第2章 Excel 2007 概述
Excel 2007是Microsoft公司推出的最新一版电子表格处理软件，其工作界面和对电子表格的处理能力较早期版本的Excel软件有了质的提高。本章将学习的主要内容有：
❑ 了解Excel 2007的发展历史及其较之早期Excel版本新增功能。
❑ 掌握Excel 2007的基本操作；初步介绍Excel 2007与VBA的关系。
2.1 了解Excel 2007
Excel 2007是一款电子表格处理软件，其主要应用是制作电子表格，针对电子表格提供的数据进行运算和数据分析，并且能依据电子表格提供的数据制作各种图表。本节将介绍Excel软件的发展历史和Excel 2007新特点。
2.1.1 Excel的发展过程
任何一个功能强大、具有顽强生命力的事物，它的这些优点都不是与生俱来的，其必然经历了一个相当漫长的逐步完善的发展过程。Excel 2007同样也不例外，第1款Excel诞生于1985年，应用于Mac系统；直到1993年Excel第1次被捆绑进Microsoft Office中，自此Excel就开始成为适用于Microsoft操作平台上的电子制表的主流软件。
同时，从1993年之后Excel也开始支持Visual Basic for Applications（VBA）。VBA是一款功能强大的工具，它使Excel形成了独立的编程环境。使用VBA和宏，可以把手工步骤自动化，VBA也允许创建窗体来获得用户输入的信息。但是，VBA的自动化功能也导致Excel成为宏病毒的攻击目标。
1997年，Microsoft公司推出了Office 97，Excel 97是其中一个重要的程序。Excel 97可以完成表格输入、统计、分析等多项工作，可生成精美直观的表格、图表，是一个日常工作、生活中处理各种各样的图表的良好工具。
2001年，Microsoft公司推出了Office XP。利用Office XP中的电子表格程序——Microsoft Excel 2002版，可以快速创建、分析和共享重要的数据。其中智能标记和任务窗格的新功能简化了常见的任务。协作方面的增强则进一步精简了信息审阅过程。新增的数据恢复功能确保用户不会丢失自己的劳动成果。可刷新查询功能使用户可以集成来自Web及任意其他数据源的活动数据。
2003年，Microsoft公司推出Office 2003，Excel 2003作为Excel的系列软件，继承了前期版本的优良特性，同时新增了信息检索、列表等功能，增强了模板、网络、导入数据、宏操作等功能，整个软件在操作上更加简单。
2007年，Microsoft公司的Office 2007诞生，Excel 2007不论是操作过程还是操作界面都达到了前所未有的高度：全新设计的用户界面、稳定安全的文件格式、无缝高效的沟通协作，这一切，为用户提供了功能强大的工作平台。整个软件给人耳目一新的感觉。
Tips
此处只是Excel发展的一个简要概括，其各个阶段还有更详细的多种产品，此知识不是本书的重点，在此不一一列举。
2.1.2 Excel 2007的新特点
Excel 2007与早期的电子表格处理软件相比，Excel 2007更显人性化，界面更加美观细腻，操作简单，使用方便。此处为读者介绍最常用、最熟悉的新增功能。
（1）全新的用户操作界面：编辑区与功能区划分明确，采用按钮式操作取代了早期版本中的下拉菜单、工具栏式操作，使操作更方便，使操作者可以更容易地看到完成各种任务的功能按钮，提高工作效率。Excel 2007的工作界面如图2.1所示。
（2）灵活的折叠编辑：在早期版本中，当选中内容过多的单元格时会遮盖部分表格内容。在Excel 2007中单击编辑栏右侧的折叠按钮后，整个表格会自动下移，这样使编辑操作更符合实际情况，折叠按钮如图2.2所示。
图2.1 Excel 2007工作界面
图2.2 展开折叠按钮
（3）友好的函数提示：当用户使用某一函数时，只要在编辑栏中输入等号和函数名的第1个字母，Excel就将显示相关的函数列表（或者命名区域和表引用），用户可以使用“Tab”键或鼠标选择所需公式；然后，Excel帮助用户输入正确的参数并建议定义的名称或结构引用。每个公式将显示工具提示以帮助用户正确选择使用。
（4）强大的处理能力：行数列数增加，在Excel 2007中可以处理1048 576行乘以16384列个单元格；支持最多16000 000种颜色；支持无限多的格式类型，而不再仅限于4000种；另存为PDF文件，更体现了Excel的兼容性；简繁转换功能等。
对于Excel 2007的新特点就简单介绍到此，此处介绍的新特点只是一些常用的、容易看见的工具特点，还有更多新特点需要在进一步的使用中才能体会到，相信用户在学习了Excel 2007之后一定会感叹其强大的功能。总之Excel 2007作为新一代电子表格处理软件极大地满足了实际应用需要。
