1.1 熟悉Excel的工作环境_Excel 2010函数与公式-QQ阅读男生都市网

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1.1 熟悉Excel的工作环境

本节主要解答Excel 2010的操作界面和常用技巧方面的问题，帮助读者快速熟悉工作环境，掌握使用函数与公式所需的基本技能。

疑难1 如何减小功能区所占屏幕空间

Excel 2010版在操作界面上与Excel 2003版相比，变化较大。Excel 2010屏幕上方的功能区所占据的空间较大，使能看到的表格区域较小，特别是分辨率较低的用户在查阅表格内容时较为不便，如何减小其所占用的屏幕空间？

→ 解决方案

将功能区收起，只显示选项卡名称或使用全屏显示功能。

↙ 操作方法

以下4种方法可以将功能区最小化：

方法1 按【Ctrl+F1】组合键。

方法2 用鼠标双击当前选项卡标签。

方法3 用鼠标左键单击窗口右上角的“功能区展开和最小化”按钮。

方法4 用鼠标右键单击功能区，在弹出的快捷菜单中执行“功能区最小化”命令。

功能区最小化后的效果如图1-1所示，单击任一选项卡可以显示其相应内容，当用鼠标激活工作表区域时，功能区又将自动收起。上述4种方法同样可以用于恢复功能区显示。

■ 图1-1 功能区最小化后的效果

此外，还可以通过单击“视图”→“工作簿视图”→“全屏显示”，隐藏功能区，当需要再次显示功能区时，按【Esc】键退出全屏显示即可。

↙ 知识扩展

※ Excel 2010操作界面概览 ※

Excel 2010操作界面如图1-2所示，Excel 2010窗口主要分为：标题栏、功能区、编辑栏、工作表区域和状态栏几个部分。

■ 图1-2 Excel 2010操作界面

1.标题栏：居中显示工作簿名称；左侧为“快速访问工具栏”，提供用户常用的保存、撤销、重做、打印预览等命令按钮。快速访问工具栏也可以在功能区下方显示。

2.功能区：主要由文件、开始、插入、页面布局、公式、数据、审阅、视图、加载项等选项卡组成，用户还可以通过单击“文件”→“选项”→“自定义功能区”创建新的选项卡。每个选项卡根据功能归类分为若干个“组”，例如“开始”选项卡中有“剪贴板”、“字体”、“对齐方式”、“数字”、“样式”、“单元格”、“编辑”等组。

3.编辑栏：位于功能区下方，用于显示、编辑单元格中的内容；左侧为“名称框”，用于显示或定义选定区域的名称。

4.工作表区域：由行标题、列标题、单元格、导航按钮、工作表标签、水平滚动条和垂直滚动条等组成。

5.状态栏：显示单元格模式、录制宏、统计信息等，右侧为视图模式切换按钮和显示比例调节滑块。

疑难2 如何不用设置公式实现统计结果预览

在阅读报表或检验数据时，经常需要临时性地对数值进行一些统计，但有时不方便或时间上不允许添加公式，Excel 2010能否提供更为方便快捷的计算功能。

→ 解决方案

设置Excel 2010的状态栏，查看相关统计信息。

↙ 操作方法

※ 设置Excel 2010状态栏 ※

步骤1 如图1-3所示，用鼠标右键单击状态栏，在弹出的快捷菜单中勾选平均值、计数、数值计数、最小值、最大值、求和等选项；

■ 图1-3 自定义状态栏效果

步骤2 选中表格中B3:C8区域，状态栏将显示该区域的上述统计信息，用户可以通过鼠标选择实现不同区域统计结果的预览，而无须设置任何公式。

其中，“计数”选项统计的是所选区域中非空单元格的个数，“数值计数”只统计含有数值的单元格个数。

疑难3 如何在一个工作簿中管理多张表格

在统计和管理数据时，经常需要按月收集或提供数据，如果将一年的数据按月分成12个工作簿来管理，则操作和统计上都较为不便，如何才能实现在一个工作簿中管理全年各个月份的表格数据呢？

→ 解决方案

了解Excel的对象模型，使用工作簿管理多个表格。

↙ 操作方法

步骤1 如图1-4所示，启动Excel 2010后，默认建立一个名为“工作簿1”的文件，包含名为Sheet1、Sheet2、Sheet3的三个工作表。

■ 图1-4 重命名和插入工作表

步骤2 用鼠标双击工作表标签，或右键单击工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令，即可将“Sheet1”等默认工作表名改为“1月”、“2月”等。

