第6章 综合管理制度(5)

（3）将进货厂的指定编号全记入传票中，以此编号为基础来进行管理。

（4）如无进货厂的指定编号，应由公司独自的编号来做管理。

7.承诺书的发行

（1）在确认过订单的内容后，应配合客户的要求，发出订购承诺书。

（2）承诺书上应依照印花税规定，贴足印花邮票，然后销印或盖章。物品让渡承诺书与承包方面的承诺书，要特别区分清楚。

（3）承诺书的发行须经分店长或所长盖章。

8.销售

（1）交货：

①在交货给客户的时候，一定要填写交货单并连同商品一起交给客户（交货单与货物领取单须同时填写）。

②在制作交货单时须注意：

A.查核与客户的订单内容，尤其须特别注意交货日期及地点。

B.客户若有指定的表格，则依照客户的规定填写。

C.交货单应交主管盖章。

③货物领取单。

交货时应连同货物领取单一并交给对方，并由对方在该单上盖章证明已领取货物。

④货物领取单应附在买卖报告书（以下称卖报）中，作为它的明细参考资料。

⑤其他的处理。

无法依据上述方式处理的特殊产品，应对照商业往来习惯处理。

（2）请款：

①请款单。

请款书填写时须先依据客户的订单记入内容，并负责该项业务的主管盖章后始具效力。客户若有指定表格时，则须依该表格填写，否则皆按公司作业规定处理。

②发出的时机。

如无特约条件，应连同货品一起发出，但如有特约时，则应于该指定日期发出。

9.销售的结算

（1）结算基准。

销售的结算通常以出货日为基准。但客户如需要验收而无法以出货日为结算基准的话，可经由请示变更结算的基准。在这种情况下，必须依据公司所规定的请示单，注明交易内容，经由分店长转呈财会部经理取得认可。

（2）买卖报告书。

负责人员对于已完成交货的商品（或已获验收许可的商品），应填制卖报，取得部、所长的认可。卖报中还须附上客户的货物领取单及进货时的配送介绍书。进货厂商直接运送时，则由进货厂准备出货单；如为库存品则由本公司准备交货单。但都须另附物品领取单。

（3）结算手续。

销售的总结算是依据每月所填写的卖报的统计额计算。各部、所内发行的卖报，其1—3联应汇整并连同销售实绩表提交所属的管理科（第4联由发行部门自行管理）。

（4）销售结算的特别处理。

①如价格发生变动，在结算销售额的月份还未能决定价格时，则暂时以旧价格（销售与进货皆同）计算。

②如需做成分鉴定的商品，在当月无法判定等级时，则依照过去的实绩来推断其等级，再依此推算进货的总额，并以此作为该月份销售的结算，直到等级确定后再做详细计算（一般都是在进货的次月做详细结算）。

③如果交易是由二处以上的单位共同合作谈成，完成合同时，应由主要的营业处填写销售总额的卖报。

10.货款回收

（1）收货款虽然是以订单上的条件为依据，但仍应设法使回收更有利，并尽早做具体的掌握。

（2）发现对方有拖延缴款的疑虑时，应立即口头向分店长、部、所长报告。如已迟延，应迅速取得所属主管人员的认可，并向分店长提交“并收账款回收迟延报告书”。

（3）收受货款时应确认一下现金（汇款、支票、抵销）与票据上的金额。现金以“收据”、票据以“定期票据收据”为交换，在收款前一天的中午前填写此收据，并将收据连同卖报（赊欠金补助簿贷方）一起交给管理科，委托其进行。委托方式以记载在“收据委托账”为主，且不得以口头进行。

（4）在接受支票、票据时，须仔细确认金额、盖印、付款日期、开票日、开票人等项目是否有疏漏。

（5）负责接受现金、支票、票据的本人，应与自己所携带的“收据发行委托账”做一对照，在确认无误后盖章，并附上送款单后，缴交管理科。

11.收据管理

（1）保管负责人。

收据用纸的保管由财会负责人负责。

（2）保管场所。

保管在可加锁之处。

（3）档案。

在确认过现金（汇款、支票、抵销）及票据的金额之后，应在收据（现金）及“定期票据收据”（票据）上编上号码（用公司规定用纸）后建档。另外，收据须使用已在客户处登记者的印章，保管工作则由财会部负责人负责。