2.2 Excel 2007的操作
对于任何一款软件，只有先打开软件才能使用该软件。在Windows操作系统中，打开软件是一个非常简单的操作，通常双击软件图标或在“开始”菜单中找到相应的应用程序，单击该应用程序名称即可打开软件。
2.2.1 启动Excel 2007
启动Excel 2007与打开其他应用软件一样。一般情况下可通过选择“开始”菜单来打开Excel 2007，其具体的操作方法如下所述（计算机处于工作状态后）。
1.通过Microsoft Excel 2007菜单项启动
选择窗口左下角的 “开始”→“所有程序”→ “Microsoft Office”→“Microsoft Office Excel 2007”命令，其操作过程如图2.3所示。
2.通过Excel 2007快捷方式启动
启动Excel 2007的方法是通过用鼠标双击或右键单击桌面上的快捷方式打开软件，此种方式需要用户在桌面上创建Excel 2007的快捷方式。若桌面上没有Excel 2007的快捷方式则不能使用此方法来启动Excel 2007。此种操作方法如图2.4所示。
图2.3 从“开始”菜单中启动Excel 2007
图2.4 通过右击桌面快捷方式启动Excel 2007
Tips
（1）选择窗口左下角的 “开始”→“所有程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Office Excel 2007”命令；（2）用鼠标右键单击Excel 2007启动程序，在弹出的快捷菜单中选择“发送到”→“桌面快捷方式”命令，完成Excel 2007桌面快捷方式的创建。其操作过程如图2.5所示。
图2.5 创建Excel 2007桌面快捷方式
3.通过“运行”命令启动
该启动Excel 2007的方法是通过“开始”菜单下的“运行”功能，其操作方法如下所述。
（1）选择“开始”→“运行”命令，弹出如图2.6所示的窗口。
（2）单击此窗口上的“浏览”按钮，查找到Excel.exe文件，双击即可，如图2.7所示。
图2.6 运行窗口
图2.7 查找Excel.exe文件
2.2.2 认识Excel 2007的工作界面
打开Excel 2007后，其完整的工作界面就会呈现出来。其界面各个分区划分明确，包括了Office按钮，快速访问工具栏、标题栏、功能菜单选项卡、单元格名称显示框、滚动条、表格编辑区等。其各个对应部分如图2.8所示。
图2.8 Excel 2007工作界面分布
（1）Office按钮：其功能相当于早期版本中的“文件”下拉菜单，单击此按钮会显示如图2.9所示的菜单，其中包含了常用的文件管理操作命令，如新建、保存、另存为、打印、准备、发送、关闭等操作命令，在其中还可通过“Excel选项”命令配置Excel 2007的工作界面。
图2.9 Office按钮中包含的下拉菜单
（2）快速访问工具栏：其功能相当于早期版本的常用工具栏，主要用于方便用户操作。默认设置的情况下，其中只包含了“保存”、“撤销”、“恢复”3个命令按钮，用户可根据实际需要通过快速访问工具栏右侧的小三角按钮向其中添加常用按钮命令。
（3）标题栏：用于显示窗口的名称，也就是当前正在编辑的工作簿名称。若要移动窗口在屏幕上的位置，可拖动标题栏实现。用鼠标右键单击标题栏可控制窗口的还原、最小化、最大化、关闭。双击标题栏可将窗口恢复或者将窗口最大化。
（4）功能选项卡：此选项卡包含的功能选项相当于早期版本中的菜单栏，只是选项卡式的操作更方便更快捷。选项卡中的功能选项可用Office菜单中的Excel选项进行设置。
（5）工作表名称：显示的是此工作簿中包含的所有工作表，单击工作表名称可激活该工作表使其进入编辑状态。
2.2.3 操作Excel 2007工作簿
一个工作簿其实就是一个Excel 2007文档，一个工作簿中可以包含若干个工作表，默认情况下是3个工作表，分别为Sheet1、Sheet2、Sheet3，可以根据需要在工作簿中添加工作表。对工作簿的操作包括打开、关闭、新建、保存、删除等。
1.打开工作簿
（1）选择“Office按钮”→“打开”命令，弹出选择文件的对话框，在其中找到需要打开的文件，双击该文件即可。
（2）找到该工作簿，直接双击打开即可。
2.关闭工作簿
（1）在Excel 2007工作界面中单击右上角的工作簿控制按钮中的“关闭”按钮即可关闭当前工作簿。
（2）选择“Office按钮”→“关闭”命令，即可关闭当前工作簿。
3.新建工作簿
（1）选择“Office按钮”→“新建”命令即可创建新的工作簿。
（2）通过快速访问工具栏上的“新建”按钮来创建一个工作簿。保存工作簿的方法同于新建工作簿，通过Office按钮或者快速访问工具栏完成保存操作。