步骤3 用鼠标单击工作表标签右侧的“插入工作表”按钮，或按下【Shift+F11】组合键，即可插入新的工作表。

步骤4 单击“文件”选项卡→“另存为”命令，将工作簿另存为“销售数据”。

重复步骤2、3，建立多个工作表并重命名为不同月份，最后在表中输入相应的数据，至此，通过工作簿管理多张工作表的最终效果如图1-5所示。

■ 图1-5 通过工作簿管理多张工作表

↙ 知识扩展

※ 理解工作簿、工作表和单元格之间的关系 ※

Excel的文件称为“工作簿”（Workbook），可以由多张工作表（WorkSheet）组成，Excel 2010中每张工作表由1048576行×16384列个单元格组成，比Excel 2003及早期版本的65 536行×256列个单元格扩大了许多，可以满足多数用户存储与分析数据的需求。

工作簿可以理解为一本账簿，每个工作表是账簿中的一页，并且其可以填写的表格区域要比实际的账簿大得多。

默认的新建工作簿包含3张工作表，如图1-6所示，单击“文件”选项卡→“选项”→“常规”，在“新建工作簿时”区域设置“包含的工作表数”，可以修改为1～255的整数。超过255张工作表时可以使用“插入工作表”按钮完成，一个工作簿可以包含的工作表数仅受内存限制。

■ 图1-6 设置新建工作簿默认的工作表数

疑难4 为什么表格列标题显示的是数字而不是字母

如图1-7所示，为什么打开Excel之后，列标题显示的是数字1、2、3而不是字母A、B、C？如何才能恢复列标题用字母显示？

■ 图1-7 列标题显示的是数字而不是字母

→ 解决方案

取消“R1C1”引用样式的选项设置。

↙ 操作方法

※ 设置R1C1引用样式 ※

步骤1 如图1-8所示，单击“文件”选项卡→“选项”→“公式”；

■ 图1-8 取消R1C1引用样式

步骤2 在“使用公式”区域取消“R1C1引用样式”复选框，单击“确定”按钮。

↙ 知识扩展

※ A1引用样式和R1C1引用样式 ※

单元格是组成表格的最小元素，在Excel中用“地址”来表示每一个单元格，并且可以通过使用这种“地址”来引用单元格中的数据。即：以左上角单元格为坐标原点，沿水平方向向右延伸为“行”，沿垂直方向向下延伸为“列”，根据表示方法不同，引用分为A1引用样式和R1C1引用样式。

A1引用样式是使用列标的字母与行号的数字来表示单元格地址的。例如C3单元格表示C列第3行交叉处的单元格。

R1C1引用样式是使用字母R（Row，即“行”的单词缩写）与数字来表示第几行，使用字母C（Column，即“列”的单词缩写）与数字来表示第几列的，例如R4C3单元格表示的是第4行第3列交叉处的单元格，即C4单元格；R3C4表示的是第3行第4列交叉处的单元格，即D3单元格。

疑难5 如何根据开头字母的提示快速输入函数名称

Excel 2010的内置函数有数百个，对初学者来说，记函数名是一件很令人头疼的事情，有时候会因不小心输错函数名，比如将“SUBSTITUTE”输成“SUBTSTITUTE”等，从而返回#NAME？错误。如何根据输入函数开头字母给出的提示实现快速输入函数名称？

→ 解决方案

开启“公式记忆式键入”功能，实现边输入边查询函数的功能。

↙ 操作方法

※ 开启“公式记忆式键入”功能的两种方法 ※

方法1 如图1-8所示，单击“文件”选项卡→“选项”→“公式”，在“使用公式”区域勾选“公式记忆式键入”复选框，单击“确定”按钮。

方法2 在输入或编辑公式时，按【Alt+↓】组合键，可以切换“公式记忆式键入”选项的开启或关闭。

如图1-9所示，开启“公式记忆式键入”功能后，输入“=I”，将自动显示以字母i开头的函数，如IF、IFERROR、IMABS等，并在函数的旁侧显示函数功能的简要信息。随着继续输入字母的增多，列表范围逐步缩小，当输入“=if ”时，列表中只剩下IF和IFERROR函数。用鼠标单击列表中的函数或用方向键↑、↓移动选择所需函数，并按【Tab】键即可将函数输入到公式中。

■ 图1-9 公式记忆式键入

此外，如果用户定义了名称，或者创建了“表”，也可以使用此功能实现快速输入。相比Excel 2003及早期版本，公式记忆式键入功能帮助用户摆脱了记忆函数名称的苦恼，极大地提高了公式输入的效率和准确率。

