第9章 计划管理(3)

（七）制订辅助计划

一个主要的方案往往需要派生出许多辅助的计划。辅助计划通常由各职能部门和下属单位制订。如护理部设立一份提高护理质量的方案，其中会派生出护理人员培训计划、设备购置计划、人事招聘计划等。提高科研能力的方案会派生出增加科研经费计划、举办学术讲座计划、举办文献检索培训计划、增加医院图书资源计划等。在这一阶段要注意协调以下两方面的关系：①协调辅助计划与总体计划的关系，要使制订辅助计划的部门了解总体规划，把握总体计划的指导思想，防止产生追求部门目标而妨碍总体目标的情形，使辅助计划真正起到辅助的作用；②协调各种派生计划的关系，使其方向一致，时间切合。各种派生计划之间往往存在一定的制约关系，特别是一些程序性强的工作，如果各种计划在方向上、时间上不能很好地协调，就会影响整体目标的实现。

（八）编制预算

即使计划数字化，主要是将人、财、物、时间等各种资源投入数字化。预算的基本作用有：①把组织各项工作的预期成果用数字表示出来，从而为各项工作提供了具体的目标；②预算提供的数字是检验各项工作的标准；③预算有利于管理人员明确本部门活动与整个管理目标之间的关系，是组织中各项计划统一协调的重要手段。

计划的这些步骤并不是每一次计划工作都必须经过的，也不一定要按此顺序一成不变地进行，在实际工作中，要根据计划时的具体情况确定哪些步骤需要，哪些步骤可以省略，哪些步骤可以同时进行。

管理故事

某三级医院护理部创建“优质护理服务示范工程”活动计划编制过程分析形势：学习、领会卫生部《2010年“优质护理服务示范工程”活动方案》、2010年全国护理工作会议、省卫生工作会议精神，落实深化医药卫生体制改革各项重点任务，明确“以患者为中心”活动目的，改进临床护理工作，夯实基础护理，改善护理服务，促进医患和谐，提高患者满意度，为人民群众提供安全、优质、满意的护理服务。成立领导小组，护理部挂帅，领导小组实地参观调研已开展护理优质服务示范医院，启迪思维、开拓思路、转变理念。召开护士长会议，分析本院各病区基本设施、人员配备、护理人员技术水平等情况；召开全院护士大会宣传发动，介绍“优质护理服务示范工程”的目的、意义及具体要求，开展价值观教育，统一思想，提高认识，用责任扣紧护士的心弦，用患者满意唤醒护士的使命感。协调后勤部门、人事部门等，取得他们的支持和协助。

确立目标：初步确定本院脑外科病区、心内科病区为优质护理服务示范病区。进行两个月的人力、资源配备，两个月专科护理技术、基础护理技术、护士职业规范强化训练，试行两个月优质护理服务，6个月后正式运行优质护理服务。制定护士分级管理制度和工作职责，制定患者实施分级护理标准和护理内容，制定护理服务操作规程和技术标准。

评估实现目标的条件：本院护理人员老中青年龄结构合理，85％学历在大专以上，近年来狠抓护理质量，基础护理落实扎实，患者反响好。脑外科病区、心内科病区是医院重点科室，业务量大，水平高，护理人员具备很强的团队合作精神和凝聚力，但护士缺编，病床∶护士=1∶0.33，开展优质护理服务，护士要配备齐全，至少达到病床∶护士=1∶0.45，护士缺位约12至14个。已开展护理优质服务示范的医院，积累一定经验，值得借鉴，但不同的医院具体情况和条件不一致，不宜生搬硬套。

确立数种备选方案：脑外科病区、心内科病区为优质护理服务首选示范病区，如遇到障碍，妇科病区、神经内科为次选。护士紧缺是一大难题，护士人数到位的方案有：①从其他科室调入；②向医院外公开招聘护士；③招聘应届护士毕业生。要求护士30岁以下，大专文凭以上。④招聘护工4至6名，经过短期培训，协助护士做生活护理，暂时缓解护士不足。

