第11章 年轻人要知道的礼仪常识(5)

17.接打电话时保持音量适中

许多人忽略了声音透过电话机后音调会稍微有所改变。现在即使最好的电话机也还不能够把你的“原声”传递给对方。因此，你在电话中谈话，不能完全根据你平时说话的习惯。你要有一种特殊的适合打电话的节奏与速度。你的音量也要加以调整，太轻太重都会使对方听起来不清晰。一般地说，你要正对着话筒，咬字要清楚，一个字一个字地说。数目、时间、日期、号码和地点等，要特别注意，最好能重复一遍，并且确知对方已经完全听清楚了为止。因此，我们在接听电话时，千万要把握好自己的声音。音量要适中，音调要恰到好处。

如果你打电话时声音变得愈来愈高，可以采用“铅笔法”：手握一枝铅笔，举到距离你约25.4公分的地方，然后对着它说话。如果感到你的声音在这个距离内显得过高，就把铅笔放在低于电话听筒，或与茶几同高的位置，并提醒自己降低音调。

18.不要勉为其难地应付电话

工作正忙碌时，却接到客户的电话，对方只是闲话家常，而且越谈越起劲。虽然你想马上结束谈话，但又担心得罪人，只好勉为其难地应付。随着你的心情焦急，语气从恭恭敬敬的“是”，改成“嗯”、“哦”。

渐渐地，对方会察觉你的态度不恭，而对你感到不满，但其实，对方根本不了解实情。因此，碰到这种情形时，不妨主动说明事实，以委婉的语气结束交谈。

19.准备好与谈话内容相关的资料

如果谈话内容很重要，可以先将谈话的内容资料给对方邮寄或电传，让对方详尽考虑，以便在电话交谈时简明扼要，更有针对性，而不必再在电话里向对方解释每个细节，节省时间。

自己要准备充足的资料。若是谈到一半，才想起需要谈话的资料在某一个角落里，需要对方等待一段时间才能将资料取出，这不仅浪费了对方的时间，也影响了谈话的气氛。打电话前没有准备相关的资料，还常会出现所表达的内容要点不全面，东一件事，西一件事，让对方搞不明白究竟哪件事才是最重要的。如果提前做好准备，那么一切都会是有条不紊，“我给你打电话，有三件事需要和您商量，首先是……其次是……最后是……我来总结一下，看我们是否达成共识，第一件事，我们认为……第二件事是……最后是……是这样吗？”

当准备好所有的资料后，还需列出发言的要点，将其逻辑联系起来，不要太依赖临时组织的谈话要点。

20.适时结束通话

有的人只顾自己的高兴，不管对方是否愿意继续接听此电话，殊不知对方已经不耐烦了，你还津津有味，其乐无穷。因此，应该培养一种习惯，在将所有的问题要点解释及讨论完毕后，应提醒自己适时结束电话。并且说几句客气话，“非常高兴能和你交谈”、“真的很高兴你告诉了我这么多的事情”等，以显热情。不可粗鲁地挂上电话，以免对方误认为你在摔电话，应以顺其自然及友好的方式结束电话。

21.用心聆听对方的电话

如果在电话接听时不用心聆听，就极容易造成信息传递偏差。有的人接听电话时总是东张西望，或边听电话，边玩弄着手里的笔或其他物品，甚至在做其他事情，这样精力就被分散，这不仅不礼貌，而且会出现对方讲了很多事情，你只听懂了对方所说的一部分内容，电话打完后，对方问，是否都明白或同意了其说法，你可能会说“对，我完全明白你的意思，就这样定了”，而日后双方可能会发生纠纷，因为对方所定的内容或条款比你认为的要多，你不肯承认，认为对方欺骗，可对方又认为你不守信用。还会出现，你自己没听清楚，只好说“对不起，你刚才说什么？我听不太清楚”，因此，对方浪费了时间，还易对你产生反感。

22.如何结束讲得没完没了的电话

工作中，如果来了一个讲得没完没了的长电话时，会叫人觉得非常着急。有时候，还会使工作没办法进行下去。

如何不影响到对方的情绪，又能赶快地挂掉电话，才是最重要的。

1.将对方的话做个小结，并确认其意图

反问对方电话的要点，做个小结论，以缩短对方的谈话。

“是不是要查询××契约的事？”

“那么，您指的是A、B、C那三个要点？”

赶快随声附和对方，这样对方也会觉得意气相投而大为欣慰。

2.假装有急事而结束没完没发的电话

首先要利用电话谈话时，对方看不见的优点。当对方的话告一段落时，故意稍微大声地说：“啊，对不起！”

