决策。给下属成员一些决策的责任，不但使他们也使自己有自由的时间。
策略八：清理你的办公桌。如果你的办公桌上堆满了备忘录、电话记录、报告、信件、散页的纸张等，时间就会在你寻找某个需要的东西时浪费掉。
策略九：建立一个好的但是简单的文件系统。有多少时间被浪费在寻找重要文件的过程中？把文件收好，放在今后容易找到它们的地方。
策略十：不要求完美。“完美就是没有效率”，在一个过程中总是吹毛求疵直到每件事都绝对完美无缺，是对时间的巨大浪费。
策略十一：对错误承担责任并且改正。承认错误要比试图隐瞒它花费少得多的时间。简单的错误不会发展为大的灾难。
策略十二：建立工作进展情况的自动检查系统。有了它你就能够知道每件事在什么时候是按日程并且正确进行，你将在问题还很小、还可以控制的时候及时发现它们并且加以处理。
策略十三：对过去的做法要怀疑。仅仅因为某项任务总是以一个特定的方式去做，并不意味它就必须照着那种方式去做，会有一种更好的方法。实际上，几乎肯定存在一种更好的方法，关键是如何找到它。
有些经理有一种不好习性，即实施项目干了一段时间就会半途而废，又重新开始另一件事。他们这样做的原因是在遇到障碍或问题之前努力工作，一旦遇到障碍或问题，不是想办法冲破障碍和解决问题，而是躲开去做另一件事。他们喜欢做简单和熟悉的事情，因为他们害怕失败。
然而，他们最终还得回到这些项目上，但是为了赶上进度不得不花费更多的宝贵时间。而且，原先困扰的问题仍然需要解决。
弗洛斯特法则：一开始就把事情做对
美国思想家弗洛斯特。
要筑一堵墙，首先就要明晰筑墙的范围，把那些真正属于自己的东西圈进来，把那些不属于自己的东西圈出去。
开始就明确了界限，最终就不会做出超越界限的事来。做任何事情之前都要有一个清晰的界定：什么能做，什么不能做；接受什么，拒绝什么。
一开始就想好如何去做
有这样一个故事：
两个农民比赛谁的土豆窝挖得直。议定好之后，A农民就拿起工具开始行动。他是怎么做的呢？挖第二个土豆窝的时候和第一个对齐，他以为这就是最妥当的方法。谁知，等到他挖完了一行的时候，发现土豆窝已经向一边倾斜了很多。
这个时候，B农民刚刚拿好工具，他先在田的另外一头插上了一根长长的竹竿，然后开始不紧不慢地挖起窝子来。不多时，一条笔直的土豆窝线便挖出来了。
A大惑不解，和B交谈起来。B告诉他，在开始行动的时候，他先仔细考虑了究竟什么叫直，怎么才能挖得直。他得出的结论是，直就是从田地这边到田地那边定好的一段笔直线段，单单两个土豆窝子是直的是不行的。他便在田那边竖起一根竹竿，照着竹竿的方向挖，一发现微妙的偏差便开始调整。他评论A的方法说，看着前一个土豆窝决定第二个土豆窝的位置，如果第一个有所倾斜，第二个就会跟着倾斜，这样就越来越斜了。
一个简单的挖土豆窝子都有这么大的学问。你做事是怎样的方式呢？
B农民在做事之前，先弄清了目的。弄清楚目的，便可以为自己的行动设计出最有效率的方式。思考了之后再去做，你会发现，你做事情的效能增长了很多。
下面这个故事说的是同样的道理：
有一次，大哲学家苏格拉底领着他的三个弟子来到一片麦田前，他对弟子们说：“现在，你们到麦田里去摘取一颗自己认为最饱满的麦穗，每个人只有一次机会，采摘了就不能再换。”
三个弟子欣然前行。第一个弟子没走多远就看到一颗大麦穗，如获至宝地摘下。可是，越往前走，他越发现前面的麦穗远比手中的饱满。他懊恼而归。
第二个弟子吸取前者的教训，每看到一个大麦穗时，他总是收回自己伸出去的手，心想：更大的麦穗一定在前头。
麦田快走完时，两手空空的弟子情知不妙，想采一颗，却又觉得最饱满的已经错过。他失望而归。
第三个弟子很聪明。他用前三分之一的路程去识别怎样的麦穗才是饱满的，第二个三分之一的路程去比较判断，在最后三分之一的路程里他采摘了一颗最饱满的麦穗。他自然满意而归。