关于名称请参阅：第1章1.5节。

关于“表”请参阅：疑难59。

疑难6 如何不让函数提示信息遮盖到工作表的列号

如图1-10所示，在输入公式时，函数的提示信息会盖住列标，既影响表格阅览，又不便于选择相应的列，如何关闭这个信息提示？

■ 图1-10 函数提示信息盖住列标

→ 解决方案

设置Excel选项，关闭函数屏幕提示。

↙ 操作方法

如图1-11所示，单击“文件”选项卡→“Excel选项”→“高级”，在“显示”区域不勾选“显示函数屏幕提示”复选框，即可关闭信息提示。

■ 图1-11 关闭“显示函数屏幕提示”信息

建议开启“显示函数屏幕提示”功能，如果认为其影响视觉效果，可以用鼠标将提示信息暂时拖放到屏幕其他位置，或者在单元格中而不是编辑栏激活公式。

↙ 知识扩展

※ 函数屏幕提示工具的妙用 ※

函数屏幕提示工具不仅方便用户即时查阅函数的语法，还有快速获取函数帮助信息和选择函数参数部分的妙用。

1.快速获取函数帮助信息。

如图1-12所示，将鼠标移向函数屏幕提示工具最左侧并单击函数名称，可以直接打开该函数的帮助信息。

■ 图1-12 使用函数屏幕提示工具获取函数帮助信息

2.快速选择函数某个参数部分。

如图1-13所示，当用鼠标指向函数屏幕提示工具并单击其中某个参数后，公式中相应的部分将被选中并以黑色背景高亮显示，配合使用【F9】键可以求公式部分结果功能，使用户更方便地分段理解函数。

■ 图1-13 使用函数屏幕提示工具选取函数的某个参数

疑难7 为什么公式计算结果不会变化

有时将设置好的公式复制到其他单元格后发现，其计算结果与原复制的单元格一样，即使修改了所引用的单元格的数据，其计算结果也未发生变化，这是什么原因造成的呢？

→ 解决方案

设置“计算选项”为“自动”模式。

↙ 操作方法

※ 设置自动或手动计算模式 ※

方法1 如图1-14所示，单击“文件”选项卡→“选项”→“公式”，在“计算选项”区域勾选“自动重算”复选框，单击“确定”按钮。

■ 图1-14 设置“自动重算”选项方法1

方法2 如图1-15所示，单击“公式”选项卡，在“计算”组中单击“计算选项”，并在弹出的下拉菜单中选择【自动】命令。

■ 图1-15 设置“自动重算”选项方法2

为了避免不必要的计算，只有在公式所依赖的单元格发生更改时，Excel才会自动重新计算公式。第一次打开工作簿以及编辑工作簿时，会默认执行重新计算。

↘ 注意

如果表格中数据量大且公式较多，在输入或者编辑数据时，可能会因为公式的重算而占用CPU和内存资源而影响运行速度，这时可将计算选项暂时设置为“手动”，在需要刷新运算结果时，可按【F9】键对整个工作簿进行计算或者按【Shift+F9】组合键对活动工作簿进行计算。

疑难8 为什么单元格中只显示公式文本而不显示计算结果

如图1-16所示，表格中B3:B7都已经输入数据了，为什么在B8中输入求和公式后只显示=SUM(B3:B7)却得不到计算结果呢？

■ 图1-16 单元格中只显示公式而不是计算结果

→ 解决方案

检查是否设置了“显示公式”模式，单元格是否为文本格式。

↙ 操作方法

※ 检查“显示公式”选项状态 ※

方法1 如图1-17所示，单击“公式”选项卡，在“公式审核”组中检查“显示公式”按钮是否处于选中状态，并通过单击该按钮切换到显示计算结果状态。

■ 图1-17 切换“显示公式”模式

方法2按【Ctrl+`】组合键（`即反勾号，一般位于键盘左上角，与～键为同一个键），可以直接切换到“显示公式”状态。

一般来说，在“显示公式”状态下，单元格的列宽一般会比常规的宽度大，且往往是多列等宽，空白单元格区域也是如此。

※ 检查单元格是否为“文本”格式 ※

如果单元格格式为“文本”格式，或者输入公式的“=”号前面有文本引导符（半角单引号“'”），也会导致只显示公式而不是计算结果。如图1-18所示，打开“设置单元格格式”对话框，在“数字”选项卡中，将“文本”改为“常规”后，双击单元格进入编辑状态，并按【Enter】键结束（数组公式按【Ctrl+Shift+Enter】组合键），即可显示计算结果。