比较各种方案：邀请卫生行政部门主管领导、院外护理专家，与领导小组成员，对脑外科病区、心内科病区开展优质护理服务，进行可行性认证，充分听取专家的意见和建议。通过座谈会、口头、书面等各种方式，获取群众的反馈意见。分析护士人数到位每个方案的优缺点。预测可能取得的社会效益和经济效益，以及可能带来的问题。

选定最佳方案：在充分考虑专家建议、征求群众意见基础上，选定2个病区为优质护理服务示范病区。向外引进护理人才12名，护理部统一调配护理人员，示范病区应引进来自①②③种方案的护士各4至5名，弥补单个方案来源护士的不足。招聘护工4名。

制订辅助计划：制订优质护理服务质量评价计划、护士薪酬分配及奖励制度、后勤物资支持保障计划、患者投诉机制等。

编制预算：引进护士人数、增加的物资和设备、预计经费支出，开展优质护理服务后产生的社会效益（如患者满意度和经济效益）等都进行分类预算，用数字表明。

将整个活动过程编辑成计划书，分头落实，完成优质护理服务示范工程创建工作。

第三节　时间管理

时间就是生命，对于与患者生命息息相关的护理工作来说，它具有非同寻常的意义。时间就是财富，对于以提高经济效益和社会效益为目的的管理工作来说，它具有其他要素无可替代的重要作用。由此，时间管理必然地成为了护理管理的重要内容之一。时间的本质是一种有价值的无形资源，它具有客观性、一维性和无储存性等特征，是重要的管理要素之一。

时间赋予每一个人都是固定而有限的，做任何事情都要花费时间，管理者只有具有强烈的时间观念，学会有效控制时间的技巧，才能在管理活动中充分利用自己的时间，同时充分珍惜他人的时间，从而提高整个组织的效益。

一、时间管理的基本含义

时间管理（time management）是指在同样的时间消耗下，为提高时间的利用率和有效性而进行的一系列活动，包括对时间的计划和分配，以保证重要工作的顺利完成，并留出足够的余地处理那些突发事件或紧急变化。

时间管理实际上是指面对有限的时间，如何自行控制时间而不被时间控制，左右自己的工作而不被工作左右，从而对个人的各项生活和工作做出合理的时间安排，对时间资源进行科学管理。护理管理者的工作是繁杂而紧张的，如果没有控制时间的强烈观念，往往会使一些重要工作无法按时完成，组织效益不能达到一种最优化状态。因此，护理管理者要研究时间消耗规律，学会科学时间管理法，从而提高时间使用效率，进而最终提高护理管理效率。

二、时间管理的基本策略

由于个体生活习惯、个人工作性质与生活目标的差异性，在时间管理的具体方法上没有一个固定的模式是通用的。但是，在时间管理中有一些基本的策略，管理者掌握这些策略，灵活应用，可以防止时间的浪费，同时提高时间的有效性。

（一）评估时间使用情况

1.记录工作时间的利用情况

了解自己工作时间的具体使用情况是有效管理时间的第一步。管理者可准备一本记事本或日记，按时间顺序记录从事的活动，评估时间是如何消耗的，每一项管理活动需要多少时间，时间安排依据是什么，紧急事务有哪些，你的处理方法是什么，高效率时段和低效率时段分别在什么时候等。当记录条目足以代表管理者的工作活动内容时，计算每一项活动的时间有多少，分析每一类活动所消耗的时间占整个工作日的百分比，如果结果显示时间分配不合理或与工作重要程度不符合，管理者要重新修订工作计划和时间分配，以提高管理效益。

2.分析个人的最佳工作时间

根据生物钟学说，每个个体的身体功能具有周期性，人的精力有时处于高潮，有时处于低潮，有时适合进行脑力劳动，有时适合进行体力劳动，每年、每季、每月、每周、每日都有周期性的规律。为了有效地利用时间，要善于总结这些规律，掌握自己的生物钟周期，在精力和体力最佳的时间段安排需要集中精神及创造性的管理活动，而在精力和体力较差的时间段可从事常规性工作和次要工作。

