3.5 结构化分析案例

3.5.1 组织结构分析

小区物业管理公司主要业务部门如下。

1）一门市

它主要负责小区进户、退户、更户、减户、并户、分户、售房、产权分房、差价换房、注销房产、新增房产及报修管理等业务的受理。

2）记账室

它负责日常收取房租、管理费、清洁保安费、电梯运行费和水电费等。

3）财务部

它负责统计日常收入及开支，登记账簿。

4）管理处

它负责售房登记、日常业务核实和协调各项业务等。

5）资料室

它负责管理各种报表及存档资料。

6）计算机房

它包括日常报表打印、系统维护、数据库管理和局域网管理等。

7）经理室

它包括对各项业务的审核、批复工作，以及公司日常事务性工作的处理。

物业公司各部门通过公司局域网实现信息共享、网上办公，其系统结构如图3.19所示。

业主可以通过网上查询或电话咨询等方式获得各项收费信息，其信息来自于远程抄表系统对水表、电表、煤气表及热能表数据的及时采集，并由物业管理公司在网上发布，其结构如图3.20所示。

3.5.2 业务流程分析

小区物业管理的基本职能分为管理和服务两个方面。

1.管理方面

（1）包括户籍、产权、产业、租赁、租金和设备等方面的管理工作。

（2）掌握房产的变动和使用情况，使房屋及时得到维修，保持房屋的基本功能。

（3）把房屋的数量、建筑形式、完好程度和设备使用情况及时准确地记录下来，随时变更原始记录。

2.服务方面功能

（1）及时登门进行日常服务，提前检修上下水管道、暖气管道，水管的防冻保暖，换纱窗，检修门锁，修换灯口、电线和开关。

（2）及时检修锅炉，保证供暖；及时检修泵房、变电所，保证供水、供电；及时检修煤气管道，保证安全供气；及时检修电梯，确保其安全运行。

（3）服务管理，比如对于房屋、设备的点交、登记，建立保管卡。

（4）在房屋交接时向用户清楚点交相关设备，明确保管责任。

（5）在日常工作中宣传使用房屋设备的常识，加强爱护房屋设备的意识，并注意记录设备变化情况。

（6）用户迁入或迁出时，要进行清点。

（7）物业管理公司可以将房屋的环境卫生承包给专业的清洁公司，将保安工作委托给专业保安公司，将小区环境绿化承包给专业绿化队。住户只需要根据物价部门批准的收费标准，按物业管理公司的收费通知单连同租金房票按时缴纳费用。

总之，物业管理的职能可归纳如下。

（1）管理物业资料，负责组织对房屋进行大、中修。

（2）管理住户资料，负责记录户籍、产权、租赁情况和设备情况。

（3）负责收取租金、物业管理费、保洁保安费和电梯运行费。

（4）经用户申请，对房屋进行有偿维修。

通过调查可得，这些业务的具体处理过程如下。

（1）用户到一门市办理业务，若进户或是更户要求，可在一门市直接办理，以更新物业管理基本信息，其他业务需要制作管理签报，连同各种相关材料送管理处处理。

（2）管理处3天内完成核实情况，制作售房登录表后，送资料室。

（3）资料室3天内完成审核和整理，将签报送经理室，售房登录表送计算机房。

（4）经理对签报报表进行审核，若不同意，退回资料室，并当天返回管理处，以补充规定有关材料或向住户说明不批准原因；同意的材料，由资料室在2日内完成登记工作，开具租赁凭证后送一门市。

（5）计算机房收到资料室传来的售房登录表后，2日内制作完成售房计算表送一门市。

（6）一门市2日内填写售房合同，等待住户签订合同，将合同交用户付钱。

（7）住户凭付款凭证办理退房等相关业务，结清租金。

（8）办结完成后，一门市将资料送至管理处，由管理处制作动态签报，送资料室。

（9）资料室3日内完成整理所有资料的工作，报经理室，经理室3日内审批后送记账室，更新物业管理基本信息，所有信息由统计员制作各种报表以备相关人员查询和打印。

根据以上业务描述，可绘制日常业务流程，如图3.21所示。

3.5.3 数据流程分析

通过分析可得，在日常管理中，主要的数据处理流程如下。

（1）一门市接收住户的申请，要根据基础信息决定是否受理。

（2）决定受理后，填写动态签报，进行审核、确认。

（3）记账员根据动态签报进行租金调整。

（4）记账员根据动态签报进行账目调整。

（5）记账员根据回执进行回执录入。

（6）资料室根据动态签报进行基础信息修改。

（7）记账室、资料室根据基础信息、账目信息进行查询，生成报表。

根据以上的数据流程分析可绘制系统顶层图和分解图，如图3.22和图3.23所示。