第4章 面对面沟通时，如何才能出色——好口才为你的口头汇报加分
身在职场中的你，经常需要与领导进行沟通。说什么、怎么说、什么话能说、什么话不能说，都是有讲究的。而如何与领导沟通才能得到上司的赏识呢？这就要求我们掌握与领导进行沟通的语言技巧。
应答如流，给出让领导舒心满意的答案
一个聪明、优秀的员工不仅是在工作业绩方面很出色，在面对领导的询问时，他们也能做到冷静、迅速地应答，让领导听着放心。
小许是一家公司的质检主管，近来公司的产品不合格率上升，使得总经理大为恼火。
一次，总经理将小许叫到办公室，问他是什么原因造成了产品质量的下滑，可小许面对总经理的质询，却支支吾吾地说不出一个所以然来。
后来经过小许与其他同事的一通排查，终于找到了原因：原来是质量检验设备的某一个零部件出了点小故障，导致得到的检验数据失真。尽管这件事情得到了解决，但小许明显感觉到现在他与总经理之间的工作关系不再像以前那么融洽了。
小许心里很不痛快，于是，在下班之余，将这个情况向好友倾诉了一番。可令他没想到的是，好友却严肃地对他说：“这事你也有很大的责任，如果在领导向你了解其中的原因时，你不是支支吾吾，而是对他说‘领导，您放心，我马上就去处理。’这样一来，他或许就不会那样了。”
经过好友的一番点拨，在以后的工作中，在面对类似的情况时，他总会立马回答道：“请您放心，我马上处理。”果然，情况得到了明显的改观。
事后，小许明白了这样一个道理：工作能力固然很重要，但说出来的话让领导感觉到你在尽心工作也是不能忽略的一个方面。
在此需要补充说明的一点是，让领导明确你的工作态度固然很重要，接下来你还需要立马付诸行动。如果只说不做肯定是行不通的。
作为下属，不仅在工作中需要努力工作，勇敢地负起自己的责任，还需要做到有技巧地与上司沟通，在沟通过程中，让他感觉到你对工作积极的态度。
当领导针对工作中的问题和不足与下属进行沟通时，除了需要让他感受到你积极的工作态度外，你还需掌握一定的说话技巧，尤其是在你不太熟悉或不了解的情况下。
诚然，做一个诚实的人是值得大力提倡的，但在工作汇报中，如果还能懂得一定的说话技巧，效果则会更佳。比如，当领导问你的问题，你暂时无法给他一个确切的答复时，你可以换种说法如“我马上去核实”、“我马上去问问”等，这样比你单纯地回答“不知道”要好。
为了进一步扩大市场，提高企业的营业额，公司总经理拟决定再投入一定的成本来开发一种新的产品。为了降低风险，公司总经理召集各部门主管开了一个会议，希望他们能够给予一些建议和意见。
在会上，各部门主管都了解了总经理的这一意图，待大家都看完相关的资料后，总经理便开始征求大家的意见。
其中，市场营销部的何华是这样说的：“您给我点时间让我再想一下，下午下班前我再给您答复。”
回到办公室后，何华在查阅了相关资料之后，他将自己对这个项目书中的疑问罗列了出来，并一一提出了改进建议，在下班前，他将汇总好的内容反馈至总经理。总经理看后，觉得他的见解有道理，于是，再次召集大家讨论。经过几轮的沟通，最终确定了下一步的项目开发计划。
后来的事实证明，经过修改完善后的计划在实施过程中确实做到了将风险控制在最低的范围内，并且为公司带来了巨大的效益。
在“不知道”的情况下，何华并没有直接回答“不知道”，而是采用了一种比较高明的说法。并且事后他也做足了功课，给领导交上了一份满意的答卷。领导无疑是喜欢这类员工的！
作为职场中的一员，当领导询问你有关工作的事宜时，你的回答要让领导感受到你积极主动的态度，这样你才能有更多的收获！
