第10章 合理而高效分配时间的6种策略(1)

时间的80/20法则

如果你想获得更大的成绩，而不是成为一个庸庸碌碌的没事忙，你就需要抛开那些低价值的活动，将你的时间花在高价值的活动上——那些真正能给你的生命带来成功和喜悦的事情。

有人说生存在现在的社会里，必须要了解“80/20”法则，比如说世界上80%的财富，掌握在20%的人手里；市场上80%的速食面，由20%的商人经营。此种规则，也可适用在时间上。

此规则是意大利经济学家维尔弗雷多·帕累托奠定的，他在1895年首次提出这一规则。这一规则也被称作“帕累托原则”。帕雷托注意到，在他所在的那个社会中，人自然地分成“重要的少数”（以金钱和社会影响来衡量的占20％的上层社会优秀分子）和“不重要的多数”（底层的80％）。

他后来发现，实际上所有的经济活动都服从这一帕雷托原则。例如，这一规则说，你20％的活动获得的成果在你所有成果中占80％，你20％的客户占你80％的销售量，你20％的产品或服务占你80％的利润，你20％的任务占你80％的价值，如此等等。这就是说，如果你列出十项要做的工作，其中两项的价值等于或超过其余八项加起来的价值总和。

这是一项令人感兴趣的发现。有些任务可能要花同样多的时间去完成，但是，这些任务中的一项或两项的价值是其余任何一项的五倍或十倍。你就应当把这个任务当作首要任务来完成。

下面是威廉·穆尔替格利登公司推销油漆采用的方法。穆尔起初每月只能赚160美元。有一天他坐下来分析他售货的记录，发现80％的生意是跟20％的顾客做的——然而他为每位顾客花的时间相等。

因此，穆尔就把他最没有希望做得成生意的36个顾客转让给了别的推销员，而他的精力就集中用来对待他最好的顾客。不久，他每月赚1000美元，继而成为美国西岸最优秀的推销员。之后，他从没有放弃这条原则，致使他最后成为凯利·穆尔油漆公司的董事长。

80％的收获来自20％的时间，80％的时间创造了20％的成果——来自理查德·科克的话。如果是真的，很多人都会感到惊慌和沮丧了。他们不能相信在自己80％的工作时间所做的事情仅仅带来少得可怜的20％的工作成绩。他们急于从自己的工作时间表里找出那最有价值的20％的时间，并努力将它扩大到40％、50％甚至更大的份额。要怎么达到这样的目标呢？你首先要做的就是重新审视自己的工作时间表。

工作时间表上记录的密密麻麻的事情中到底有多少是有价值的呢？对于你付出的时间它们给予回报了吗？你知道哪些事情对你很重要，是“高价值”的？哪些是阻碍你发展和进步的、“低价值”的时间浪费？

当你认识到哪些事情是骗走你宝贵时间的低价值活动，你就要像清除衣橱里过时、廉价的旧衣服那样，毫不客气地将它们丢掉。不论在别人眼里它们多重要、多紧急，你都要告诉自己“那是低价值的时间浪费”。最常见的低价值时间浪费有以下8种情况：

