1.1 几项重要的准备工作

运行Word软件后，先别急于进行文档的创建，预留几分钟先熟悉一下4个必须知道的事情。

1.1.1 设置文件保存方式

对于保存文档，许多朋友都会认为只不过是执行“保存”或“另存为”命令而已，讲解这些简单的操作未免过于烦琐了。

我在这里并不想介绍那些大家都熟知的保存操作，而是介绍十分有用的自动恢复文件。在编辑文件的过程中，常常会出现因非法操作而需要强行关闭Word程序，或者突然断电等情况，这些因素都会造成由于文档没有被及时保存而丢失大量数据，自动恢复文件就是解决这种问题的，它可以帮助我们找回程序遇到问题并停止响应时尚未保存的信息。实际上，当你不得不在没有保存工作成果就重新启动计算机和Word后，系统将打开“文档恢复”任务窗格，其中列出了程序停止响应时已恢复的所有文件，如图1-1所示。

这种方式在处理一些重要的文档时十分有用。

文件名后面是状态指示器，显示在恢复过程中已对文件所做的操作，其中，“原始文件”指基于最后一次手动保存的源文件；“已自动保存”是指在恢复过程中已恢复的文件。“文档恢复”任务窗格可以让你打开文件、查看所做的修复以及对已恢复的版本进行比较。然后，你可以保存最佳版本并删除其他版本，或保存所有打开的文件以便以后预览。

对于自动恢复文件，你完全可以自己定义。下面跟我来一起设置。

（1）在“文件”选项卡中单击“选项”命令，打开“Word选项”对话框，在左边选择“保存”选项，右侧可以设置有关保存方面的各种参数，如图1-2所示。

（2）具体设置我就不详细介绍了。简述一下：勾选“保存自动恢复信息时间间隔”和“如果我没保存就关闭，请保留上次自动保留的版本”复选框，在右侧的文本框中可以输入自动保存的时间，单位为分钟；在下面的文本框中可以设置恢复文件保存的位置。

1.1.2 打开/关闭常用元素

在文档编辑过程中，我归纳了一些常常需要打开或关闭的元素，它们分别是功能区、标尺、网格线以及导航窗格。

1．可以这样利用功能区

如果显示屏幕较小，当打开一个文档后会发现功能区占了屏幕很大的空间，而文档内容只显示了几行，如图1-3所示，真是不合情理啊。

为了使文档的内容多显示一些，以提高整体观赏性，可以将功能区收起来，当需要使用的时候再展开。虽然要多动几下鼠标，但可以解决实际麻烦。

在Word程序的右上角，有一个“帮助”按钮 ，其左侧的 按钮便是最小化或展开功能区按钮，单击一下可以最小化功能区，此时按钮变成 状态，再单击它可以展开功能区。

这里有一点值得我们利用：当功能区被隐藏时，单击最顶上的选项卡，如“开始”、“插入”、“页面布局”等，此时可以临时显示功能区，设置完后在文档处单击又可隐藏功能区。

如图1-4所示为最小化功能区的效果，腾出了很多空间。很简单的一次单击就能解决屏幕不够显示内容的问题，好好利用吧!

2．用标尺和网格线定位

文档内容无法准确定位，怎么办？

不妨选择打开标尺和网格线，保证内容快速定位，而且十分精确。

标尺和网格线属于程序界面上视图类的元素，要打开它们，当然要到“视图”选项卡中寻找，选择“视图”选项卡后，在“显示”栏中勾选“标尺”和“网格线”复选框，如图1-5所示。这下就不用愁定位困难了，用完后再将它们隐藏，看看整体效果。

3．使用导航显示文档结构

当制作了一篇长文档后，通过拉动滚动条来浏览文档内容，实在是一件很费劲的事，我们建议使用导航窗格。为了浏览方便，可以将各级标题设置成相应的样式，设置之后，这些标题就会显示在左侧的导航窗格中，就好比制作了一个目录链接，只要单击左侧导航中的相应标题就可以定位到该标题内容，方便之极。如图1-6所示。

导航窗格也属于界面上的视图类元素，同样打开“视图”选项卡后，勾选“显示”栏中的“导航窗格”复选框即可显示。

1.1.3 哪种界面风格更适合

我的许多学员常常反映，因为工作的特殊需要而查阅或编辑文档，但总是找不到最合理的方案，任凭怎样都难以令人满意或操纵起来感到十分别扭。这里总结了几种合理的处理方式，适当地选择某一种或混合几种一起使用，希望可以解除你的困惑。