有理不在声高，有事实依据还要拿捏好说话语气在我们周围，有这样一类员工，面对领导的要求，他们习惯用自己的方式独立地去解决，喜欢用结果证明自己的实力，但在与领导沟通的过程中，容易情绪激动，尤其是在他认为自己的想法或做法是对的、对方还不采纳的时候，这种情绪表现得格外明显。
要知道，说话要充分表达自己的意思和情感，但却不是靠声高来实现的，而是靠语气的得体而取胜。虽然说“理直”就“气壮”，但有理也要有礼，有理不在声高。有理再加上得体的语气，才会收到良好效果。所以，把握好说话语气的分寸，对任何人来说都是非常重要、非常必要的。
街道拐角处的一家咖啡厅里，顾客们正悠闲地享受着美好的下午茶时光。忽然，一位顾客大声地叫道：“服务员，你过来看看你们出售的牛奶，都结块儿了还卖，白白糟蹋了我的一杯红茶！”服务小姐迅速走过来，一边微笑着赔不是，一边说道：“对不起，先生，我马上换一杯新的给您。”
很快，服务员又端了一碗红茶上来了，跟前一杯一样，配着新鲜的柠檬和牛奶。服务小姐再次微笑着对那个男人说：“先生，我是不是可以建议您，如果您在红茶里放了柠檬，就不要再加牛奶呢？因为柠檬酸会造成牛奶结块儿，使它看起来像坏掉了似的。”说完，服务小姐便轻轻退下去了。听服务员这么一说，座位上的那位顾客满脸通红，只见他迅速端起茶杯，匆忙地喝了几口便起身就走了。
在咖啡店的一个角落里，一位顾客轻声地替这位服务员抱怨道：“明明就是他错了，还那么粗鲁地嚷嚷，你为什么不直接说他，给他一点颜色看看呢？”服务小姐回答：“正因为他粗鲁，所以我才用委婉的方式对待他，否则不就吵起来了吗？再说，道理一说就明白了，根本用不着大声说啊。”
所以有理不在声高，用事实说话只有把握了说话语气的分寸，就能使说出的话被对方充分理解和接受，才能收到说话的预期效果。
在工作中，对一位不甘平庸的下属来说，至关重要的恰恰不是唯唯诺诺，而是把自己的不同见解恰到好处地向上司表明。而要让领导接受你的建议，光靠“声高”是不能达到目的的。
在第二次世界大战期间，苏联军队的总参谋长的华西列夫斯基的表现可圈可点，聪明绝顶的他，吸取前任朱可夫的教训，避免重蹈覆辙，于是就耍了点“小手腕”，从而让斯大林“顺从”地采纳自己的意见。
华西列夫斯基的进言妙招之一便是潜移默化地在闲聊中施加影响。在斯大林的办公室里，华西列夫斯基喜欢同斯大林谈天说地，并且往往还会“不经意”地“顺便”说说军事问题，既非郑重其事地大谈特谈，讲的内容也不是头头是道。
但奇妙的是，等华西列夫斯基走后，斯大林往往会想到一个好计划。过不了多久，斯大林就会在军事会议上宣布这一计划，并且他宣布的这些计划都得到了大家的肯定。
正是在这些闲聊中，华西列夫斯基用自己的思想启发了斯大林的思想，使他的建议能够被斯大林所采纳，并成为斯大林最为倚重的人之一。
记住，我们的目的是解决问题，而不是使问题变得更糟，更不是制造新的问题。因此即便你理直，但也不必过分气壮，毕竟委婉地说出问题更容易让人接受，更利于问题的解决。
把握好说话的时机，别在错误的时间发言或沉默在职场中，不要害怕别人批评你喜欢在领导面前表功，而要担心自己的努力没人看到。要避免成为职场“隐形人”中的一员，最好的办法之一莫过于通过工作汇报来引起领导的注意，尤其是口头汇报。
出色的口头汇报不但可以让领导在短时间内掌握你工作的进度、主要成绩、存在问题及其意见建议，而且还可以通过汇报展现自己的基本素质和口才，给领导留下难忘的印象，为自己创造发展机遇。而要做好口头汇报，很重要的一点在于你要把握好说话的时机。
