第1章 开始的五步工作

Excel是什么？这个我就不再介绍了。如果要用一句话来概括它的优秀之处，那么可以这样说：即使是在开始编写电子表格十多年后的今天，我们仍然可以随处看到二维网格的绝妙用途。

常常有学员或者朋友问我：“学习Excel，应该从何学起？”、“我应该怎样才能以最快的速度学通Excel？”、“有没有什么方法能让我快速成为Excel高手？”。要回答这些问题，真的是远比解决许多实际的技术问题复杂得多，希望本书能给你一个完整的答案。

本章来回答“学习Excel，应该从何学起？”这个问题。“吾生也有涯，而知也无涯，以有涯随无涯，殆己”，我在学任何知识的时候都会想起这句话，人生是有限的，因此我们在学习知识时，不能什么都乱学一通，而是应该找到规律去学习自己需要的。许多朋友在花了大量的精力学习Excel后，仍然对“制作数据表格包含哪些步骤”这样的问题回答不上来。

因此，在本章我首先介绍的是数据表格的合理性，这是非常重要的前提，如果从一开始设想的表格本身就是不合理的，那么后面的就全部都是空谈；然后将制作一个数据表格的过程归纳成五大步骤，意义在于能够让大家在学习本书后，对于如何应用Excel来制作表格的思路变得非常清晰，并能够开始较为完整地应用Excel。

1.1 也谈表格设计

表格也需要设计? 表格当然需要设计！

许多人都认同这样一个概念：表格应该是一种让用户更容易读、更容易比较的结构。但在很多情况下，表格数据却显得模糊不清，这就是很多人不喜欢表格的原因。

要改变这样的现状，就要做好表格设计，很明显这是非常重要的。

1.1.1 从一个例子说起

如果你是厨房中的快乐工作者，那么你对如图1-1所示的这张换算表应该是非常熟悉的，左图是未经设计的表格，虽然在视觉上看上去内容丰富，但却忽略了内容；右图则是经过重新设计后的表格，结构清晰，数据一目了然，但仍不失美观。

可见，强调表格的设计，并不是心血来潮，也不是为了让你在老板面前装酷，而是为了让表格里面的数据更清晰、易懂。

从某种意义上来说，的确如此，一个好的表格应该以易于理解、简单明了的方式传递大量的信息，其重点是信息，过度的设计则会抵消这种作用。

1.1.2 清晰、简洁、漂亮的表格要注意什么

要做出人人都渴望看到的清晰、简洁、漂亮的表格，要注意以下几点。

1.表格需要表头

与使用在网页中的表格不同，即使表格数据可以自我解释，表头仍然不可缺少。这样做的好处在于，当客户多了以后，你可以使用表头数据进行筛选和查找操作。

例如，在客户联系表中，虽然客户的姓名，住址、电话等信息都是不会发生混淆的，但你仍需要为表格设置用于说明该列数据的表头。

而当在表格中存在两个相同类型的数据时，你就更需要定义一个表头了。如图1-2所示的是一个产品订购表，如果没有表头，恐怕即使是天上的神仙也很难理解A列与C列中数据的含义了！

表头是对数据性质最好的说明，它是一个翻译家。

2.水平？还是垂直

数据的放置应该是在行中还是应该在列中？显然，考虑到数据的可读性，我们会更多地把最丰富的数据放在行中而不是列中。

例如，以一个季度定向的数据表为例，使数据记录以垂直方向放置，如图1-3所示，就使得在屏幕上查看工作表更方便，同时也使工作表更容易与打印纸匹配。

无论如何，要注意应该让工作表更长，而不是更宽，以避免在查看数据时来回地左右拖动滚动条，这符合我们从上到下的积累习惯，相对而言，一个深而窄的表更适合使用。

3.是否需要打印

不要忽略打印问题，在开始工作之前，最好考虑一下这张工作表是否要被打印出来？

对于需要打印的工作表，需要注意数据的呈现方式，这有可能产生不同的设计。对于大型工作表，无论是水平定向还是垂直定向，要使得打印结果容易理解，在每页顶部重复打印标题行，或在每页左侧重复打印标题列都是绝对必要的。