1.千篇一律、例行公事的事

事例：复印开会所需文件，再分发给所有部门。

传统看法：明天就要开会了，各个部门必须尽快拿到资料。

80／20看法：也许这是紧急的事，但是你完全没有必要花费整整两小时复印几十份资料，发封电子邮件让各部门自己打印去吧。

2.别人希望你做的事

事例：老板让你代替他去参加一个会议，在这个会议上你既不用发言，也不会获得有用的信息，甚至不能结识一些对你有所帮助的人。

传统看法：这是老板的信任和器重，你一定不能推辞。

80／20看法：这对你没有帮助。如果你很空闲，那么去去也无妨，不过等你到了规定时间交不出报告的时候，老板绝不会认同你拿这件事作为未完工的理由的。

3.枯燥乏味的事

事例：遭遇冗长无聊、东拉西扯的会议。

传统看法：即使会议内容和自己无关也要听下去，这样才能显示出你是关心公司动态的。

80/20看法：你还有很多很多真正紧急的事情要做。如果不能悄悄逃会，就只能在会议上开开小差，阅读一些有用的文件了。总之，不要为这个无聊的会议浪费宝贵的时间。

4.你不擅长的事

事例：本月员工的工资收入有些变动，许多人拿着工资单来找会计要求解释。

传统看法：会计有义务向大家解释清楚，因为只有他清楚每个人的税费扣缴情况。

80／20看法：与其占用大量时间一一接待来咨询的同事，不如统一发一个电子邮件，说明详细的扣缴规则。

5.别人都不感兴趣的事

事例：上司希望你负责每周为同事提供一些有价值的资讯公布在布告栏上，3个月后反应平平。

传统看法：你应该坚持下去，不管你对这事怎么看，毕竟上司认为这样做有意义。或许是你做得还不够好。

80／20看法：没有收效的事再继续下去毫无意义。向你的上司直言不讳地讲明你的观点。

6.所花费时间远远超出你的预计，但是还没有完成的事

事例：谈判多次都不能签约的难缠客户。

传统看法：既然你已经做了大量的工作，你就应该善始善终地做完它，半途而废太可惜了。

80／20看法：如果花费时间超过预计时间一倍以上，这个项目的含金量就大打折扣了。你完全有理由放下这根糟糕的鸡肋，否则你耗费的时间和收效将更加难以平衡。

7.未经筛选的电话

事例：周末上司来了3个电话，其实每次交代的事情都不急，完全可以等周一再处理。

传统看法：既然上司命令马上办理，就只能放弃休息了。

80／20看法：使用答录电话或者手机来电转接功能。很多工作狂老板会在深夜或假日给下属打工作电话，却毫无愧意。让他们见鬼去吧！

8.下属的工作没有品质保障

事例：下属提供的报告错得一塌糊涂。

传统看法：帮助下属修改报告是你分内的事，如果实在来不及，你甚至需要自己重写一份，这是你分内的工作。

80／20看法：请有经验的下属指导他或者就此换将好了。总之，不值得为这类没有回报的事情花费你的宝贵时间。

那么，哪些事情是真正值得花费时间和精力处理的呢？你是否已想到下面的情况呢？

1.提升生命大目标的事。

2.付出20％，收益却占总收益的80％。

3.你一直想做的事。

4.千载难逢、稍纵即逝的事。

5.能大大节约时间，或者可以使品质大大改善的创新。

或许你还有其他对你来说真正重要的事情没有列出来。比如和亲人相聚、与情人共度一个没有电话干扰的周末、在非常疲倦沮丧的时候请假上街逛逛。当然，你还要充电、进修、补习……总之，你应该将时间用在那些让你真正感觉快乐、成功和满足的事情上，而不要让枯燥、低效的例行公事占据你时间的绝大部分。

重新给你的时间下个定义，做好你的时间管理吧！你会发现，那些低回报的事情做得越少，你离成功就会越来越近，你的光明前途就会越来越清晰明朗。

要事第一

处理事情要分清轻重缓急，重要的事情一定要摆在第一位来完成。唯有如此，你才不会在工作中感到忙乱。

你是不是从早忙到晚，感觉自己一直被工作追着跑？但你的忙乱也许不是因为工作太多，而是因为你没有将重要的事摆在第一位。在如今越来越复杂与紧凑的工作步调中，运用奥卡姆剃刀将不紧迫又不重要的事情撇在一边，保持“要事第一”是最好的应对原则。

“最聪明的人是那些对无足轻重的事情无动于衷，却对那些较重要的事务无法无动于衷的人。”一流人物大都具备无视“小”（人物、是非）的能力，他必须忍住不为小事所缠，他能很快分辨出什么是无关的事项，然后立刻砍掉它。

事实也是如此，在你往前奔跑时，你不可以对路边的蚂蚁、水边的青蛙太在意——当然毒蛇拦路除外。如果要先搬掉所有的障碍才行动，那就什么也做不成。一个人过于努力想把所有事都做好，他就不会把最重要的事做好。

许多人在处理日常事务时，完全不知道把工作按重要性排队。他们以为每个任务都是一样的重要，只要时间被工作填得满满的，他们就会很高兴。然而懂得安排工作的人却不是这样，他们通常是按优先顺序展开工作，将要事摆在第一位。

在确定了应该做哪几件事情之后，你必须按他们的轻重缓急行动。大部分人是根据事情的紧迫感而不是事情的优先程度来安排顺序的。这些人的做法是被动的而不是主动的。懂得生活的人不会这样来按优先顺序开展工作。以下是两个建议：