当一个优秀的棒球选手正想以全身之力去冲球——但挥棒落空了，另一个选手上场，只见他用劲并不是很猛，但结果却是个三垒打。其实这两位选手的水平是不相上下的，为何结果会出现这么大的差异？原因就在于他们对瞬间时机的把握上。说话也是如此，一个人要想把话说得恰到好处，把握好说话的时机非常重要。说话时机不对，很可能自讨没趣。不该说时说，叫急躁；该说时不说，叫隐瞒；不看对方的脸色变化便贸然开口，叫冒失。这三种毛病都是没有把握好说话的时机，这也是很多人容易犯的错误。
裕容龄的父亲裕庚是清朝一品官，容龄年轻时随外交官父母迁居巴黎。她从小热爱舞蹈，但由于受旧礼俗困囿，一直不敢向父母说出想学跳舞的愿望。
一次，日本公使夫人来做客，顺便问其母：“你家小姐怎么不学跳舞呢？我们日本女孩都要学的。”裕母不便拒绝，顺水推舟道：“往后让她学吧！”裕容龄趁机进言了：“好母亲，我今后就学日本舞跳给你看，好吗？”说罢便换上舞装跳起《鹤龟舞》，公使夫人夸赞不已，母亲也只好认可。
裕容龄的进言成功全在于抓住了时机。在工作中，我们在与领导沟通时，也需要选准说话的时机。
莎拉在一家公司干了四年多了，越来越感到无奈与失落。在公司里，她感觉自己就是“多她一个不多，少她一个不少”的那种人。
有好几次，莎拉也曾鼓起勇气，想找老板谈一谈自己的工作和抱负，可是每次几乎都遭到了老板的拒绝。
就比如最近的一次吧，莎拉在办公室的走廊里等了好久，终于等到了老板，她赶紧迎上去：“总经理，您现在有空吗？我想和您谈谈我的工作。”
总经理：“哦，现在？我正忙着出去见个客户，过几天吧。”
莎拉：“……那好吧。”
莎拉一脸的失望和懊丧，走回了自己的办公室。
莎拉因为没有选择合适的时间，导致她未能与总经理进行充分地沟通。
不论谈论任何话题，都需要把握适当的时机。一个沟通能力强的人，总是能够说得适时适地，恰到好处。
多年前，一家企业购置了一批计算机及相关设备，但在机房安置空调机一事上，领导却不肯批准，给出的理由是其他部门的员工都在没有空调的情况下办公，不宜单独对机房破例。
有一次，企业的领导与员工一起出去旅游。在一个文物展览会上，领导发现一些文物有了毁坏和破损，就询问解说员。解说员解释说，这是由于文物保护部门缺乏足够的经费，不能够使文物保存在一种恒温状况下所致。如果有一定的制冷设备，如空调，这些文物可能会保存得更加完善。
领导听后，不禁有些感慨。此时，站在一旁的机房负责人乘机对领导低语：“领导，机房里装空调也是这个道理呀！”领导听后，沉思了片刻，然后说：“嗯，按照公司的流程，你先写申请，然后这事交给你来办！”
从这个例子可以看出，正是由于这位机房负责人能够不失时机地将眼前的情景同自己所要提出的建议联系起来，使领导产生由此及彼的类比和联想，从而很好地启发了领导，使他能够接受自己的意见，使问题得以解决。
不便直说的话，委婉地表达出来
每个人都有自己的观点和想法，当我们的想法遭到别人直言不讳的反对，特别是当受到激烈言辞的刺激时，都会或多或少的表示不悦。当然，对于许多领导来说，由于有着较高的涵养，他们不会受情绪左右，意气用事。但是，不少实例表明：直来直往有时反而“欲速则不达”。
“这个周末我们就准备在周边的小区，针对公司新出的这款产品做一个宣传推广活动！”听到这一消息，部门员工詹姆斯认为，这么重要的产品推广计划，怎么能在不做市场调研的情况下就草率决定了呢？于是，他按耐不住自己的急性子，当面就提出了反对意见。
“经理，你的决定太草率了，我觉得还是应该先做调研，再做决定。”
“草率？”这个字眼似乎狠狠地刺激了经理，他刻意把它提了出来。“做事情就得有魄力，等你什么都调查好了，黄花菜都凉了。”