例如，打印的第二张表中包含部分月份总计，但是看不到区域的名字，除非你使用“工作表”选项卡上的“打印标题”选项，在每页重复打印标题。

1.2 工作从这里开始（第一步）

上面谈了关于如何设计表格的许多方面，现在开始我们的创造工作吧！

从本节开始，我们就开始表格地创建之旅了！一旦工作表已经填满数据，再更改就会很费时间，因此千万别忘了先设计好表格结构。

1.2.1 寻求符合自己要求的界面风格

“有了舞台就能展示美妙的舞蹈”，如何设置Excel这个舞台，每个用户都有自己不同的要求，需要遵守的原则就是“界面设置跟着操作走”，即操作有需要就设置，否则就不设置。

1.可以这样利用功能区

如果你的屏幕较小，那么打开工作表后你会发现数据的内容就只显示了几行，此时为了显示较多的数据内容，可以将窗口上方的功能区暂时隐藏起来，当需要使用的时候再来展开。

在Excel表格的右上角，有一个按钮，单击一下可以隐藏功能区，此时按钮变成形状，再次单击它，可以展开功能区，如图1-4所示。

还有一点值得我们利用：当功能区被隐藏时，单击选项卡，如“开始”→“插入”→“页面布局”等，此时可以临时显示功能区，设置完毕后，在工作表处单击，又可隐藏功能区。

2.说说网格线

许多学员常常问我：为何在我打开的工作表中，没有单元格显示，一眼望去是白茫茫的一片，这些单元格都去哪里了呢？

这听起来会让人惊恐万分，工作表中的单元格怎么可能会消失呢？在默认情况下，每个单元格以格子的形式显示的，在制作一些数据表格或图表的过程中，为了让内容看起来更加清爽，我们常常会将网格线隐藏起来，这样就看不到一格一格的单元格了，但并不是单元格就这么消失了，它们依然存在。

操作方法：切换到“视图”选项卡，在“显示”中取消勾选“网格线”项，如图1-5所示，当要显示的时候再来选中。

3.谈谈工作表的显示

缩放功能是指位于“视图”选项卡中的“显示比例”，以及状态栏右侧的“显示比例”滑块，非常直观，我在这里只说明以下两点。

1 按住Ctrl键的同时滚动鼠标滑轮，可快速缩放工作簿视图。该方法方便快捷，建议在工作中可以常常使用。

2 放大显示选中的数据。

这种方法适合查看比较复杂的数据表格。例如，当面对一堆密密麻麻的数据，我们想看清楚某个区域的数据时，可以将该区域选中，然后单击“缩放到选定区域”按钮，如图1-6所示，所选部分将在窗口中以最大化显示。

4.用拆分窗口浏览工作表的多个位置

在工作中常常遇到这样的情况：打开一个工作表后，想在屏幕上同时显示不同位置的数据，以方便进行比较，由于两个位置的数据相隔较远，无法同时显示在同一屏幕上，这时就需要频繁地使用滚动条进行反复定位，令人郁闷。

建议：为了解决这个问题，请使用拆分窗口。

1 直接拆分

向下拖动水平拆分句柄，向左拖动垂直拆分句柄，可对窗口进行水平和垂直拆分，如图1-7所示。

2 用活动单元格拆分

将活动单元格置于需要拆分的位置处，在“视图”选项卡的“窗口”中按下“拆分”按钮，就可以将当前工作表沿着活动单元格的左边框和上边框的方向拆分为4个窗格，如图1-8所示。

3 取消拆分

当要取消拆分时，可以再次单击“拆分”按钮，使按钮处于没有被按下的状态，或者用鼠标将拆分边框拖动到右侧或下侧即可。

5.用冻结让表头始终显示

如图1-9所示，这个表格中的数据你能读懂吗？因为在拖动滚动条的过程中，隐藏了表头，显然就难以看懂每个数据到底是什么含义？试想一下：如果不管滚动条拖到什么位置，始终能在屏幕上显示表头部分，那么数据表格是不是就会易读得多，查看起来也更方便？