1．缩放页面的显示

看不到文档中的局部内容怎么办？可以使用比例缩放功能。

（1）选择“视图”选项卡，在“显示比例”栏中可以设置有关文档显示比例的参数。

（2）单击“显示比例”按钮，弹出“显示比例”对话框，如图1-7所示，在对话框中可调整文档的显示比例。

如图1-8所示是经过调整后显示多页的效果。

如果使用以上方法觉得太过烦琐，不妨试试状态栏右侧的“显示比例”滑块，随着滑块的拖动，可以快速地缩放文档。

2．同时浏览文档的多个位置

在工作中常常遇到这样的情况：打开了一个文档后，想在屏幕上同时显示不同位置的内容进行比较，由于两个位置的内容相隔甚远，故无法同时显示在同一屏幕上，常常需要频繁地使用滚动条进行反复定位，令人郁闷。

为了解决这个问题我建议使用拆分窗口。

选择“视图”选项卡，在“窗口”栏中单击“拆分”按钮，此时会出现一条跟随鼠标移动而移动的灰色水平线，这条水平线的位置表示拆分窗格的位置，用鼠标单击可以定位，单击后文档就被拆分成了两个部分，如图1-9所示。

若要取消拆分，依然选择“视图”选项卡，单击“窗口”栏中的“取消拆分”按钮即可。

4．并排查看文档

当打开了多个文档后，想比较其中两个文档的内容时，初级学员常常会这么做：将两个文档窗口分别缩小，然后并排放置在屏幕范围内。

我想告诉这些初级学员，这么做太过烦琐了，我们可以通过“并排查看”轻松实现。只需要动一下鼠标即可自动调整好，很好的方法啊。

（1）选择“视图”选项卡，在“窗口”栏中单击“并排查看”按钮。

（2）在弹出的“并排比较”对话框中列出了一些文件，如图1-10所示，不要被迷惑了，这些文件是当前被打开的文档名称（除了当前文档之外），请你选择与当前文档并排的文档。注意，这里不能多选文件。

这时两个打开的文档将并排显示，如图1-11所示。

两个文档并排显示后，在任意一个文档中滚动鼠标滚轮，两个文档的页面都会向下或者向上滚动，此时“并排查看”和“同步滚动”按钮显示黄色，如图1-12所示，表示这两个按钮正在执行任务。

如果不想要同时滚动两个文档，可在“窗口”栏中单击“同步滚动”按钮，取消对按钮的选择；若要取消并排显示，可单击“并排查看”按钮，取消对按钮的选择。

如果我们想要在桌面上排列当前已经打开的所有文档也不难，可以在“视图”选项卡中，单击“窗口”栏中的“全部重排”按钮，效果如图1-13所示。

1.1.4 哪种工作视图更适合

为了适应工作的需要，我们可以为当前文档指定相应的视图模式。

许多学员即使非常熟悉Word的操作了，对于那些视图模式的合理运用，依然感到一头雾水，下面来谈谈这些视图究竟适合何种工作环境。

Word 2010提供的视图有：页面视图、阅读版式视图、Web版式视图、大纲视图、草稿。

在视图之间进行切换的操作方法有以下两种：

方法一：选择“视图”选项卡，在“文档视图”栏中选择需要使用的视图方式，如图1-14所示。

方法二：在状态栏的右边有一排视图快捷方式按钮，通过单击这些按钮可以进行相应视图的切换，如图1-15所示。

● “页面视图”：可以显示文档的打印结果外观，主要包括页眉、页脚、图形对象、分栏设置、页面边距等元素，是最接近打印结果的页面视图。

● “阅读版式视图”：以图书的分栏样式显示文档，“文件”按钮、功能区等窗口元素被隐藏起来。在阅读版式视图中，我们还可以单击“工具”按钮选择各种阅读工具，如图1-16所示。

● “Web版式视图”：以网页的形式显示文档，Web版式视图适用于发送电子邮件和创建网页，如图1-17所示。

● “大纲视图”：主要用于文档的设置和显示标题的层级结构，并可以方便地折叠和展开各种层级的文档。大纲视图广泛用于长文档的快速浏览和设置，如图1-18所示。

● “草稿视图”：取消了页面边距、分栏、页眉页脚和图片等元素，仅显示标题和正文，是最节省计算机系统硬件资源的视图方式。当然现在计算机系统的硬件配置都比较高，基本上不存在由于硬件配置偏低而使Word运行遇到障碍的问题。

请大家记住每种视图的特点，合理运用不但能提高工作效率，还可以使制作的文档更加合理化。