任务一初步了解Excel_Excel财务会计应用-QQ阅读男生都市网

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任务一初步了解Excel

任务导入

在应用Excel进行财务会计工作前，首先要了解Excel的基本知识和基本操作。

任务要求

创建和保存工作簿文件。

知识准备

一、启动和退出Excel

1.Excel的启动

启动Excel程序有多种方法，下面列举最常用的几种。

方法一：

单击“开始”，在菜单中选择“程序”，单击Microsoft Office程序项中的Microsoft Office 2003，启动Excel程序。

方法二：

双击桌面上的Excel快捷图标，启动Excel。

方法三：

打开一个Excel文档，在打开Excel文档的同时启动Excel程序。

2.Excel的退出

退出Excel程序同样有多种方式，可根据需要选择使用。

方法一：

在Excel窗口中选择“文件”菜单中的“退出”命令，如图1.1所示。

图1.1 选择“退出”命令

方法二：

在Excel窗口中单击右上角的关闭窗口按钮。

方法三：

单击左上角的图标，打开窗口控制菜单，选择“关闭”命令，如图1.2所示。

图1.2 选择窗口控制菜单中的“关闭”命令

二、了解Excel的窗口

启动Excel程序后，将打开Excel的窗口，并创建一个新的Excel文件（称为工作簿文件），该文件被自动命名为Book1，窗口内容如图1.3所示。

图1.3 Excel窗口内容

1.窗口标题栏

窗口标题栏用以显示当前应用程序和当前的Excel文档的文件名，默认的新建文件为Book1。

2.菜单栏

菜单栏中的每个菜单项都含有多种命令，这些命令一般按照逻辑分组。例如，“文件”菜单中包含各种处理文件的命令，“编辑”菜单中是各种编辑命令等。通过Excel的菜单栏几乎可以完成Excel中的全部操作，菜单栏是动态的，随着当前正在执行的操作会有所变化。默认的菜单栏如图1.4所示。

图1.4 Excel默认菜单栏

当进行图表操作时，“数据”菜单就会隐藏，而“图表”菜单就会出现，方便对图表进行操作，如图1.5所示。

图1.5 Excel进行图表操作时的菜单

Excel的每个菜单项都含有多种选择，其排列方式大多是按照逻辑分组，即根据不同的操作对象或操作功能进行分组。

可以用鼠标来选择菜单，单击要激活的菜单，在打开的菜单中移动鼠标指针到要执行的命令，单击后可执行该命令。当该命令有下级子菜单时，在该命令的右侧会有一个向右的小三角形图标。

用键盘来进行菜单操作时，可按住【Alt】键，同时按下菜单名后括号内加下画线的字母。例如，打开“文件”菜单，则可先按住【Alt】键不放，再按下字母F，就会将“文件”菜单展开，这时可放开【Alt】键，直接按下所需要的命令后的字母就可以执行相应的命令；也可用光标移动键进行上下移动，将光标移动到需要执行的命令，按下回车键就可执行相应的命令。

尽管用鼠标选择菜单很方便，但如果要快捷地使用Excel提供的各种命令，熟练掌握用键盘执行各命令会使工作效率更高。

注意：在菜单使用过程中，菜单或菜单项中的命令有时是暗淡的，这表示该项菜单此时不可用；如果菜单命令后有三个小黑点，表示执行该菜单命令会打开对话框。

3.工具栏

工具栏是位于菜单栏下的一行小的图标按钮，这些图标按钮是最常用的Excel操作的快捷键，用以方便地执行各项操作。Excel的工具栏秉承了Office系列软件的风格，采用了小图标按钮，置于菜单栏下一行，当启动Excel时，系统默认显示的是“常用”和“格式”两项工具栏的图标按钮，如图1.6所示。

图1.6 Excel的“常用”和“格式”工具栏

工具栏左侧为“常用”工具栏按钮，可以完成文件的新建、打开、保存、打印和打印预览操作，单元格的剪切、复制、粘贴，以及数据的自动求和，升序、降序排序，创建图表的向导等操作。在“格式”工具栏中可以完成单元格的字体、字号、加粗、下画线、左对齐、居中对齐、右对齐格式设置，单元格数据增加、减少小数位，单元格边框线、填充色，字体色设置等操作。

如果需要使用其他工具栏，可通过选择“视图”菜单中的“工具栏”命令，在其所带的子菜单中选择相应的工具栏即可，如图1.7 所示。选择“视图”→“工具栏”→图片，松开鼠标后，“图片”工具栏显示在窗口中，如图1.8所示。