詹姆斯觉得很委屈，本是一番好意，可碰了一鼻子灰。
可见，向领导提意见一定要注意方式方法，因为提意见的目的不是借机发泄自己的不满，而是为了被采纳和解决问题。倘若我们换种方式，采取迂回说服的策略，则更容易达到目的。
实践表明，下属在说服领导的时候，通过迂回的办法去表达自己的反对意见，并力求使领导改变主张，仍然是十分奏效的方法。
卡耐基对此也有相关的论述，他在《人性的弱点》一书中就提出，每个人都有与他人意见不相符的时候，每个人都有强烈的自尊心和面子观念。所以，当你用直截了当的方式反对别人时，无论你的口气和神态怎样，对方都会觉得你没有给他面子，伤了他的自尊，这样会使你在无形中多了一个不必要的麻烦。相反，通过先扬后抑的转折句间接地提出你的想法，会产生不一样的效果。
以本节前面的那个例子为例，假设詹姆斯听到了经理的决定后，他另找场合，对经理这样说：“我非常佩服您一贯果断的工作作风。但是，咱们这款产品属于高档产品，而我们目前对周围的居民区的消费水平还不太了解，如果不事先进行市场调查，就怕咱们费了功夫而成效不佳呀。”
如若采用这种沟通方式，相信这位经理肯定会接受他的建议。
事事为领导着想的汇报，才是最棒的汇报
作为下属，我们时常会对上司的某些做法表示困惑，如“他为什么要这样做”、“我的建议很好，为什么得不到采纳”等。在职场中，这是一种常见的分歧。
而面对这种分歧，有些员工没有调整好自己的心态，进而加深了双方之间的隔阂，显然，造成这种局面对自己、对公司都是有害无利的。
松下电器公司的创始人松下幸之助先生在做生意的过程中，总结出了一条重要的人生经验：站在对方的立场看问题。众所周知，同一件事情，因为所处的位置不一样，因而考虑问题的出发点也就不同，自然会产生不同的看法。而在企业里，领导与员工正因为所处的位置不一样，扮演的角色不一样，所以双方出现意见不一的情况是很正常的。而当你与领导发生分歧时，除了要设法和领导做到充分沟通外，你还需进行换位思考，学会站在领导的立场上去思考问题，这样你或许就能理解领导的意图了。
这个道理也可运用到工作汇报中。实践表明：一个下属能站在领导的立场上去说话，是理解领导的最好方式；而一个固执己见、不能理解领导的员工，则很难得到领导的认可。
琳达是一家公司行政部的职员，工作中除了努力做好本职工作外，她还积极为公司的发展献计献策。虽说提了很多建议，但很少被采纳。
一次，她将完成的一份报表交给公司总经理，总经理看完后非常满意，并对她说道：“你的工作表现大家都是有目共睹的，公司上上下下对你的评价都挺高的。另外，关于你提的那些建议，没被公司采纳，你有什么看法？”琳达听后，微笑着说道：“首先，谢谢您的夸奖，我一直认为只有把自己的工作做好了，这样才能让领导少分点心而有更多的时间去做别的事情。其次，我的那些建议只是站在我作为一个员工的角度而提出的，之所以未被采纳，可能是我认识的局限性，没有像公司领导那样站在整体的角度来想问题吧。”
听完琳达的话，总经理会心地笑了。
琳达的话言简意赅，每一句话都站在领导的立场去说，自然也就能得到领导的欢心了。
深得领导信任的员工，除了有较强的工作能力外，他们还是懂得换位思考的人，他们善于站在领导的立场上去说话，想领导之所想，急领导之所急。
当然，沟通是双向的。如果工作双方都能做到换位思考，领导充分咨询员工的意见并给予员工必要的指导，员工在工作中通过及时地向领导汇报，那么，效果肯定会大有改观。
聪明的下属要懂得示弱