4.删除工作簿
删除工作簿是借助于操作系统删除文件的功能来完成的。在相应的目录位置上找到需要删除的工作簿，用鼠标右键单击该工作簿，在弹出的快捷菜单中选择“删除”菜单项，即可删除该工作簿。此时删除的工作簿被存放在回收站，若要彻底删除该工作簿，则需用鼠标右键单击回收站图标，在弹出的快捷菜单中选择“清空回收站”菜单项即可彻底删除该工作簿。
2.2.4 操作Excel 2007工作表
一个工作表其实就是一张二维表格，由若干个行和列组成，其隶属于工作簿，是工作簿的基本构成单位。在默认情况下工作表的名称为Sheet1。在Excel 2007中一个工作表可以包含1048576行和16384列。通过单击工作表界面上的滚动条可以查看所有工作表的内容。对工作表的常用操作包括新建、保存、删除、重命名、隐藏、保护等。所有对工作表的操作都是通过用鼠标右键单击工作表名称来完成的。需要对工作表进行操作时，用鼠标右键单击工作表名称，此时会弹出如图2.10所示的快捷菜单。
图2.10 操作工作表快捷菜单
Tips
插入工作表也可通过工作表名称右边的新建按钮来操作，新建工作的按钮如图2.11所示。
图2.11 新建工作表按钮
2.2.5 操作单元格
单元格是工作表的基本构成单位，从外观上看就是工作表中的长方形的格子，如图2.12所示。其表示方式由单元格所在的行和列的位置来标识。例如C5表示第5行C列的单元格。多个单元格的组合称为单元格区域，根据其组合方式可分为连续的单元格区域和不连续的单元格区域。对单元格的操作包括编辑单元格、设置单元格的格式、复制粘贴单元格等。
图2.12 单元格
1.编辑单元格
编辑单元格是向单元格中输入数据或修改已有数据。一种方法是直接选中所要编辑修改的单元格，然后双击该单元格即可进行编辑修改；另一种方法就是选中所需编辑修改的单元格后在Excel 2007工作界面上的单元格编辑框中进行编辑修改。
2.设置单元格格式
设置单元格的格式主要是设置单元格中数据的显示方式、显示数据的字体、工作表中单元格的对齐方式、工作表的边框等。设置单元格格式操作步骤如下。
（1）选中所需设置的单元格或单元格区域。
（2）用鼠标右键单击此区域，弹出快捷菜单。
（3）在快捷菜单中选择“设置单元格格式”菜单项，弹出设置单元格格式的对话框，其操作过程如图2.13和图2.14所示。
图2.13 用鼠标右键单击单元格设置其格式
图2.14 设置单元格格式对话框
3.复制粘贴单元格
复制粘贴单元格可以减少用户的重复性输入，复制粘贴的操作在Excel 2007中有3种方法：
（1）选中所需复制的单元格，用鼠标右键单击该单元格，在弹出的快捷菜单中选择“复制”选项即可。
（2）运用“开始”功能选项卡下的复制粘贴按钮。
（3）运用操作系统提供的常用操作快捷键即“Ctrl+C”快捷键和“Ctrl+V”快捷键来完成复制粘贴操作。
2.2.6 获取Excel 2007的帮助信息
Excel 2007为用户提供了丰富的帮助信息，用户在使用Excel 2007的过程中可能遇到的各种疑难问题均可通过帮助信息获得解决问题的方法。在Excel 2007中有两种获取帮助信息的方法。
1.通过“帮助”按钮获取帮助
单击Excel 2007工作主界面右上角的按钮
或者按 “F1”功能键，均可打开Excel 2007的帮助文档。操作界面如图2.15所示，打开的帮助文档如图2.16所示。
打开帮助文档后，在对话框中单击需要的帮助分类，就会弹出相应的帮助主题；依次单击相应的主题后即可出现对应的帮助信息，如图2.17所示。也可以在“帮助”主界面上的“搜索”按钮左边的文本框内输入所需帮助内容的关键字，获取相应的帮助信息。
2.通过对话框获取帮助信息
当用户打开一个操作对话框时，可单击对话框右上角的“帮助”按钮，即可打开对应的帮助主题，从其中的主题中选择所需的帮助项即可，其操作如图2.18和图2.19所示。
图2.15 单击“帮助”按钮
图2.16 帮助文档主界面
图2.17 帮助内容
图2.18 在对话框中获取帮助
图2.19 由对话框获取的帮助窗口
2.2.7 退出Excel 2007
通常关闭Excel 2007的操作方法有两种。
（1）单击Office按钮，弹出下拉菜单，选择“退出”命令即可。
（2）单击Excel 2007工作界面上的窗口控制按钮中的“关闭”按钮，如图2.20所示。
图2.20 窗口控制按钮上的“关闭”按钮
2.3 习题
1. 如何启动Excel 2007应用程序？
2. 如何打开工作簿？
3. 在Excel 2007中，如何新建工作簿？
4. 在Excel 2007应用程序中，能不能直接删除文档？如何删除Excel 2007文档？
5. 在Excel 2007中，如何设置单元格的格式？
6. 如何退出Excel 2007应用程序？