4.数据编辑区

数据编辑区位于Excel窗口中工具栏下方，分为左、中、右三部分，左侧文本框是地址栏，用于显示当前单元格（或区域）的地址或名称，中间部分是三个按钮，分别是“取消输入”、“确认输入”、“插入函数”按钮；右侧是编辑栏，可以输入或编辑当前单元格的值或公式。

图1.7 选择“图片”工具栏

图1.8 “图片”工具栏显示在窗口中

三、工作簿与工作表

Excel文件的重要特点是在一个文件中有多个工作表，就像一个活页簿，在使用时可以随时根据需要增加或减少其中的工作表。因此Excel文档也形象地称为工作簿。工作簿是所有工作表的集合，它是存储和计算数据的文件，其文件扩展名为.xls。新建的工作簿文件被系统默认命名为Book1.xls，如果再新建文件，就以Book2.xls命名，以此类推。

工作表是工作簿的组成部分，也称电子表格。如果把工作簿看成一个活页簿的话，那么工作表就是其中的一张活页。工作表可以存储数据和公式，是进行数据处理的重要组成部分，也可以使用工作表对数据进行组织和分析。每个工作簿最多包含255张工作表。新建工作簿时，系统默认包含3个工作表，其名称分别为Sheet1，Sheet2和Sheet3，在工作表标签上显示其工作表名，如图1.9所示。

工作簿是Excel中组织和保存数据的基本单元，在企业财务工作中，如果要使用Excel工作簿文件存储数据，可创建工作簿文件，并将其保存在计算机上。工作簿操作有新建、保存、删除等。

图1.9 新建工作簿文件中含三个工作表

任务操作

创建工作簿文件并保存。

操作步骤

（一）创建工作簿文件

新建工作簿，也就是创建一个Excel文档，一般操作步骤如下：

（1）单击“开始”按钮，选择“所有程序”中Microsoft Office文件夹下的Microsoft Office Excel命令，如图1.10所示。

图1.10 启动Excel程序

（2）启动Excel程序后，系统创建一个空白的工作簿，并命名为Book1.xls，如图1.11所示。

图1.11 Excel空白工作簿

（二）在Excel窗口中新建工作簿

在已打开的Excel窗口中新建工作簿，要根据系统提示进行模板的选择。具体操作步骤如下。

（1）选择“文件”菜单，执行“新建”命令，或者单击工具栏上的图标，打开“新建工作簿”侧栏。

（2）单击“新建”栏中的“空白工作簿”超链接，将新建一个空白Excel工作簿，默认文件名为Book1.xls，如图1.12所示。

图1.12 用“新建工作簿”侧栏创建空白工作簿

（三）根据模板新建工作簿

Excel中自带了多种模板，其中包括标准格式的会计文档，如果需要可以直接按系统提供的模板创建工作簿，能方便使用，即使不同的人员操作，也可以保证文档格式的一致。根据模板创建工作簿文件的步骤如下。

（1）选择“文件”菜单中的“新建”命令，打开“新建工作簿”侧栏，如图1.13所示。

图1.13 根据本机模板新建工作簿

（2）单击“模板”栏中的“本机上的模板”超链接，将打开“模板”对话框，如图1.14所示。

图1.14 “模板”对话框

（3）在对话框中选择“电子方案表格”选项卡，如图1.15所示。

（4）拖动滚动条，选择“收支预算表”模板，在空格右侧的预览框中看到具体的样式，如图1.16所示。

图1.15 “电子方案表格”选项卡

图1.16 选择“收支预算表”模板并预览

（5）单击“确定”按钮，将创建一个与选择的电子表格方案“收支预算表”样式相同的工作簿文件，如图1.17所示。

图1.17 根据模板创建的“收支预算表”

（四）根据现有文件新建工作簿

在财务工作中，许多会计文档的格式是固定的。Excel提供了根据已有文档创建工作簿的方法。利用现有文档新建工作簿，其实就是利用现有工作簿文件的格式，创建新的格式相同的文件，对其中的内容可再作修改，这样既保证了会计文档的格式一致，也大大简化了进行格式设计和设置的工作，提高了工作效率。根据现有文件创建工作簿文件的方法如下。

（1）选择“文件”菜单，执行“新建”命令，打开“新建工作簿”侧栏。

（2）如图1.18所示，单击“新建”栏中的“根据现有工作簿”超链接，将打开“根据现有工作簿新建”对话框。