使用冻结窗格功能可以解决这样的问题。

我们来解决上面例子的问题，首先把滚动条拖到最左侧和最上边，使表头显露出来，如图1-10所示。

下面我们要锁定前9行和A列的内容，具体操作步骤如下：将活动单元格置于B10中，然后切换到“视图”选项卡，在“窗口”中打开“冻结窗格”下拉列表，在列表中选择“冻结拆分窗格”命令。

这样，在拖动滚动条时，被锁定的单元格就会一直显示在屏幕中了，如图1-11所示。

要取消冻结窗格，只需要在“冻结窗格”下拉列表中选择“取消冻结窗格”命令。

6.并排查看多个表格

比较两个文件中的数据，也是工作中经常要做的事情，许多朋友常常会这么做：将两个文件窗口分别缩小，然后并排放置在屏幕范围内。

这样固然可以，不过显然太烦琐了，请尝试单击一下位于“视图”→“窗口”中的“并排查看”按钮吧！如图1-12所示。

1.2.2 在新建和打开时需要注意的

工作簿是什么？网上和一些书籍上给出的都是一些令人头晕的定义，笔者认为许多定义把原本简单的事情复杂化了，我们只要知道“工作簿是Excel文件”就足够了。如果非要复杂一点地说，那么也可以这样来定义：保存用Excel制作或编辑好的数据的文件就叫工作簿。

工作簿的新建、保存和打开都在“文件”列表中完成，这些操作非常简单，不再多说。下面归纳了一些“新建”及“打开”中的技巧和需要注意的地方。关于“保存”的技巧将在1.6节中介绍。

1.新建空白工作簿的两个点

按快捷键Ctrl+N，可快速创建出一个空白工作簿；在需要创建工作簿文件的目录中，利用鼠标右键菜单中的“新建”→“Microsoft Excel工作表”命令，也可以快速在指定位置创建出空白工作簿。

2.学会使用模板

在“文件”→“新建”项中，我们也可以选择指定的模板来创建新的工作簿，需要说明以下3点。

1“我的模板”是我们自己保存的模板，存放的目录为：X:\Documents and Settings\用户名\Application Data\Microsoft\Templates（X为Excel安装的盘符，“用户名”为当前登录Windows的账户名），如何保存模板将在后面讲述保存时介绍。

2 如果想要在已经保存好的工作簿基础之上新建，那么可以选择“根据现有内容新建”项。

3“Office.com”模板为微软在线提供的模板，挑选需要的模板，单击“下载”按钮，如图1-13所示，如果网络连接正常，会得到一个以该文档为模板的工作簿。

3.打开工作簿可以选择的方式

我们常常会在保存工作簿的目录中，用鼠标双击的方式来打开工作簿，或者在Excel中用“打开”命令进行操作（快捷键为Ctrl+O）。

另外还需要知道以下四种打开工作簿的方法。

1 使用最近使用过的工作簿

常常有学员或朋友跟我说：“我突然想不起来昨天编辑过哪几个文件，并保存在什么位置了，该怎么办？”。这时可以使用Excel的记忆功能，Excel可以记录一些最近打开和编辑过的工作簿文件，并显示名称及保存的路径。

操作步骤如下：单击“文件”选项卡后，选择“最近所用文件”项，在列表的左侧列出了最近使用过的工作簿，在列表的右侧列出了最近使用过的工作簿的保存位置。

2 以“只读”方式打开工作簿

当查阅一些重要的工作簿时，我们总是会小心翼翼地，生怕不小心修改了内容。此时，我们可以使用“只读”模式来打开工作簿。

操作步骤如下：开启“打开”对话框，选择需要打开的文件，单击右下侧“打开”按钮右边的小三角形下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“以只读方式打开”项，如图1-16所示，即可将所选文件以只读方式打开。

3 打开工作簿的“副本”

如果希望保留原始文件，不希望修改到里面的内容，可以在图1-16所示列表中选择“以副本方式打开”项，打开副本文件，这样就可以复制一份相同的文件来编辑了。保存时，Excel会自动另外保存新文件，并在原文件名前加上“副本（1）”。