当对方说“喂！”“什么事啊？”的时候，就说：“现在我必须到厂商那儿！”这时候，说说谎也能应急。

不过，这个方法经常有人使用，难免引起对方怀疑，所以，较好的托词是：“现在，我有一个紧急电话进来，实在抱歉。”

若是对方也反问说：“我这边也是紧急电话啊！”

就同对方表明：“那么，请您简短地说好吗？”

这种应对方法，绝对不可以说得心虚声弱，要煞有介事地大声告诉对方。

23.让对方“稍等”时的正确做法

为了表示礼貌，在让人“稍候”时应先征询其意见。不过为避免误解，不要这样问：“能否问一下您是否能持机稍候？”因为如果对方回答“可以”时，也许意味着“可以如此提问”，而并非“可以持机稍候”。正确的说法应该是：“您能持机稍候一会儿吗？”或“您可以持机稍候吗？”说完要等一下，待得到对方的肯定答复后再离开。到再次拿起话筒时，还要先表示一番谢意。

让人等候时，每隔15至30秒钟就应核实一下对方是否还在等着，并让对方知道你此时在干什么。如说：“还要几分钟才能整理好您要的资料，麻烦您久等了。要不，过会儿我再给你去电话？”要让对方有选择的余地才合乎礼仪，因为这表示对对方意愿的尊重，同时也表明你在时刻关注对方。

需请对方等候多久，不能含糊其辞，更不能弄虚作假，一定要诚实。在不确定的情况下，不要说：“我马上就回来。”可以说：“请等我接完那个电话马上再来。”若不能在短时间内找齐对方所需要的资料，最好不要让他久等，应另约时间回话。

24.选择适当的时间打电话

在不恰当的时间打电话是很失礼的，尤其是在拨打商务电话时，更应该注意时间是否恰当。现代社会由于工作关系，很多人作息时间并不一致，因此，不要以自己的作息来规范别人。初次认识交换名片或互留电话时，可先询问对方方便接听电话的时间。

如果，你对客户的作息时间不了解，那么一般而言，大多数人一天的作息时间如下：

1.早上8∶00-10∶00

这段时间大多客户会紧张地做事，这时接到一般的电话也无暇顾及。所以这时你不妨安排一下自己的工作。

2.10∶00—11∶00

这时你的客户大多不是很忙碌，一些事情也会处理完毕，这段时间应该是电话沟通的最佳时段。

3.11∶30-下午2∶00

午饭时间，除非你有急事，否则不要轻易打电话。

4.下午2∶00-3∶00

这段时间人会感觉到烦躁，尤其是夏天，所以，现在不要去和客户谈生意。

5.下午3∶00—6∶00

努力地打电话吧，你会在这时取得成功。

当然，如果你想确保万无一失，了解客户的作息时间，你可以在不同时间打几个电话试试，那么，你很快就可掌握联系不同客户的最佳时间。

25.友善对待错打进来的电话

的确，错打的电话会给接电话的人带来麻烦。但是，如果接电话的人在电话中愤怒地大喊“你打错了”，然后又“啪”一声挂上话筒，只能令对方和自己感到不愉快。如果对方是客户，还有可能给工作造成负面影响。因为商务活动使用的电话都有重新自动拨号功能，那位客户也可能一时疏忽按错了键而打错了电话。

其实，如果你能做到对打错的来电也礼貌应对，那么你就会给对方留下一个很好的印象。同时，你所在公司的好形象也会深深印在他的脑海里，也许这就会为公司赢来客户。

常言道：“人非圣贤，孰能无过。”所以我们应该允许错误的出现与存在，况且对方也不是故意打错的。

26.打错电话后，立即向对方道歉

打错电话是每个人都有过的经历，有时很让人尴尬、莫名其妙。但是作为一个有礼貌有休养的人士来说，应该立即向对方道歉，以真诚之心弥补一时失误造成的影响，而且你的热情和真诚也可以取得对方的谅解甚至给自己带来意想不到的机会。

第六节 公众礼仪规范常识

1.行人行走礼仪

1.行人应走人行道，不能在机动车或自行车的车道上行走。

2.过马路时，应走地下通道、过街天桥或斑马线。

3.要等到绿灯亮起时再过马路。

4.按照交通指示灯和标志、标线行走。

5.应当请年长者、女士和未成年人走在离机动车道较远的内侧。

6.避免在只准机动车通行的高架桥上步行。

7.避免在车流中穿行

8.有要在行走中突然停下来，更不能在道路上嬉笑玩闹

9.多人同行时，应避免并排行走

10.尽量靠右行走

11.行人应自觉配合交通警察或交通协管员的指挥

12.不翻越道路交通隔离护栏，以免影响交通和发生危险。

2.乘坐电梯的礼仪

1.要讲究次序

等候电梯时，应站在电梯门两侧，不要妨碍电梯内的人出来。电梯门打开时，应先等里面的人出来后再依次进入。如果是自动电梯，则应先让老人、小孩及女士进入，年轻者及男士应站在电梯按钮旁提供服务。

