第7章 计划管理(1)
【学习要点】
1.计划的基本概念、基本特征、作用、类型
2.计划的内容
3.计划工作的原则
4.制订计划的步骤
4.时间管理的基本含义、基本策略
5.ABC时间管理方法
第一节 计划概述
计划（plan）是管理职能中最基本的职能，也是管理活动的第一步，计划工作的核心问题是通过方案择优实现组织目标。明确计划的基本概念、计划的基本类型以及制订计划的基本步骤有助于我们制订一个合理的、高质量的计划方案，从而达到最佳的组织效益。计划是针对需要解决的难题和需要完成的新任务而进行的活动，涉及管理活动创造和革新的内涵，是一个创造性的管理活动。
一、计划的基本概念
从汉语词性上说，计划既可作名词使用，也可以作动词使用。动词意义上的计划也称规划、计划工作或计划职能，是指制订计划的过程，是一种预测未来、设立目标，并在此基础上拟订行动方案的过程。具体地说，计划就是预先决定做什么、由谁去做、什么时间做、怎么去做、要投入多少资源等方案的过程。名词意义上的计划是指计划工作的结果，是工作或行动前预先拟定的面向未来的、指导具体行动的方案，包括行动具体目标、内容、方法步骤和预计完成时间等的行动方案。
管理故事
磨刀不误砍柴工的启示有一天，父亲对两个儿子说：“今天，给你们每人一把斧头，看谁在一天里砍的柴多，以后这个家就由谁做主。”于是，大儿子拿了斧头便直奔山上而去，二儿子则拿了斧头端详了一番后，先将斧头磨锋利之后再去山上，结果二儿子赢得了这场比赛。该故事说明要办成一件事，不一定要立即着手，而是先要进行一些筹划、进行可行性论证和步骤安排，做好充分准备，创造有利条件，这样会大大提高办事效率。
计划工作在组织活动中具有普遍性，它不是某一层次、某一管理者的问题，它存在于一切组织活动当中。无论是高层管理者还是基层管理者都需要进行计划，但各层次管理者制订的计划在内容和作用范围上都应与其自身的职责和权力范围相对应。在护理工作中，经常需要制订各种各样的行动方案，如护士长制订年度工作计划、责任护士制订针对病案管理的护理计划等。护士长进行管理活动必先制订计划，才能组织整个病区工作，分配各个护士的职责，才能体现护士长的领导作用，并且以计划为依据，对病区工作进行控制。
计划是一种理性的运作过程，是在对客观事实进行判断的基础上，对未来可能的目标和策略、行动方案的思考和选择过程。这种理性运动只有在符合客观实际的基础上，才能发挥正确的引导作用，使管理活动朝着有秩序、有规则、有效率的方向进行。否则，只会产生负面作用。如一个病区，准备接待哪些病种的患者入住、照顾这些患者的护理人员需要具备哪些素质、护理人员的日常工作活动如何来安排等无不牵涉到计划的问题。没有合理的计划，患者就不可能得到合理的、规范的高质量照顾。
二、计划的基本特征
计划的基本特征是指计划必须具有的基本条件，没有这些条件，就不能称其为规范的计划。计划的基本特征概括为以下四个方面。
1.前瞻性计划总是面向未来的，是在预测未来各种形势变化的基础上，对未来做出规划。只有针对未来的决定，我们才可能称它为计划，如年度工作计划总是在年前或年初制订的。
2.目的性计划总是在一定的目的指导下进行的，没有目的就不可能进行计划。在计划工作之前，必定存在一定的目的，各种计划及其所有派生计划都应该有助于完成组织目标。计划是决策所确定的行动目标和方式在时间和空间上的进一步展开。
3.经济性计划的目的就是有效地利用资源，以最经济的手段达到预定的目的，因此，任何计划都要考虑投入与产出的问题。投入包括人、财、物、时间等各种资源的投入，产出包括经济效益和社会效益两个方面。每份计划都应有对投入（包括用什么人、什么时间、使用什么设备或工具等以及多少经费）和产出（达到什么结果或目的）的描述和预算。只有管理者认为产出的结果相对于需要的投入来说是经济的、合算的情况下，计划才可能得以实施。
4.具体性计划的具体性是指计划要含有行动的成分，要对具体行动做出描述，包括行动的目标、方法和途径等。
三、计划的作用