4 打开并修复

当无论怎么操作都无法打开制作好的工作簿文件时，可以选择图1-16所示列表中的“打开并修复”项来试着打开。

1.2.3 谈谈工作表

当你创建了一个工作簿时，默认情况下，会得到3 张空白的工作表，每个工作表都以“Sheet+数字”的形式标识，我们可以根据需要，创建多张工作表，然后调整好位置并为其命名，如图1-17所示。

事实上，在使用Excel时，你可以将每个工作表都看成是一张空白的纸，因此最好在每个工作表中只制作一个主题的数据表。例如，建议不要将公司的利润收益表和员工差旅费明细表制作在同一个工作表中，因为它们是不同的主题。

1.工作表的快捷操作

在对工作表进行基本操作时，如添加、删除、移动、复制和重命名等，需要注意以下几点。

1 利用右键菜单：用鼠标右键单击工作表，在弹出的快捷菜单中可以完成“插入”、“删除”、“移动”、“复制工作表”、“设置工作表标签颜色”等基本操作。

2 插入工作表的快捷方式：快捷键为Shift+F11，可快速添加新工作表，这种快捷方式与单击“插入工作表”按钮（位于工作表标签最右侧）等效。

3 调整显示标签的数量：当工作簿中的工作表较多时，在标签栏上是无法显示所有标签的，此时可以拖动右侧的滚动条边框 来显示标签。

4 快速切换：按快捷键Ctrl+PageUp或Ctrl+PageDown，可以依次在各工作表标签中快速切换。

5 选中多张工作表

除了可以选择单个工作表外，我们还可以选中多张工作表，这样可以方便地同时对多个工作表进行操作。

选择多张不连续的工作表：按住Ctrl键，同时用鼠标依次单击需要选中的工作表标签。

选择多张连续的工作表：选中第一个工作表标签，然后按住Shift键，再单击需要选择的最后一个工作表标签。

选择全部工作表：在鼠标右键菜单中选择“选定全部工作表”命令。

6 快速移动和复制工作表

上面介绍了用工作表的右键菜单可以移动和复制工作表，我们还可以用鼠标拖动工作表标签，来改变工作表的位置，黑色三角形表示要移动到的目标位置，如图1-18所示，松开鼠标即可完成工作表的移动。

同样，我们可以快捷复制工作表，选中需要复制的工作表标签，在按住Ctrl键的同时，用左键进行拖动，即可实现工作表的复制。

2.快速识别工作表数据主题的好方法

面对工作簿中越来越多的数据，如何快速找到相关数据所在的工作表位置，比较常见的方法是重新命名工作表名称，并为工作表标签添加颜色。

这两个操作均可以通过鼠标右键菜单来完成。

1 快捷修改工作表名称

除了用右键菜单可以重命名工作表外，我们用得更多的是：双击需要更改名称的工作表标签，此时工作表的名称处于可编辑状态，输入名称后按回车键确认即可。

2 修改工作表标签的颜色

用鼠标右键单击需要设置颜色的工作表标签，选择“工作表标签颜色”，可以在颜色列表中选择一种颜色，如图1-19所示为设置了颜色的工作表标签。

1.3 将数据输入表中（第二步）

创建好了合理的工作簿文件后，接下来要做的是非常重要的一步：在工作表中输入各种原始数据。

1.3.1 输入数据前要弄明白的

在输入数据时，首先要确定在哪个单元格中输入数据？当输完后该如何确定？在输入过程中想取消输入该怎么办？输入错误又该怎么办？

下面来解决这些问题。

1.单元格和单元格区域的选择

在输入数据之前，一定要掌握单元格和单元格区域的选择，这里总结并分享一下各种方式。

1 选择单个单元格：用鼠标单击需要选择的单元格。

2 选择连续的单元格区域：首先用鼠标单击选中一个单元格，然后按住鼠标左键拖动，最后松开鼠标；也可以在选中起始单元格后，按住Shift键，再单击需要连续选中的最后一个单元格。