在自己的目的楼层快要到时，应尽早等候在电梯门旁，不要等电梯门打开时，才匆匆忙忙出来。一般说来，与不相识者同乘电梯，出来时应由外而里依次而出，不要争先恐后。

2.电梯里面也要讲礼节

进入电梯后，主动告诉服务人员自己要到达的楼层，如果是自动电梯，应在入电梯时按一下要到达楼层的按钮。较为拥挤时，可请人帮忙。

电梯内要保持安静、清洁，不要大声讲话，更不能在电梯内吸烟、随地吐痰等，同时，站立时应面向电梯门，避免和陌生人尤其是异性面对面站立。

3.乘坐公共汽车的礼仪

乘公共汽车，必须排队上车。有教养的人不仅自己排队上车，而且会帮助妇女、老人和残疾人上车。

上车后应自动购票，不要等售票员来找你。在车上遇到孕妇、病人、老人和抱孩子的妇女，有座位的年轻人应主动让座。碰到他人给自己让座，不能表现出心安理得的样子，而要立即表示感谢。假若自己不打算去坐，则应礼貌地向对方说明，例如：“谢谢。我马上就要下车。”在车上不要吸烟、吐痰或大声与他人交谈。

在乘坐公用交通工具时，必须将其视为一种公共场合。因此，必须自觉地讲究社会公德，遵守公共秩序。对于自己，处处要严格要求，对于他人，时时要友好相待。这就是所谓乘车时的律己敬人。

4.自驾车的礼仪

1.要专心致志地驾车，不要因观赏周围景色、交谈、打手势等而分散注意力。

2.不要酒后驾车。

3.遇见红灯时，应将车停在标线内，此时不要超越其他车辆或紧急制动，以免影响后面车辆的行驶。

4.不要将他人的车挤离车道。当别人的车从身边驶过时，应放慢速度而不要加速行驶。

5.不要朝别的驾驶人员大喊大叫。

6.遇见突发事件，要当机立断，不要优柔寡断。

7.正常情况下，不开远光，不开雾灯。

8.没事不乱按喇叭，尤其不要在小区、校园等安静的地方使劲按喇叭。

9.起步、拐变、并线、停车时要打转向灯。

10.下雨天经过行人自行车身边，要减速慢行，不溅别人一身水。

11.行驶时车与车之间要保持安全的距离。

12.停车前要减速。

13.停车时清楚前后左右的情况，不要堵住别的车，也不要堵住行人和自行车的习惯通道。

14.加油时，如果前面的位置能加，就到前面去，不要一进去就停在最后一个加油位，导致前面的油枪空着，后车却要等待。

15.不往车窗外乱扔垃圾车里的垃圾，应收拾好扔到垃圾筒里。

5.乘坐轿车时的座次礼仪

相对来讲，乘坐轿车时，因其档次较高，较为舒适，因而在座次方面要比较讲究。

确定轿车的座次，关键要看乘坐何种车辆。

根据常识，轿车的前排，特别是副驾驶座，是车上最不安全的座位。因此，按惯例，在社交场合，该座位不宜请妇女或儿童就座。而在公务活动中，副驾驶坐，特别是双排五座轿车上的副驾驶座，则被称为“随员座”，专供秘书、翻译、警卫、陪同等随从人员就座。

当主人亲自驾车时，若一个人乘车，则必须坐在副驾驶座上，若多人乘车，则必须推举一个人在副驾驶座上就座，否则就是对主人的失敬。

乘坐吉普车时，前排驾驶员身旁的副驾驶座为上座。车上其他的座次，由尊而卑，依次应为：后排右座，后排左座。

乘坐四排座或四排座以上的中型或大型轿车时，以前排，即驾驶员身后的第一排为尊，其他各排座位由前而后依次递减。而在各排座位之上，则又讲究“右高左低”，即座次的尊卑，应当从右而左依次递减。简单地讲，可以归纳为：由前而后，自右而左。

6.乘坐轿车时上下车动作要优雅

上下轿车最好采用背入式或正出式，即上车时双腿并拢，背对车门坐下后，再收入双腿；下车时正面面对车门，双脚着地后，再移身车外。尤其对于女士来说，这样做不会“走光”，姿态也比较优雅。