43.学会工作中的高效之道

35岁以前，如果你工作仍没什么起色，如果你总是觉得自己很忙，但又好像不知道自己在忙什么，你就要仔细调整一下自己的工作方法了。趁自己还年轻，积累一些经验，学习一些工作中的高效之道吧！它将使你受益一生！

在现实生活中，我们通常会遇到这样两种人:

第一种人性子很急躁，不管你在什么时候遇见他，他都是一副忙碌的样子。跟他谈话的时候，假如时间稍长，他就会不时拿出表一看再看，暗示他的时间很宝贵，表现出极度的不耐烦。他的公司虽然业务做得很大，但是效益总是不尽如人意。

另一种人恰恰相反。每次遇见他，总是表现得很平静祥和，做事情非常有条理，从来不会给人忙忙碌碌的感觉。别人跟他交谈的时候，他也总是表现出极大的耐心，让人觉得彬彬有礼。尽管他经营的公司规模很大，但从表面上别人却从来看不出他有丝毫的慌乱，每件事情他都处理得干净利落。

同样拥有一定规模的公司，为什么第一种人的时间总是不够用，总是有很多事情要做，而第二种人却能够很轻松地提高公司的业绩？这两种人的差别在哪里呢？是效率！效率是什么？简单地说，效率就是单位时间的生产力。“效率=成果/时间”，当我们能投入较少的时间完成更多的成果，也就是我们具有较高的效率。效率高的人与做事缺乏效率的人的一个重要区别在于:前者做事有明确的方向，能够把握事情的重点，有很强的计划性，他们既对过程负责又对结果负责。而后者做事缺乏效率，或者是有头无尾，或者是眉毛胡子一起抓，找不到重点，或者没有计划性，或者是懒于行动。总之，做事缺乏效率的人，虽然给人的感觉总是很忙碌，似乎有很多事情要做，可是往往顾此失彼，缺乏成效。

事实上，做事效率低的人之所以无法高效地完成工作，并不是因为他们能力不够、热情不足，而是没有掌握正确提高工作效率的方法。

在35岁以前的你，是否觉得自己的生活、工作总是在疲于应付？你是否正在陷入繁忙的工作中而不能自拔？或者你常常会觉得自己就像一只蜗牛，为自己想做的事做不到或无法完成而感到焦虑内疚？你是否会因为别人两个小时可以做完的工作你却要做三个小时而感到不安……

如果你已经出现此类现象的话，那么你就要仔细调整一下自己的工作方法了。趁自己还年轻，积累一些经验，学习一些工作中的高效之道吧！这将使你更加轻松地工作，并会更快取得成绩，相信它会使你受益一生。

提高效率要有明确的方向

在工作中要想提高工作效率，必须要有一个明确的方向，因为当你确定方向以后，就可以避免把大量的时间和精力浪费在一些无用的事情上。

有位香港的出租车司机不仅拥有自己的房子，同时两个小孩都在台大就读。一天，有一位乘客乘他的车，从其表情觉察他心情不佳，于是开口了解其状况，才知道最近他妻子玩六合彩输了300万。这位乘客听了吓一大跳，以一般开出租车的收入而言，实在很难想象能有此余钱，可以让妻子花费近300万。

这位司机的工作习惯，相信一定有值得我学习的地方。乘客心里想，于是他好奇地追问:“您是如何赚到这么多钱的？”

司机笑笑说:“其实很简单，从30年前开始开出租车，我就养成一个习惯，那就是我每天早上8点出门，一定工作到收入超过3000元才回家休息。您知道吗？我每天还来得及看八点的电视节目。

“因为设定了既有目标，所以不会将时间用在与其他朋友闲聊或午休方面，一心只想赚到3000元，所以全神专注在工作上，效率自然高于一般同行，不仅收入尚可，生活正常，30年来，也未曾想过换职业。”

设定目标是提升效率的第一招，因为目标设定是为了避免人性“苟且偷安”的弱点，同时目标是可以驱动人类行为的动力，可以激发人类的潜能。

杰克原来是美国一家软件公司的普通职员。在他大学刚毕业走进公司的第一天起，他就为自己定下了一个目标:用两年的时间当上部门经理。从那天起，“部门经理”就像一面旗帜，他没有一天不按部门经理的身份要求自己。

目标真是一个奇妙的东西，它使杰克每天都被工作的疯狂激情驱使着。虽然这样工作起来有些累，但劳累过后，看着自己的工作业绩，他便体会到了生活的幸福。

不到一年，杰克就被提拔到了主管的岗位，他工作起来更加努力了。虽然为此牺牲了许多娱乐和休闲时间，但因有了目标，他感觉不到工作的劳累，反而当做一种享受。事业像一列巨大的火车，他就在车上跟着时代的步伐向前跑，不达目标，誓不罢休。他的工作能力和工作业绩得到了公司总裁的肯定，在当上主管不到半年的时间里，他又被提升为部门经理，成了公司里提拔最快的、最年轻的经理。