3 选择整列和整行：把鼠标移动到要选择的列的列标上单击就可以选择整列；把鼠标移动到要选择的行的行号上单击就可以选择整行。

4 选择不连续的单元格区域：先单击其中一个单元格，然后按住Ctrl键，再接着单击其他需要选中的单元格。

5 全选单元格：单击工作表左上角的“全选”按钮，可以将工作表中的所有单元格全部选中，或者按快捷键Ctrl+A。

2.数据的输入、取消与修改

在进行输入操作时，确认输入无误后按Enter键可完成输入，但如果输入期间发现输入错误，需要取消，那么可以按Esc键。

当需要修改单元格中的数据时，可以用鼠标双击单元格或选中单元格后按键盘上的F2键，使单元格内容处于可编辑状态，此时就可以修改内容了。

另外，还需要注意的是，我们不但可以在单元格中直接输入数据，还可以在“编辑栏”中完成输入。

1.3.2 先设置格式，再输入数据

输入的数据往往有多种格式，如数值、货币、文本、编号、百分比等，如图1-20所示的数据表格中，就应用了文本、日期、货币、数值这几种类型的数据。

具体输入的时候可以用鼠标右键单击单元格，然后选择“设置单元格格式”选项，打开“设置单元格格式”对话框，如图1-21所示，在其中的“数字”选项卡中进行设置，如果数据的类型不够用，我们还可以选择对话框左侧最下端的“自定义”选项。

对初学者来说，建议：先设置好单元格的格式，然后再在其中输入相应的数据。

当然，在输入一些特殊格式的数据时，也有许多的输入技巧，详见本书第2章。

1.3.3 提高输入的效率

如何提高输入数据的效率？对于这个问题，主要可以应用以下三种方式来解决。

1.运用同时输入

当要在多个单元格中输入相同的数据时，我们可以选择这些单元格，然后同时完成输入。

2.使用填充柄

运用单元格的填充柄，可以快速输入一些重复的文本数据，以及一些有变化规律的数据序列，填充柄在复制公式中有着极其广泛的应用。

图1-22所示为拖动填充柄得到的相同的数据。

图1-23所示为拖动输入了日期数据的单元格的填充柄，得到的日期数据。

图1-24所示为拖动带公式单元格的填充柄，对公式进行复制，从而快速得到数值。

更详细地介绍请参见本书“第2章2.3节”内容。

3.运用替换功能

如果想查找并替换某些单元格中的内容，那么可以按快捷键Ctrl+H，打开“查找和替换”对话框，如图1-25 所示，然后进行查找和替换操作，这对于在比较庞大的工作表中查找或替换数据非常有用，更详细地介绍请参本书“第2章2.5节”内容。

1.4 用公式和函数来计算（第三步）

使用公式和函数来进行数据的计算，这是Excel的精华。输入完原始数据后，接下来要做的就是根据这些原始数据进行计算。

在输入公式的时候，首先要输入“=”，然后再输入算式，可以在单元格中直接输入，也可以在“编辑栏”中输入，输入完成后按快捷键Ctrl+Enter。

1.4.1 运用自动计算

选中一个数据行或数据列后，可以在状态栏中查看所选数据的平均值、总和等一些计算数值。

对于最简单的求和、平均值、计数、最大值、最小值的计算，我们可以通过直接选择命令来得到。举个例子，如图1-26所示，我们要在单元格“I15”中计算得到“行程补贴总额”。

为此，我们可以选择需要统计的单元格区域，要注意的是，在选中的单元格中，最后一个单元格用来存放计算结果，如图1-26所示，然后在功能区选择“公式”选项卡，打开“自动求和”下拉列表，在其中选择“求和”，即可得到正确的计算结果，如图1-27所示。