公司销售管理制度（例6）

第一条目的

本规则用来规定本公司的销售相关业务处理方式。

第二条适用范围

本规则的适用范围除直接从事销售工作者外，凡与此有关连者，一概包含在内。

第三条销售活动

销售活动须积极进行，务使其结果能促进公司业务的进展。

第四条销售人员须知

从事销售工作的人员，除应通过公司所规定的组织，在所属主管的监督指导之下，与同事彼此亲和，互相协助，维持工作部门的秩序之外，对外方面，亦不可有失作为一个公司人员的气度。

第五条各种规则的遵守

公司人员除本规则及其他规定外，对于公司临时发出的传达或命令，也应视同本规则遵守。

第六条连带保证制度

对于从事销售业务人员，应尽快设立连带保证制度。

第七条事前调查

从事销售业务人员，对于对方的付款能力等，应做事前调查，并衡量本公司的生产能力是否能依对方的订购内容作配合后，再行决定是否受理订货。

第八条调查事项

从事销售工作人员，应随时做好下列四项的调查，并将内容报告给所属主管：

1.预定下订单的机关、公司及学校的概况。

2.调查与下订单者有交易关系，并为本公司竞争对象的同业者、设计事务所、建设业者。

3.下订单的对方与本公司的关系及以往的订货实绩、付款情况。

4.如为第一次交易者，应就其经历、负责人、性格、资金、往来银行、从业人员数目、每月生产能力及交易能力、有无与本公司的竞争同业交易、业务内容等进行调查。

第九条订货情报

订货情报应尽快取得，并在所属经理的指导之下，尽快展开有效率的销售活动。

第十条估价单的提出

在提出估价单时，应先取得所隶属主管的裁决认可后，方得提出。

第十一条严格遵守价格及交货期

在受理订货时，除了应遵守公司规定的售价及交货期外，对于下列五项规定也应确实遵守：

1.品名、规格、数量及契约金额。

2.具体的付款条件：付款日期、付款地点、现金或支票、支票日期、收款方式。

3.除特殊情况以外，从订货受理到交货之间的期限，一般以三个月为主。

4.交货地点、运送方式、距离最近的车站等交货条件。

5.安装、运转及修理等所需的技术派遣费的协定。

第十二条契约书的提出

如前述条件已具备，应将订货受理报告书连同订购单及契约书等证明订货事实的资料，一起提出给所属的主管。

第十三条注明新旧客户

1.订货受理报告书中对于订购者是新客户或者已有往来的客户须注明清楚。

2.如果是旧客户，应依据交货日期记明目前的未付款项余额。另外，尚须注明交易前或交易中是否有意外事故发生。新客户则重新处理，旧客户如曾有不良记录者予以标示。

第十四条契约上的留意点

在受理订货或订立契约时，应先确认工程现场及相关施行范围、规格设计等事宜。

第十五条受理订货、订立契约

在受理订货或订立契约时，应依照下列四项条件选择交易公司、缔结付款条件：

1.对于以往一向忠实履行付款条件的旧客户，可依照惯例认可本交易，但仍必须规定在六个月内收回货款。

2.与新客户的交易，原则上在交货时必须同时收取现金。

3.即使是旧客户，仍应依照其付款能力的好坏，采取由交货处代理受领或直接契约的方法。

4.对于过去曾发生过支票不兑现或不信守契约行为的客户，一概不接受代理受款以外的订货方式。

第十六条免费的追加补货

交货后，若基于客户的要求或其他情况的需要，必须免费追加机械器具或零件等物品的话，须事前提出附有说明的相关资料给总经理，取得其裁决。

第十七条损失负担

因前项而发生损失的责任归属问题，则另订条文规定。

第十八条报告

从事销售业务人员对于本规则第八条所规定的内容，应提出下列资料，并经由所属主管直接向董事长报告：

1.每日的活动情况（每日）。

2.三个月内的订货受理内容报告（每月最后一日）。

3.收款预定（每月最后一天）。

第十九条报告的检查

根据前项提出的报告，管理科进行检查后，设立三个月的营业方针计划，并对成果进行调查。

第二十条订货确认、变更的通知

1.管理或生产部门针对生产能力进行评估，再依据订货受理报告书中的条件及内容，做好确认之后，迅速发出订货确认的通知或变更通知给负责人员。

2.负责受理订货人员在收到前项变更通知后，须立即与订货者联络，并设法努力与订货人交涉，使订货条件符合规定。

第二十一条管理科

管理科应针对订货受理及交货等状况加以调查、分析，并负责督促交货事宜。