在几百年前，意大利天文学家伽利略就说过：“谁也不可能教会别人什么事，只能帮助他学会什么事。”19世纪英国政治家查士德·斐尔也对自己的儿子说过类似的话“要是有可能的话，你比别人聪明是最好不过的事情了，但不要把你比别人聪明这件事在别人面前显摆出来。”
这其实是一种示弱的姿态。在与领导沟通的过程中，刻意抬高他人或暴露自己的一些弱点，往往能消除对方的警戒和恐惧。
要知道，人类都存在一个共同的弱点，永远认为自己是最优秀、最正确的，从来不肯真心地接受比自己优秀、正确的人或事。
当然，这只是愚人之所作所为，真正的聪明人从来不会特别强调自己的优势，或千方百计显示自己比对方高明。如果急于求成，恐怕会适得其反，更容易激起对方的戒备心。
在职场上，示弱是一种以退为进的表现形式，示弱不是妥协，而是一种解决自己生存的有效方式；在职场上，有些示弱的表现确实是值得借鉴的。
有一个记者去拜访一位外国政治家，目的是获得有关他的一些丑闻。然而，还未及寒暄，这位政治家就对记者说：“时间还多得很，我们可以慢慢谈。”记者对政治家从容不迫的态度大感意外。不久，仆人将咖啡端上桌来，这位政治家端起咖啡喝了一口，立即大嚷道：“好洒！”咖啡随之洒落在地。
等仆人收拾好后，政治家又把香烟倒着插入嘴中，从过滤嘴处点火。记者赶忙提醒：“先生，你将香烟拿倒了。”政治家听到这话之后，慌忙将香烟拿正，不料却将烟灰缸碰翻在地。平时趾高气扬的政治家出了一连串的洋相，使记者大感意外，不知不觉中，原来的挑战情绪消失了，甚至还对对方产生了亲近感。
而这所有的一切，其实是政治家故意安排的。当人们发现杰出的权威人士也会有很多弱点时，过去对他抱有的恐惧感与诸多成见就会消失不见，为其省掉很多麻烦。
能放下架子做“弱者”，在某种意义上来说，也是人生在世的一种姿态。而且善于选择示弱的内容，在交际中也非常重要。
美国心理学家调查发现：一名彪形大汉在拥堵的马路上横穿而过，愿意给他让路的车辆还不到50%，因此出车祸的概率很高；但是老弱病残的人横穿马路，却有很多人相让，大家都觉得自己是做了善事，因此车祸率几乎为零。
看看，弱与强，在某种时候，收到的效果截然相反：示弱，让人处于强势的地位；而强硬，则反而处于弱势的地位。示弱，可以是个别接触时推心置腹的长谈，幽默的自嘲，也可以是在大庭广众之中有意以己之短，托人之长。
当我们想说服一个人的时候，要么是苦口婆心地劝导，要么是像老师对待学生或家长对待孩子一样，要求对方接受自己的想法。恐怕没有人，包括你自己，也不会喜欢这种强迫性的、被硬塞给你的好心劝导。很多时候，严厉的指责性的话语换一种方式表达出来，往往会收到相反的效果。
请注意，你跟领导沟通的时候永远不要出现这样的字眼：“那么，你来看我是怎么做的。”因为你这样说，无疑是在告诉对方，你比对方强，你能让他明白一些事，你能改变他的想法。知道你错得多么离谱吗？永远没有任何人能心安理得地接受对方带有挑衅和指教意味的说服，任何时候都不可能。事实上，连你自己也无法保证自己的每一句话都说得正确，每一件事都做得正确，因为正如世纪伟人西奥多·罗斯福说的那样，他对自己决策正确率的最大希望是75%，又怎么可能用自己并不一定正确的言行去令他人信服呢？
有些话，上司面前千万不要说
在生活中，说话不经大脑可能被当做直率，但是在职场，这是不成熟的表现。假如你说的话恰恰是老板最不想听到的，那么，你只能准备卷铺盖走人了。在上司面前，有些话千万不要说出来，因为“祸从口出”的例子简直太多了。