1.4.2 如此调用函数

如果对函数比较熟悉，我们可以选择直接输入函数，如果对函数不太熟悉，那么我们可以在“公式”→“函数库”中寻找需要的函数，如图1-28所示。

下面我们来举个例子，如图1-29 所示是一个投资可行性分析表，我们要在单元格D12中通过计算，得出是否值得投资的答案。

如果我们对IF函数很熟悉，那么我们可以在该单元格中直接输入公式“=IF(B12>0,"值得投资","不值得投资")”，如果不熟悉则用以下方法进行。

步骤1 单击“插入函数”按钮后，打开“插入函数”对话框，找到“IF”函数，如图1-30所示。

步骤2 单击“确定”按钮后，弹出“函数参数”对话框，输入函数的参数，如图1-31所示。

步骤3 设置完成后单击“确定”按钮，即可得到计算结果，如图1-32所示。

1.4.3 我的一些体会

1 要想学通公式和函数的应用，那么首先一定要学会公式中的“引用”和“名称”，详细内容请参见本书“第5章”。

2 对于Excel中的内置函数，我们可以在帮助中查看它们的用途和语法，按F1键可以打开帮助窗口。

3 有一个关于会计的故事已经流传了很久：有个老会计在一组单元格的底部加了一行，但却忘记了调整总计公式，结果，在他的统计结果中少了20万元，不难想象，他将面临被解雇的命运。

这个故事给了我们一个警示：在合计行或合计列前添加一些多余的行和列，并始终都能这样做，应该是一个非常好的习惯。

1.5 快速完成格式设置（第四步）

这一步的主要目的是使数据看起来得体、美观、便于浏览者阅读。关于工作表的格式，主要包括以下几个方面：数据在单元格中的对齐，单元格的边框和填充的设置，直接套用表格和单元格的样式。

1.5.1 数据对齐听我说

在对单元格中的数据进行对齐方式的设置时，一般可以在“开始”选项卡的“对齐方式”中进行设置，如图1-33所示。

如果这些对齐方式不够使用的话，那么可以打开“设置单元格格式”对话框，选择“对齐”选项卡，在这里有更多的对齐方式可供选择，如图1-34所示。

对于单元格中的内容，除了上述对齐方式之外，还可以根据单元格宽度自动换行，或者按快捷键Alt+Enter，让其中的内容强行换行。

1.5.2 快速设置边框和填充

为了让数据充满层次感，我们需要给单元格或单元格区域设置边框或底色效果。

当要为所选单元格或单元格区域设置边框时，我们可以在“开始”选项卡的“字体”中打开“边框”下拉列表，如图1-35所示，在其中进行选择。当要为所选单元格或单元格区域设置填充色时，则打开“填充颜色”下拉列表，如图1-36所示，在其中进行选择。

1.5.3 直接套用表格和单元格样式

如果要想快速地为自己的表格设置美观的修饰效果，那么可以直接套用表格样式。

例如，如图1-37 所示是刚制作好的数据表格，下面要为表格的各行设置成不同的效果。

具体操作步骤如下。

步骤1 选中单元格区域，本例为单元格区域“A2:G9”。

步骤2 在“开始”→“样式”中，打开“套用表格格式”下拉列表，单击其中一种样式，即可为所选单元格区域快速套上样式效果，如图1-38所示。

同样的，选中单元格或单元格区域后，在“开始”→“样式”中，打开“单元格样式”下拉列表，从中可以选择预先设置好的样式。

1.6 保存工作成果（第五步）

至此，一个基本的数据表格就制作完成了，最后的工作是将它保存好。

1.6.1 保存工作簿要勤奋

执行“保存”或“另存为”命令，即可保存工作簿，我们应该养成即时保存的好习惯。

一些初学者，也包括一些老用户都有一个很不好的习惯，即创建好工作簿后只顾拼命地输入数据、设置和调整，直到快制作完成时才想起来保存工作簿。

这种习惯导致的后果是令人十分懊恼的，一旦出现断电、电脑重启或程序无响应等意外，所有工作都将化为乌有。

建议养成一个好的习惯：在输入或编辑工作簿一小段时间后（如输入几行文字后），就按一下快捷键Ctrl+S，这样会让你十分安心。

1.6.2 保存还需要知道以下几点

1“保存”命令的快捷键为Ctrl+S；“另存为”命令的快捷键为F12。

2 自动保存工作簿：在编辑工作簿过程中，难免会出现断电或误操作等使Excel被迫重新启动，为了避免使长时间的工作付诸东流，我们可以来自动保存工作簿文档，设置自动保存的间隔时间，如图1-39所示。