可见，在工作之前首先要想清楚自己要达到什么样的结果，有一个明确的方向，这样你就会为这个目标努力，从而提高工作效率。

让工作条理化

统筹做事，使事情变得更加有条理，往往能达到事半功倍的效果。相反，如果做事情没有条理，会让你陷入十分混乱的境地。

有这样一则寓言故事:

一天中午，笨猪正在家中的园子里悠闲地晒着太阳，它小时候的玩伴山羊突然造访。多年不见，笨猪很高兴，也很兴奋，忙不迭地去给山羊泡茶。但因为平时懒散惯了，不知道茶杯、茶叶放在哪个角落，于是，猪开始翻箱倒柜地找，好不容易找到一只落满灰尘的茶杯。它洗好茶杯，才想起茶叶还没有找到，又费了九牛二虎之力才找到茶叶。正准备泡茶，却发现壶里的开水早已用完。于是，它又摇着尾巴开始烧开水，等到水烧开了，山羊却早已离开了。

这则寓言看似可笑，但它却给我们揭示了一个道理:

如果不能使事情条理化，想到哪儿，做到哪儿，是不会把事情办好的。

博恩·崔西在《简单管理》一书中写道:“我赞美彻底和有条理的工作方式。一旦在某些事情上投下了心血，带着明确的目的去做事，就可以减少重复，这样就能够大大提高工作效率。”

有秩序是一个人做事有目的的重要前提。歌德说过:“选择时间就等于节省时间，而不合乎时宜的举动则等于乱打空气。”没有一个合理有序的工作秩序，做起事来必定像无头苍蝇一样乱撞，这样，要高效率地工作就不可能了。试想，如果一个经理一上午要见客户，要处理资料，又要写年度报告，而他却不懂得合理安排自己的工作秩序，就是找个材料都要花半天时间，哪儿还有效率可言。

工作的有序性，体现在对时间的支配上，首先要有明确的目的性。很多成功人士就指出，如果能把自己的工作任务清楚地写下来，便很好地进行了自我管理，就会使工作条理化，因而使个人的能力得到很大的提高。只有明确自己的工作是什么，才能认识自己工作的全貌，从全局着眼观察整个工作，防止每天陷于杂乱的事务之中。明确的办事目的将使你正确地掂量各个工作之间的不同侧重，弄清工作的主要目标在哪里，防止不分轻重缓急，耗费时间又办不好事情。

只有明确自己的责任与权限范围，才能摆脱自己的工作与上下级的工作以及同事工作中的互相扯皮现象。

使自己的工作明确化的最简单方法，就是填写自己应做工作的清单。首先试着在一张纸上毫不遗漏地写出你需要做的工作。凡是自己必须干的工作，且不管它的重要性和顺序怎样，一项也不漏地逐项排列起来，然后按这些工作的重要程度重新列表。重新列表时，你要试问自己:如果我只能干此表当中的一项工作，首先应该干哪一件事呢？然后再问自己:接着该干什么呢？用这种方式一直问到最后一项。这样就按着重要性的顺序列出了自己的工作一览表。其后，对你要做的每一项工作应该怎么做，根据以往的经验，在每项工作上总结出你认为最合理有效的方法。

为了使工作条理化，不仅要明确你的工作是什么，还要明确每年、每季度、每月、每日的工作及工作进程，并通过有条理的连续工作，来保证正常速度执行任务。在这里，为日常工作和下一步进行的项目编出目录，不但是一种不可估量的时间节约措施，也是提醒人们记住某些事情的手段。可见，制定一个合理的工作日程是多么重要。

工作日程与计划不同，计划在于对工作的长期打算，而工作日程表是怎样处理现在的问题。

比如今天，还有明天的工作，就是逐日推进的计划。有许多人抱怨工作太多又杂乱，其实是由于他们不善于制定日程表，无法安排好日常工作，有时候反而抓住没有意义的事情不放，所以才被工作压得喘不过气来。

要事第一

工作需要章法，不能眉毛胡子一把抓，要分轻重缓急，这样才能一步一步地把事情做得有节奏、有条理。工作效率高的人，都能把重要的事情放在第一位。

伯利恒钢铁公司总裁理查斯·舒瓦普，为自己和公司的低效率而忧虑，于是去找效率专家艾维·李寻求帮助，希望李能卖给他一套思维方法，告诉他如何在短短的时间里完成更多的工作。

艾维·李说:“好！我10分钟就可以教你一套至少提高50%效率的最佳方法。

“把你明天必须要做的最重要的工作记下来，按重要程度编上号码。最重要的排在首位，以此类推。早上一上班，马上从第一项工作做起，一直到完成为止。然后用同样的方法对待第二项工作、第三项工作……直到你下班为止。即使你花了一整天的时间才完成了第一项工作，也没关系。只要它是最重要的工作，就坚持做下去。每一天都要这样做。在你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你公司的人也这样做。

“这套方法你愿意试多久就试多久，然后给我寄张支票，并填上你认为合适的数字。”