第一，每天开始都有一张优先表。

伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普曾会见效率专家艾维·利。会见时，艾维·利说自己的公司能帮助舒瓦普把他的钢铁公司管理得更好。舒瓦普说他自己懂得如何管理，但事实上公司不尽如人意。可是他说自己需要的不是更多的知识，而是更多的行动。他说：“应该做什么，我们自己是清楚的。如果你能告诉我们如何更好地执行计划，我听你的，在合理范围内价钱由你定。”

艾维·利说可以在10分钟内给舒瓦普一样东西，这东西能使他的公司业绩提高至少50％。然后他递给舒瓦普一张空白纸，说：“在这张纸上写下你明天要做的最重要的六件事。”过了一会儿又说：“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这花了大约5分钟。艾维·利接着说：“现在把这张纸放进口袋。明天早上第一件事情就是把这张纸条拿出来，做第一项。不要看其他的，只看第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样方法对待第二件事、第三件事……直到你下班为止。如果你只做完第一件事情，那不要紧。你总是做着最重要的事情。”

艾维·利又说：“每一天都要这样做。你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你公司的人也这样干。这个实验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。”

这整个会见历时不到半个小时。几个星期之后，舒瓦普给艾维·利寄去一张25万美元的支票，还有一封信。信上说从钱的观点看，那是他一生中最有价值的一课。据说，五年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃成为世界上最大的独立钢铁厂，而其中，艾维·利提出的方法功不可没。这个方法为舒瓦普赚得了一亿美元。

第二，把事情按先后顺序排列，制定一个进度表。

把一天的事情安排好，这对于你成就大事情是很关键的。这样你可以每时每刻集中精力处理要做的事。但把一周、一个月、一年的时间安排好，也是同样重要的。这样做给你一个整体方向，使你看到自己的宏图。

真正的高效能人士都是明白轻重缓急的道理的，他们在处理一年或一个月、一天的事情之前，总是按分清主次的办法来安排自己的时间。

商业及电脑巨子罗斯·佩罗说：“凡是优秀的、值得称道的东西，每时每刻都处在刀刃上，要不断努力才能保持刀刃的锋利。”罗斯认识到，人们确定了事情的重要性之后，不等于事情会自动办得好，你或许要花大力气才能把这些重要的事情做好。始终要把它们摆在第一位，你肯定要费很大的劲。下面是有助于你做到这一点的三步计划：

第一步，估价。首先，你要用目标、需要、回报和满足感这四项内容对将要做的事情做一个估价。

第二步，去除。第二是去除你不必要做的事情，把要做但不一定要你做的事情委托别人去做。

第三步，估计。记下你为目标所必须做的事，包括完成任务需要多长时间，谁可以帮助你完成任务等资料。

第三，要避免不必要的干扰。

要做到重要的事情摆在第一位，并且集中精力将其处理好，就要排除干扰。但是，我们生活在一个复杂的社会群体之中，任何人都无法完全避免干扰。尽管如此，我们仍然要尽可能地减少干扰。

首先，我们要给自己创造一个良好的工作环境。精力无法集中的人，自称要消除精神疲劳，改变心情，常常会在写字台周围摆上各种不相干的玩意儿。实际上这些东西，无论是全家福照片、纪念品、钟表、温度计，它们既占据你的空间，也分散你的注意力。它们对你形成的干扰是无形的，是不易察觉的。这时候，办法只有一个，除了达到当前目的所必备的东西之外，不让自己看其他东西。

其次，将种种琐事归纳到一起，这样工作起来就必须要有节奏。例如，有些信件，可以归总起来一次写完；尽量约好时间，尽可能集中依次会见来访者；必须阅读的材料，集中到一起很快地一一过目，等等。

再次，委婉拒绝别人的托付。在现实生活中，难免会遇到别人托付自己做一些事。如果碍于情面不拒绝，有可能会耽误自己的工作进度。不是说对于别人的托付一概拒绝，而是指在必要时，应该巧妙地拒绝别人，使自己的工作能够顺利进行下去。

做最现实的事情

太高的奢望和不切实际的目标，对我们而言是没有价值的。只有把握好最近、最现实的目标，付出才可能有回报。

英国的某家报纸曾举办过一项高额奖金有奖征答活动，题目如下：

在一个充气不足的热气球上，载着三位关系世界兴亡命运的科学家。第一位是环保专家，他的研究可拯救人类因环境污染而面临死亡的厄运；第二位是核子专家，他有能力防止全球性的核战争，使地球免于遭受灭亡的绝境；第三位是粮食专家，他能在不毛之地，运用专业知识成功地种植食物，使几千万人脱离饥饿的命运。