张晋在公司负责产品的市场推广工作，前几个月，因为受诸多因素的影响，部门的业绩一直下滑。为此，上司“龙颜”大怒，将张晋所在部门的几个同事都批评了一通。当上司正在气头上的时候，其中一个不识相的家伙还在那里争辩：“这不是我的错……”听了这样的话，老板更生气了，火气很大地说：“不是你的错，难道还是我的错！”
老板本来逐渐平息的怒火又再次燃烧了。那位不识相的家伙犯了上司的大忌，如此说话只会更加激怒老板。其实，就算不是自己的错，也不妨说“在这件事情上，我确实有改进的空间，我认为应该如何如何”，用这样的句式将话题重点转移到寻求解决的方法上。等问题解决了，再追究责任人，你也不会成为代人受过的冤大头。
身在职场，只有说话有分寸、做人知进退，才能让自己混得顺风顺水。职场话语王提醒，当你想在上司面前说下面这些话时，一定要及时打住。
◆“那不是我的工作。”
对许多身为领导的人来说，下属就应该完成任何他分配的工作。所以，当你接到一些不属于自己工作范围内的任务时，先别第一时间拒绝你的上司。不妨先想一想：他为什么要给你这份差事，是否有一个合理的原因？如果你真的认为自己不应该做某些工作范围以外的工作，你可以尝试跟上司说明原因，然后建议其他人选给他。
◆“这不是我的失误。”
这句话一出口，会让人感到你对工作满不在乎。而且，还可能给上司另一种感觉：通常一个人越说事情跟自己无关，这件事跟他的关系就越大。出现失误后，应该先去想补救方法，而不是一开始就想着要由谁来背黑锅。
◆“这不是我的问题。”
这句话会产生跟上一条相似的效果。如果工作真的出现了问题，而你又觉得不是自己的问题，那么除了说出这句话外，你可以选择不发表意见，或者提出一些补救的建议。其实，在办公室里的任何失误都应该由整个团队一同负责的，因为大家都是同坐一条船！
◆“我做不到……”
说自己做不到某事无异于在老板面前摇白旗。就算那项工作确实难度很大，以自己的能力很难独自完成，但这样说话仍会给人你很无能的感觉。有些工作可能的确是存在一定困难，可老板雇用你并不是为了听你说什么事情做不到，而是解决这些棘手的难题。
◆“这是不可能做得到的。”
这句话好像在对你的上司说：“我是一个不能胜任工作的雇员，事情之所以做不好在于你不是一个好上司，缺乏判断能力。”遇上这样的情况，最好先闭上你的嘴巴，然后动动脑筋，想想如何才能把上司所说的工作办妥。假如真的有困难，就跟上司商量商量。也许你还不知道，你的能力比你自己预期的要高。
◆“我干不了这么多。”
当你跟老板说工作超负荷时，老板不会对此表示歉意，更不可能对你法外开恩；相反，老板会想，你要么对自己的工作没兴趣，要么就是不称职。如今每个职场人都有压力，都在超负荷工作。
◆“这活儿对我来说是小菜一碟。”
是的，可能你的工作没有什么难度，但是假如你对此不屑一顾，那你给人的印象会很糟糕。这样的话说完会产生什么效果？老板可不会认为“啊，这可是优秀的青年，我要提拔他”，相反，他会在心里说：“真是个笨蛋”。另外，做同类工作的同事也会对你心生抵触，因为他们很反感这种言论。
◆“您这都不知道？”
大多数老板觉得自己懂得的东西很多，假如你和办公室的其他同事在某件事情上跟你的老板持有不同的观点，可以试着这样说：“您可能已经知道这个。”这样你的老板就会觉得自己的想法受到了尊重。
◆“等一会儿。”
有时老板让你去见他的时候，你恰巧要做一些你一直等着要做的事情。事实上，老板们从来不会把我们个人的需要看成是工作中一个重要的因素，所以当你的老板叫你去他办公室的时候，最好别跟他说“等一会儿”。
只有记住这些在上司面前不要说的话，才不会给自己惹来不必要的麻烦。当然，在上司面前一言不发也不会有任何裨益，因为上司期待的是有价值信息、观点和想法，而不是沉默的摆设。