舒瓦普认为这个思维方式很有用，不久就填了一张2.5万美元的支票给李。舒瓦普后来坚持使用艾维·李教给他的那套方法，5年后，伯利恒钢铁公司从一个鲜为人知的小钢铁厂一跃成为最大的不需要外援的钢铁生产企业。舒瓦普常对朋友说:“我和整个团队坚持拣最重要的事情先做，我认为这是我的公司多年来最有价值的一笔投资！”

对待工作，一定要注意区分轻、重、缓、急，集中力量在重要的事情上，而不是每天完成一堆既不重要又不紧急的事情以自慰。

在一堂时间管理课上，教授在桌子上放了一个装水的罐子，然后又从桌子下面拿出一些正好可以从罐口放进罐子里的鹅卵石。当教授把石块放完后，问他的学生：“你们说这罐子是不是满的？”“是！”所有的学生异口同声地回答。“真的吗？”教授笑着问。然后再从桌底下拿出一袋碎石子，把碎石子从罐口倒下去，摇一摇，再加一些，再问学生：“你们说，这罐子现在是不是满的？”这回他的学生不敢回答得太快。最后班上有位学生怯生生地细声回答道：“也许没满。”“很好！”教授说完后，又从桌下拿出一袋沙子，慢慢地倒进罐子里。倒完后，于是再问班上的学生：“现在你们再告诉我，这个罐子是满的呢，还是没满？”“没有满！”全班同学这下学乖了，大家很有信心地回答。“好极了！”教授再一次称赞这些“孺子可教”的学生们。称赞完了，教授从桌底下拿出一大瓶水，把水倒在看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满了的罐子里。当这些事都做完之后，教授正色问他班上的同学：“我们从上面这些事情得到什么重要的启示？”班上一阵沉默，然后一位自以为聪明的学生回答说：“无论我们的工作多忙，行程排得多满，如果要逼一下的话，还是可以多做些事的。”这位学生回答完，心中很得意地想：“这门课到底是讲的时间管理啊！”教授听到这样的回答后，点了点头，微笑道：“答案不错，但并不是我要告诉你们的最重要信息。”说到这里，这位教授故意停顿一下，用眼睛向全班同学扫了一遍说：“我想告诉各位最重要的信息是，如果你不先将大的‘鹅卵石’放进罐子里去，也许你以后永远没有机会把它们再放进去了。”

这个故事告诉我们的就是要事第一的重要性。就像往罐子里先放鹅卵石一样，与其把你所有的精力分散到许多无关紧要的事情上，还不如看准一件最重要的工作，集中精力，埋头苦干。这样就一定会收到更好的效果。人的精力是有限的，集中精力在重要的事情上是提高工作效率的一个重要的工作方法。

今日事今日毕

清人文嘉有首著名的《今日歌》唱道:“今日复今日，今日何其少，今日又不为，此事何时了？人生百年几今日，今日不为真可惜，若言姑待明朝至，明朝又有明朝事。”

任何事情如果没有时间限定，就如同开了一张空头支票。只有懂得用时间给自己压力，到时才能完成。所以你最好制定每日的工作时间进度表，记下事情，定下期限，让每天都有目标，也都有结果，日清日新。

比尔年轻时在大企业工作，主管的办公桌上，有一个两层公文架，下一层标示“文件进”，上一层标示“文件出”，在“文件出”字上面，用红色写着斗大的字“不过夜”。而且比尔发现，除非主管连续出差好几天，否则公文架上几乎看不到公文。

比尔的主管行事非常悠闲，不像其他单位的主管显得慌张，而且行事皆有规划、目标皆能达成，受到长官的欣赏与尊重。在他的栽培下，比尔个人也晋升相当快速，待比尔升任组长时，主管要秘书送比尔一个同样的公文架，同样贴了相同的标示，斗大的红字“不过夜”。是的，公文不过夜，就是“今日事今日毕”的最佳具体表现。

现在，每当夜晚比尔上完夜间课程回到公司，进入自己的办公室，看到公文架上一堆的文件，虽然没有斗大的“不过夜”3个字，可是比尔已习惯了“公文不过夜”的原则，每每工作到半夜，而不觉得累，一心只想把工作完成。因为他知道，如果他不完成，明天他将会更累，而且会更辛苦。

每个月要辅导10家公司以上，加上至少20小时的演讲，还要处理公司行政事务、写书、参加社团……最让比尔公司同仁佩服的是，只要他一进办公室，无论如何，他一定将该办的事项办好才下班，无论忙到几点。

“今日事今日毕”，比尔于工作忙碌之中，凡事有“截稿”时间的压力，让他绝不敢拖延，习惯成自然，工作效率便在无形中不断提升。

在工作中，有时我们可能会觉得做不完，或是觉得今天太疲劳了，不如明天早上来了再做，那时可能精神更好，可是你要知道，每天有每天的事，今天的事与昨天的事不同，而明天也自有明天的事。如果你一直拖延下去的话，工作效率怎么可能会提高呢？

所以，如果你想提高工作效率，必须养成“今日事今日毕”的习惯。