汤姆·布兰德20岁进入工厂的时候，就想在这个地方成就一番事业。他并没有像很多年轻人那样迫不及待地寻找一切可以晋升的机会，相反，他首先弄清楚了一部汽车由零件到装配出厂需要13个部门的合作，而每个部门的工作性质不尽相同。他决心要对汽车的全部制造过程形成一个深刻的认识，所以，他要求从最基层的杂工做起。杂工的工作就是哪里有需要就到哪里工作，经过一年的认真工作与思考，他对汽车的生产流程已经有了初步的认识。
之后，汤姆申请调到汽车椅垫部工作，在那里他用了比别人更少的时间就掌握了做汽车椅垫的技能。后来又申请调到点焊部、车身部、喷漆部、车床部去工作。不到五年的时间，他几乎把这个厂的各部门工作都做过了。
汤姆的父亲对儿子的举动十分不解，他问汤姆：“你工作已经五年了，总是做些焊接、刷漆、制造零件的小事，恐怕会耽误前途吧？”“爸爸，你不明白。”汤姆笑着说，“我并不急于当某一部门的小工头。我以整个工厂为工作的目标，所以必须花点时间了解整个工作流程。我是把现有的时间做最有价值的利用，我要学的，不仅仅是一个汽车椅垫如何做，而是整辆汽车是如何制造的。”
当汤姆确认自己已经具备管理者的素质时，他决定在装配线上崭露头角。汤姆在其他部门干过，懂得各种零件的制造情形，也能分辨零件的优劣，这为他的装配工作增加了不少便利，没有多久，他就成了装配线上的灵魂人物。很快，他就升为领班，并逐步成为15位领班的总领班。
汤姆一开始就很明确自己的目标，知道自己需要什么，但是，他没有一蹴而就，而是按照自己的计划，从底层做起，把根基打牢，一步一步地实现自己的最终目标。
如果缺乏事前思考的习惯，每次一有了任务就急于去完成，就会每次都付出很多、收获很少。因为，这样总是会走一些弯路，很多时候不得不重新进行，害得自己总是匆匆忙忙的。
如果你属于比较善于思考的类型，总是把工作分成几部分，经过慎重考虑后再着手进行。这样工作起来会轻松很多，而且效率很高。
无论是做一件具体的工作，还是自己人生中的每一步，你都要想好了再去做。
做事盲目，难免做无用功。做事之前，头脑中要先有一个计划：想好如何去做。这有助于你少走弯路。
要事第一，优先排序
重要的任务能够给投入的时间以很高的回报，并能对你的长远目标和任务的实现起到不可忽视的作用。紧急的任务需要管理者做好计划，及时对其采取行动。
1.将重要并紧急的任务排在最前面
你在行动之前，先研究所列出的事情，问问自己，是否列出的每一件事情都将使你向任务目标靠近；是否它们会使你朝着错误的方向前进。选出那些与你的目标直接相关的任务，并将它们按照优先原则依次排列。
将重要并紧急的任务排在最前面，然后列出重要但并不紧急的任务。而且，在你准备着手实施一项新任务时，不要每次都停下来决定该优先考虑哪项任务。如果你在工作的前夜便对此加以明确，或者将它作为你每天清晨的第一项工作，那么你就能够取得更高的工作效率，能够更好地掌握你的时间，并且能够知道那些重要的工作正在进行中。
2.学会从事务性工作中摆脱出来
企业领导者最重要的是要弄清自己的岗位职责，用它来判断哪些事是自己必须做的，哪些是应该做的，哪些是能够做的。先做最重要的事，一个高效率的领导人应该把精力集中到少数经过努力就能突出成果的重要领域中去。不要什么都想干，一个领导人必须懂得什么样的事情不宜去做，不宜强行作出决定。“对于各种不同的事，是否分配了恰当的时间去做？”“是否将有限的几小时利用得有效？”要将这些问题放在心中思索，仔细地分析所有的活动，然后，就必须决定哪件事应当先处理。有许多人都从公文堆最上面的一件开始做，结果很可能使堆在下面的旧公文“越陈越香”了。很多事，就是如被搁置以致成了无法解决的问题。要避免这种错误，只有在每天晚上或早晨，坐在办公桌前先看看那些堆在案上东西，花点时间浏览一番，并且归类，分成数堆，再分缓急依次排好，这样，“陈年老酒”就可绝迹了。
每个人都想成就一番事业，但现实生活中，纠缠你的东西太多了，它们从各个方面牵制你，迫使你就范。想做某些不同及矛盾事情的时候，理智、感情及身体的需要全部都必须满足，但又往往不能同时满足它们，有时候它们还必须争战一番。该如何决定呢？我们不妨听听如下的忠告，或许可找到一点解脱之法。
3.例外管理法