第二十二条销售价格表

销售价格表须随身携带，但不可借给或流传到第三者手中。另外，经过公司许可借出的图表等资料，也应设法迅速收回。

第二十三条目录等的配发

目录及其他销售上的必要资料，必须慎选对象后发放。

第二十四条销售奖金制度

公司另设有销售奖金制度，以资奖励直接从事销售业务的人员及特约店（代理店）。

第二十五条货款的回收

负责受理订货者应对货款回收事宜。

第二十六条回收货款时的注意事项

负责回收货款者必须遵守下列三点事项：

1.在受理订货或提出估价书时，应与对方谈妥付款条件。

2.在交完货后应立即提出请款单，在付款日须亲往收款，或寄出缴款委托函给对方。

3.经常与订货者保持密切联络，设法使对方如期付款。

第二十七条提出收款预定

负责人员应于每月月底将订货对方三个月间的收款预定表提交给所属主管。预定表的要领如下：

1.以每月的×日、×日及月底做区分，注明各现金款项及票据的金额。

2.管理科依据收款预定表，交给负责受理订货人员，并交付余额确认书及付款通知书等，借此督促加强收款业务。

第二十八条无法收款时的赔偿

当货款发生无法兑现，判定已无收款可能时，负责人员须由其薪资中扣除相当于此货款的30%额度，作为赔偿。

第二十九条不良债权的处理

交货后六个月内，对方仍赊欠货款时，一般视为不良账款，应由负责人员从其薪资中扣除相当于该款项15%的金额，赔偿给公司。但是，前项规定实施后的两个月以内，如果该货款的总额已回收，则前项赔偿金的二分之一应退还给负责人员。

第三十条回扣的范围

回扣的范围以超过公司规定的销售价格者为主，低于销售价格者不予认可。回扣的对象以契约或交货的对方为主，结算条件必须附有收据。另外，对于国有机构，其回扣行为将不予认可。

第三十一条回扣

如契约规定，并经得公司许可必须付予回扣时，只能以限定比例支付。

第三十二条销售佣金

销售佣金之处理则依照第三十条及第三十一条的回扣条件来施行。

第三十三条订货取消及退还货品

当发生订货取消或要求退货等事件，应立即依照规定步骤，将对方的凭证资料提交给所属主管，并待管理科裁决通知时，始可更正自己所持有的销货内容。

第三十四条退货的处理

因不得已的理由，而必须接受退货时，应迅速将契约书及对方的退货传票，交给所属主管。如果事情的责任须归属该负责人，则须从该负责人的薪资中扣除运费、包装费及机器调整费等必要的相对费用，以作为对公司的赔偿。

第三十五条交货后的折扣

如货品交出后，货款被打折，应将对方的相关资料连同契约书、订单等提交给所属上司。不管被打折扣是事出何因，负责人都应从薪资中扣除相当于折扣金额的款项给公司，作为赔偿。

第三十六条预付款的申请

出差应依据公司规定的方式，于出差前的四天（包括请款日）向所属主管提出出差旅费的预付，并取得董事长的认可，始可向管理科申请支付。

第三十七条出差旅费

关于出差旅费的申请，请依据另行规定的旅费规章办理。

第三十八条日报的提出

出差者应依照另行规定的步骤，从出发日起按日提出自己的活动状况报告。

第三十九条明示所在处

出差者应将自己未来数天的去向告知公司或留言给将离去之处，让公司随时知道自己的所在。

第四十条旅费的核算

出差旅费的核算应于返回公司两天内，依照规定的步骤，向所属主管提出报告。

第四十一条以贷出款处理

出差者在返回公司上班的三天内（包括归来的当天）未提出核算书时，则预付给该人的出差费即视为对该出差人的贷出款，且不再支付出差旅费。

第四十二条技术人员的派遣

关于派遣技术人员到其他公司服务时，须事先附上对方公司的要求书，转交所属主管，取得其许可，并提出派遣委托书始准派遣。

第四十三条派遣内容

关于技术派遣须依照另行规定的工务规章来实施。

第四十四条活动经费

销售活动所需的经费预算应于每月月初决定。

第四十五条销售的各项经费

销售经费的认可只限于前条所规定的范围内，超出此限者则不予认可。

第四十六条销售经费的处理

各项销售经费须在付款账目中分别记入规定的计算科目，并依照规定的格式提出申请。

第四十七条预付款及结算

各项销售经费的支出采取预付与结算两种方式，但两者都必须具备下列两项条件：

1.结算方式的付款须附上收据证明。

2.预付方式只限于事前有公司认可者为主。