3.分析浪费时间的常见因素

浪费时间是指把时间花费在对实现组织目标和个人目标毫无意义的活动上。护理管理者为了防止时间的浪费，要每周评估时间的使用情况，及时了解自身浪费时间的情景或因素，加以控制和防范。浪费时间的因素可以分为主观因素和客观因素两类。

（二）设立目标，拟订时间进度

工作目标不清，缺乏工作计划，容易整天沉迷于日常琐事。为了充分利用时间，要根据目标确定自己的关键性和优先性活动。关键性活动是指对目标实现最有价值的活动，优先性活动是指需要首先处理的紧急问题。对关键性活动要拟订详细的时间进度表，如月计划、周计划或日计划，以确保这些活动有充分的时间进行。

（三）善于授权

授权是指领导者将自己的某些权力和责任授予下属。护理管理者通过适当的授权可以使自己的工作时间更有价值，摆脱忙碌的日常事务，集中精力和时间从事重要的活动。同时，适当的授权可以发挥下属的才干，调动下属的工作积极性。授权时要遵循量力授权、权责相当、对工作结果负责等原则。

（四）拒绝艺术

护理管理者掌握拒绝艺术也是合理使用时间的有效手段之一。每个人的时间是均等的，管理者面临的工作千头万绪，不可能面面俱到，事事兼顾，要有所取舍，尤其是要善于运用拒绝艺术，对一些非计划内的请求说“不”。对以下情况管理者应该合理拒绝承担不属于自己工作范围的职责：①会阻碍自己重要工作完成的请求；②一些非本职务或本专业工作的请求；③自己能力不能很好胜任工作的请求；④请求的事项是自己不感兴趣的。但拒绝时要注意时间、场合及方式，学会巧妙而果断地说“不”，避免产生人际关系的负面影响。

（五）养成良好的工作习惯

护理管理者在日常工作中应注重节约时间和工作效率，养成以下良好的工作习惯：①减少电话干扰，打电话时尽量抓住重点，电话机边上放置纸、笔，及时记录重要事项，尽量避免社交性电话；②在办公室以外的走廊或过道谈话，以节约时间，如话题内容重要，再请到办公室细谈；③鼓励预约性谈话，例如会谈时间选择在工作相对不繁忙的下午；④控制谈话时间，当发现谈话内容不重要不切题时，礼貌地表示要去处理重要的事情，及时终止谈话；⑤文档资料按重要程度和使用频繁程度有序放置，分类管理，及时阅读、处理、归档；⑥减少会议，不开无主题、无准备的会议，准时开始，缩短会议时间，提高会议效率；⑦保持心理健康，要学会控制自己的情绪，避免因情绪因素影响自己的工作效率，能够做到在几分钟之内从不良情绪中解脱出来，减少时间浪费，提高工作效率。

三、ABC时间管理的方法

ABC时间管理方法是由美国管理学家莱金（Lakein）提出来的。他建议每个人都需确定今后5年（长期目标）、半年（中期目标）及现阶段（短期目标）的工作目标，根据工作目标确定工作内容，并将所有工作依其重要性分为ABC三个等级。A类为最重要的工作，B类为较为重要的工作，C类为相对不重要的工作，是可以暂时搁置的工作。

ABC时间管理的步骤为：

（1）列清单：每天工作开始，对全天工作日程列出清单。

（2）归类：先安排好固定工作时间，如晨会、核对医嘱等。

（3）工作排序：根据事件特征，按流程图确定ABC类别。

（4）填写分类表：按ABC类别分配工作项目、各项工作预计的时间安排、实际完成的时间记录。

（5）实施：全力投入A类事件，完成后转入B类事件，大胆减少C类工作，避免浪费过多的时间。

（6）总结：每日训练，不断总结评价时间使用情况。

【思考题】

1.计划工作在管理活动中有何重要作用？

2.制订计划工作中应遵循哪些原则？

3.制订计划的具体步骤有哪些？请结合实例说明。

4.按时间顺序记录你个人星期一至星期五每日时间使用情况，分析造成时间浪费的主要因素有几项？

5.请你将某典型工作日的事件进行ABC类别划分及时间分配，列出表格。

（范晓江）