2.2 让PowerPoint更听你的话

PowerPoint足够简单，我们要让它保持简单，不要制作过于复杂的东西，尽量减少操作步骤。

为了更方便地使用PowerPoint，熟悉PowerPoint软件功能和操作是基础，但在操作过程中，会有一些经常性的操作需要，一些常用功能需要查找半天，有没有办法把这些课件制作中经常用到的功能与命令集中显示呢？

2.2.1 将最常用的命令集中显示在自定义快速显示栏

在PowerPoint功能操作区单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“自定义快速访问工具栏”命令，如下图所示。

可以根据自己的习惯和常用操作，把最常用的操作命令加入到快速访问工具栏，如文件的打开、保存、关闭、对象的对齐方式、叠放次序等，如下图所示。

2.2.2 按自己的操作习惯自定义功能操作区

新版本的PowerPoint取消了PowerPoint 2003菜单操作方式，使许多用户都不习惯，但新版本的PowerPoint提供了完全的自定义功能操作区，在幻灯片制作过程中，为了方便工作，完全可以根据自己的操作习惯定义出自己喜欢的操作功能区，如同自定义快速工具栏一样，在操作功能区单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“自定义功能区”命令，进入后，可以更改主选项与工具选项卡（即浮动工具栏），还可以自己新建选项卡，以重新整理功能命令，如下图所示。

2.2.3 设置选项，按自己习惯设置PowerPoint

除了以上对PowerPoint的操作功能进行自定义与设置以外，还可以对PowerPoint选项进行一些更改，以符合课件制作需求，如更改PowerPoint撤销次数的限制等，PowerPoint选项设置如下图所示。

2.2.4 使用Tab等键，快速选择重叠或被遮盖住的对象

如果一个界面中有很多个对象，又互相重叠，那该如何选择呢？利用Tab键可以快速在选择的对象中进行切换，使用方向键或Ctrl+方向键可以精确调整对象的位置（如下图所示）。

你还可以改变幻灯片的显示比例（设置按钮在幻灯片设计窗口的右下角），进行放大，这样调整对象会更便于观察，如下图所示。

另外在PowerPoint中还有一些其他的快速操作技巧，归纳总结如下。

（1）在PowerPoint 2007或2010中内置了文字图片样式，可以快速改变图片与文字的显示效果。

（2）利用格式刷功能（双击），可以批量改变对象的格式设置，在PowerPoint 2010中，还有动画格式刷，对动画的设置也可以复制。

（3）在幻灯片浏览视图下，可以快速调整幻灯片的显示顺序，对幻灯片进行移动、复制等操作。

在PowerPoint 2003中可以直接在幻灯片窗口中进行切换，或从视图菜单中切换。

（4）使用“对齐”命令，可以对多个对象位置进行统一排列，如下图所示。

（5）按住Ctrl键后，用鼠标拖动对象，可以快速复制对象。

（6）按Ctrl+Z组合键用来撤销操作。

2.2.5 设置默认字体与快速替换字体的方法

在设计完演示文稿后，发现有一种字体用的不合适，如何换成别的字体？

在运行别人制作的PPT演示文稿时，若遇到系统没有字体，PowerPoint会自动转化为PowerPoint设置的默认字体，一般为宋体，这会让演示文稿变得很难看。通常我们需要逐一改变字体，但这样比较耗费时间，也是一件非常乏味的工作。

在PowerPoint 2003中可以利用“格式”菜单中的“替换字体”命令，在弹出的对话框中分别选择“替换字体”和“替换为字体”选项，然后按“替换”按钮即可全文替换。

2.2.6 备份和恢复PowerPoint的自定义设置

制作课件时经常需要进行多媒体素材的编辑，如果对绘制的对象、图像，以及音频视频对象操作频繁，可以利用自定义设置，将这些常用命令单独分组，如下图所示。

将设置好的操作界面导成一个独立的文件，以后在重装软件或到其他机器上使用时，只需要导入界面配置文件就可以了，如下图所示。