3 将工作簿保存为低版本的格式：在默认情况下，Excel 2010的保存格式为.xlsx格式，如果想要将默认保存格式修改为低版本的.xls格式，那么可以在“另存为”对话框中选择“Excel 97-2003工作簿”项，然后进行保存。

1.6.3 一个案例：创建自己的模板文件

如图1-40所示是一张人力资源常用到的员工考勤卡，其中记录了员工每天的出勤和加班时间。如果你需要将这样的表格传给公司的其他员工，那么使用模板是最好的选择。

在创建模板前需要确定哪些数据需要保存在该模板中。

通常，你需要删除一些动态数据，即需要手动输入的数据，但要注意将一些表格框架结构数据及公式保留好。

步骤1 创建好工作簿文件并制作好表格后，按F12键，打开“另存为”对话框。

步骤2 在“另存为”对话框中，将“保存类型”设置为“Excel模板”，如图1-41所示，输入新模板的文件名，默认的保存位置为“Templates”文件夹。

步骤3 单击“保存”按钮，完成模板的创建。之后，在“新建工作簿”对话框中，选中“我的模板”类别，就可以使用创建好的模板了。

“Templates”文件夹是Excel默认的本机模板存储的位置，将模板保存到该目录中后，将在“模板”对话框中新建基于该模板的工作簿。如果需要与他人共享使用模板，也可以将该位置更改为网络中具有共享权限的相关文件夹中。

1.6.4 工作区的保存

在处理复杂数据时，往往需要同时打开多个工作簿文件，当由于一些原因需要关闭而中断工作后，等下次继续工作时需要再次打开这些文件，并把视图调整到原来的样子时，会显得比较麻烦，此时可以使用“保存工作区”功能。

操作方法：切换到“视图”选项卡，在“窗口”中单击“保存工作区”命令，弹出“保存工作区”对话框，输入文件名后，单击“保存”按钮即可。

这种文件的扩展名为.xlw，当要打开保存的工作区时，可以用Excel来打开这个文件。

1.7 帮你来解决一些问题吧

本章讲述了制作一个普通数据表格的具体步骤，学完后进行初级应用已经不在话下，如果想要更加深入地学习请看后面章节中的专题介绍。

下面再来补充一些疑难问题的解决。

1.7.1 如何全屏显示工作表

在前面，我们讲述了如果要显示更多的数据内容，那么可以暂时将功能区隐藏起来，如果想使工作表区的区域更大一些，那么还有一种方法就是将工作表全屏幕显示。

具体操作步骤如下。

步骤1 打开工作簿文件后，在功能区中选择“视图”选项卡，在“工作簿视图”中单击“全屏视图”按钮。

此时即可切换到全屏幕显示模式，如图1-42所示。

步骤2 当要退出全屏幕显示模式时，可以按快捷键Esc。

1.7.2 如何修改默认的保存格式

在Excel 2010中，默认情况下，工作簿会被保存为“.xlsx”格式，如果工作簿有可能被Excel 2007之前的版本打开或编辑，如在Excel 97或Excel 2003中打开，那么可以将工作簿的默认保存格式修改为“.xls”格式，具体方法已经在讲述保存的时候介绍过了。

如果想将默认保存的格式修改为“.xls”格式，那么可以进行如下操作。

步骤1 打开“Excel选项”对话框。

步骤2 在左侧选择“保存”项，打开“将文件保存为此格式”下拉列表，在其中选择“Excel 97-2003工作簿（*.xls）”项，如图1-43所示。

1.7.3 如何注意保存的位置

许多人常常把工作簿随便保存在一些文件夹中，或者所保存的文件夹组织得非常混乱，甚至有的时候还保存在默认的“我的文档”中，当编辑好工作簿后再来寻找，却怎么也想不起来把工作簿保存到哪儿了，虽然可以用Windows的搜索功能进行搜寻，但这些都属于自找麻烦。