如果你是个拥有下级的管理人员，那么这种技巧能大大节约无谓的时间浪费。你可能发现，你手头的文件和报告已积压了不少，再若送来，你简直就要被它们湮没了。这时你就可以采用例外管理的办法。只让下级报告那些违反一般规定和制度的材料，没有任何问题、完全按照计划执行的工作则不必报告，这样一来，自然会大大减少文件和报告的数量。按此法处理问题，就会使领导者从日常琐碎的事务中解脱出来，从而将更多的时间和精力从数量繁多的小事转到为数不多的大事上。
4.对琐事敬而远之
当然这不是“随它去”的观点，而是为了使自己有时间处理重要的事情。你不妨这样试试，凡是你认为下级可以处理的事，就大胆放权。分配下去的工作，无论如何也不允许它再回到你的办公桌上来。只有当预先计划时设想的情况发生重大变化令下级无所适从时，才可以由你来解决。高效率的领导者不应陷入贪多嚼不烂的错误之中，事事都想试一试，结果哪一件也干不好。这需要领导人有胆识做出选择，要有很大的勇气敢于说“不”！敢于做出否定的决定。这就是为什么说勇气是领导者的一个重要素质。
一次只做一件事
做事成功有一把钥匙。在把这把钥匙交给你之前，先让拿破仑·希尔告诉你它有些什么用处。卡耐基、洛克菲勒、哈里曼、摩根等人都是在使用这种神奇的力量之后，成为了大富翁。它将打开监狱铁门，把人渣变成有用及值得信任的人。它将使失败者变为胜利者，使悲哀变成快乐。
你会问：“这把‘神奇之钥’是什么？”拿破仑·希尔的回答只有两个字：“专心。”现在，把这儿使用的“专心”一词的定义介绍如下：“专心”就是把意识集中在某个特定的欲望上的行为，并要一直集中到已经找出实现这项欲望的方法而且成功地将之付诸实际行动为止。
同时想做很多事的习惯会使人们焦虑，注意力不集中。
学生一面看电视，一面做功课；职员不将注意力放在他正在口述的一件事情上，却惦记着今天该完成的另外一件事，心里巴不得能马上同时解决。
这些坏习惯是在不知不觉中养成的。我们同时想着好多件未完成的事，极其容易感到神经过敏、忧虑、焦虑不安。我们紧张是因为我们想做不可能的事情，这样会无可避免地招来徒劳和挫折。正确的做法是：一次只做一件事，把这件事做好，会使自己有成就感，然后信心百倍地去做下一件事。
纽约中央车站问询处可能是世界上最忙碌的地方之一。在这个只有10平米的地方，每一天都是人潮汹涌，问询处前总是挤满了争先恐后大声说话的旅客。对于问询处的工作人员来说，工作的紧张和压力可想而知。但是，柜台后面的工作人员脸上却没有丝毫的紧张感。他身材矮小，戴着眼镜，看上去很文弱，却又显得自信而轻松。
此刻，他的面前是一个中年妇女，头上戴着一条丝巾，脸上充满着焦虑与不安的表情。显然，这是她第一次来纽约。问询处的工作人员身子向前倾斜，集中精神看着这个妇女：“你要去哪里？”
旁边一个男士焦急地试图插话进来，但是这个服务人员却旁若无人，而是继续对这个妇女说：“你要去哪里？”
“春田。”
“是俄亥俄州的春田吗？”“不，马萨诸塞州的春田。”
他直接脱口而出：“15号月台，10分钟之内出车。”
“你是说15号月台吗？”“是的，太太。”
妇女走后，工作人员开始接待刚才插话的那位男士。但没多久，刚才那位妇女又回头问月台号码：“你刚才说是15号月台？”工作人员仿佛没有听见，仍然集中精神在下一位旅客身上。
在如此繁忙的车站，他如何做到有条不紊的呢？
这个工作人员说：“我没有和所有的公众打交道。我只是在单纯地处理一位旅客。忙完一个，忙下一个。我一次只为一位旅客服务。”
做事不能贪多。无论是对人还是对事，都需要集中精力。就好像凸透镜一样，将太阳光聚焦到一点，才能将物体燃烧。
当你从事一件伟大的事业时，或许操纵着很多部门的事情，来炫耀自己的博学多才，发挥自己的天才与威势；在奔驰于伟大的前程时，结果反而把自己推进了毁灭的深渊。反过来，你能小心谨慎地从事于一件小的事情，或者专心致志做一件事，埋头苦干，却能把你从渺小的凡人造就成伟大的人物。
自古以来，人不能在同一时间内既抬头望天又俯首看地，左手画方、右手画圆。所以说不能专心便一事无成。