早在科学管理理论提出之前，人们就已经认识到了计划的重要性。随着生产规模的扩大和工业化程度的加速，组织中的分工与协作程度越来越高，计划职能的重要性就更加突出。计划的作用可以归纳为以下几点：
1.计划工作是管理活动的基础在计划、组织、领导和控制各项管理职能中，计划工作处于首位，是管理的首要职能。只有制订了计划后，管理者才能根据计划的具体内容进行组织、领导和控制等一系列管理活动，因此计划工作为整个管理活动奠定了基础。如某医院为深入开展“优质护理服务示范工程”，护理部必须制订人员配置、物资准备、护理模式改革、服务项目落实等工作计划，并进行相应的领导和控制工作，才能切实为患者提供安全、优质、满意的护理服务。
2.计划工作有利于合理利用资源计划过程是对组织内人、财、物、信息和时间的一种合理组织和综合平衡的过程，这个过程可以消除未来活动中许多重复、等待、冲突等无效活动，提高组织活动的管理效益和经济效益。例如，科学、合理的排班计划可使各级护理人员充分发挥各自所长，人尽其才，使人力资源达到有效的利用；为病房的物资、药品、器械、设备等制订领取、保管、使用、维护计划，物尽其用，减少不必要的物资损耗。
3.计划工作为各部门的具体工作提供依据计划有各种层次，各层次的计划中都包含了实现目标的方式、方法等具体内容，这些具体的方式、方法为下属部门人员的工作提供了具体的依据。组织内高层管理者制订的战略性计划可以为中层管理者制订管理性的计划提供依据，管理性的计划又可以为基层人员制订技术性的计划提供保证。例如，护理部制订年度规划后，护士长可以根据护理部的规划制订本科室的工作计划，护士在本科室工作计划的引导下，可以制订具体的护理工作计划。
4.计划工作有利于实现组织目标计划工作显示了管理者在决策过程中对组织目标的选择，这种目标为各部门、各级工作人员的工作提供了方向和动力，尤其在复杂多变的环境中始终把主要注意力集中于目标上。护理工作繁杂琐碎，但解决每一个具体问题都与组织目标相联系。
5.计划工作是控制活动的依据控制是管理人员为保证下属执行结果与计划相一致，对执行中出现的偏差采取纠正措施，实现预期目标和计划的管理活动。因此，计划是控制的基础，计划中确立的工作目标、内容、行动方法、进展速度和预期成果是设立控制标准和尺度的主要依据。没有计划规定的目标作为测定的标准，就无法检查工作，也就无法纠正。如护理部年终考核护理服务质量的时候，必须依据年度计划制定护理质量标准，衡量实施效果。
6.计划工作增强了组织对环境的适应性计划工作是针对未来的组织活动，而未来有许多不确定的因素。计划虽然无法完全消除未来的不确定性和事物的变化性，但通过计划设计过程，可以预测变化趋势和变化对组织的影响，并制订适应变化的最佳方案，有效回避风险，保证组织长期稳定发展。如目前我国居民健康意识不断增强，健康需求迅速提高，医疗卫生行业面临严峻的挑战，为此有关部门需制定一系列方针、政策以满足居民需求，提高健康水平。
四、计划的类型
计划对管理活动来说具有普遍性，各种组织、组织内的各级部门都在制订计划，这种普遍性决定了计划类型的多样性。从不同的角度对这些多样性的计划进行分类，可以划分成不同的类型。
（一）根据计划的期限划分
（1）长期计划：一般指5年以上的计划。由高层管理者制订，对组织具有战略性、纲领性的指导意义。长期计划要建立在对未来发展趋势充分预测、论证和研究的基础上，以科学的态度、准确的步骤进行。如国家“十一五”发展规划，护理部制订的调整护理队伍学历结构的计划、建立老中青相结合的护理梯队的计划等，这些计划往往是长期的。
（2）中期计划：一般指1～5年的计划。由中层管理者制订，具有战役性特点。要求根据组织的总体总目标，抓住主要矛盾和关键问题以保证总目标的实现。中期计划的制订要注意与长期目标、短期目标的衔接。如科室护士的在职培训计划、科研计划等。
（3）短期计划：一般指1年或1年以下的计划。由基层管理者制订，具有战术性特点。