建议养成一个好习惯：在保存工作簿之前，务必根据自己的工作情况，创建好归类的文件夹，文件夹的名称最好是直接反映了其中保存的数据信息，然后把工作簿分别存放于特定的文件夹中。

另外需要注意的是：

1 对于打开的工作簿，当要将其另存为时，默认保存的目录为该工作簿的保存位置。

2 对于新创建的工作簿，默认保存在“我的文档”，路径为“X:\Documents and Settings\用户\My Documents\”（X为安装Office的驱动器，“用户”为当前登录Windows的用户账户），当设置了自己专用的用于保存工作簿的文件夹时，可打开“Excel选项”对话框，在左侧选择“保存”项，在右侧的“默认文件位置”中修改保存的默认位置为自己的目标文件夹，如图1-44所示。

3 若保存为模板，在保存时将自动切换到“X:\Documents and Settings\用户\Application Data\Microsoft\Templates”目录（其中X为安装Office的驱动器，“用户”表示当前登录的用户账户）。

1.7.4 打开工作簿时，为何看不到文件

在打开文件时，有时会遇到明明存在的文件，但在“打开”对话框中找不到的情况。

这是因为在“打开”对话框中没有正确地选择“文件类型”，遇到这种情况时，可以打开“文件类型”下拉列表，根据需要选择的文件选择针对性的文件类型，或者在下拉列表中选择“所有文件”项，如图1-45所示。

1.7.5 如何修改默认的工作表数量

在默认情况下，每个新建的工作簿都会默认提供三个工作表，下面我们来自定义新建工作簿中默认包含工作表的个数。

具体操作方法如下。

打开“Excel选项”对话框，在对话框的左侧选择“常规”项，在“新建工作簿时”项中，设置“包含的工作表数”的值即可调整创建新工作簿时工作表的个数，如图1-46所示。

1.7.6 如何快速缩放数据表格

前面我们已经介绍了缩放工作表的方式，如按住键盘上的Ctrl键的同时滚动鼠标滚轮，即可快速缩放数据表格。

我们还可以通过设置，让“滚动鼠标滚轮”来直接缩放数据表格，具体操作步骤如下。

步骤1 打开“Excel选项”对话框，在对话框的左侧选择“高级”项，在“编辑选项”中选中“用智能鼠标缩放”复选项，如图1-47所示。

步骤2 设置完后单击“确定”按钮。这样把鼠标放到数据表格上，然后滚动鼠标滚轮，就可以看到数据表格被直接缩放了。

1.7.7 如何在不同的工作簿中移动工作表

前面讲述了在同一个工作簿中移动工作表的方法，下面，我们把该问题深化一下：我们现在要将一个工作簿中的工作表移动到另一个工作簿中，该如何操作呢？

可进行如下操作。

1 选中要移动的工作表标签，单击鼠标右键，选择“移动或复制”命令，弹出“移动或复制工作表”对话框。

2 在对话框中打开“工作簿”下拉列表，在其中可选择要将工作表移动到的目标文件，如图1-48所示，然后在下方的列表中选择移动的目标位置，完成后单击“确定”按钮。

1.7.8 如何同时查看多个工作簿的内容

你可能不理解为什么要查看多个工作簿中的内容，这个问题，解释起来并不困难，在实际工作中，数据之间最重要的关系就是数据之间的关联性，为了检查同一类数据在不同的工作簿中的数值是否一致，同时查看这些不同的工作簿是不是就变得很重要了呢？

步骤1 打开多个工作簿，切换到“视图”选项卡，单击“全部重排”按钮，在“重排窗口”对话框中选择排列的方式，如图1-49所示。

步骤2 单击“确定”按钮，就可以在窗口中看到多个工作簿的内容了。如图1-50 所示为以“水平并排”方式排列的排列效果。

需要注意的是，使用“全部重排”命令将会在窗口中按指定方式同时显示当前所有已打开的工作簿文件，因此，在做此操作前，要保证那些无关的工作簿文件已被关闭，以得到较好的查看效果。