短期计划指对未来较短时间内的工作安排及一些短期内需完成的具体工作部署。如病区工作计划、月考核计划、护士排班计划等。
这种长期、中期和短期的概念是相对的，根据组织工作内容、工作性质不同，计划的时间划分不可能采用统一的标准。例如，航天计划5年的期限可能只是一个短期的概念，而护理计划1个月以上就已经是长期的概念了。
（二）根据计划的作用范围划分
（1）全面性计划：指涉及整个组织一切工作的计划，这类计划往往是长期的、抽象的。
如护理组织中的年度工作计划是全面性的工作计划。
（2）专项性计划：针对组织中某一时期的某一具体工作项目，它往往是具体的、中短期的，它指出了某一行动的具体方法、步骤。如减少医院差错事故的工作计划、提高护理人员学历层次的工作计划等是专项性的计划。
（三）根据计划的明确性划分
（1）指令性计划：指由国家或上级部门下达的具有行政约束力的计划，往往规定有具体的目标或特定的活动方案，执行者在具体实施中应不折不扣地遵照执行，不能随意更改。指令性计划是以强制性的约束力来保证实施的，如政策、法规等。
（2）指导性计划：指只规定行动的一般方针、基本原则，而不规定具体活动方案的计划。
对于这类计划，下属部门可以根据实施时的具体环境进行具体化和进一步的发挥，实施中有较大的自由，上级部门一般通过宣传教育、经济调节及法律制约等手段来引导部门实施，而不是通过强制的手段来推行，如各科室业务学习计划。
（四）根据计划的内容划分
组织有不同的职能分工，每种职能都会有一定的计划，从组织职能划分，计划一般可以分为业务计划、人事计划、财务计划等。
（1）业务计划：即业务部门实施的计划，它是组织的主要计划，任何组织都要从事一定的业务活动。企业的生产计划、营销计划，针对患者情况制订的护理计划就是典型的业务计划。
（2）人事计划：人是保证组织活动进行的最为重要的资源，每一个组织在人力上都需要做出一定的计划，才能保证组织活动的正常进行。护理人才引进计划、护理人员队伍结构调整计划、高年资护士的安排计划等都属于人事计划。
（3）财务计划：财是组织经济效益的主要指标，也是组织取得社会效益的保证。财务计划可使目标具体化，可作为控制的标准和依据，还是考核各部门工作业绩的依据。比如某部门收入、支出、亏盈计划，护理科研经费使用计划，奖金分配计划等都属于财务计划。
（五）按制订计划的组织层次划分
（1）高层管理计划：制订的主体是高层管理者，其目的是为组织设立总体目标以寻求组织在环境中的地位。计划的内容一般着眼于组织整体的、长远的安排，这类计划一般属于战略性计划，如护理部制订的护理工作发展计划。
（2）中层管理计划：制订的主体是中层管理者，其目的是保证组织总体目标能完整地分解到各个部门去，使组织内各部门工作有条理、不发生冲突。计划的内容一般为涉及各部门目标分配和协调各部门关系的一些具体方案，如护士长制订的工作计划。
（3）基层管理计划：制订的主体是基层管理者，计划的内容着眼于每个部门每个岗位的工作安排和协调，如病区护士长制订的工作计划。
（六）根据计划的表现形式划分
美国著名的管理学家哈罗德·孔茨（Harold Koontz）和海因·韦里克（Heinz Weihrich）指出计划包含任何未来的行动途径，它可以包含多样的形式，由此，他们把计划从抽象到具体分为任务、目标、策略、政策、规程、规则、方案、预算等形式。
（1）任务或目的（purpose or mission）：任何组织的存在，都有它的任务或目的。任务或目的是指一个组织系统的作用或社会职能，它决定了组织的性质。如世界卫生组织规定护理组织的任务是：“保持健康、预防疾病、减轻痛苦、促进康复。”
（2）目标（objective）：指在任务或目的的指导下，组织活动在一定时期内所要达到的预期成果。组织的目标从纵向上看，有组织各个时期的目标；从横向上看，有各个部门的目标。在通常情况下，组织目标可以层层分解，形成一个目标体系。目标必须具备具体、可测量和可评价的特点，如本年度护理技术操作合格率达到100％，健康教育覆盖率≥95％都是具体可测量的目标。