第3章 引言

最简单的解决之道

混乱中求简单。无序中求和谐。

——阿尔伯特·爱因斯坦

对于一种现象，你应该选择最简单和最少逻辑跳跃的解释。或者你干脆可以说：“保持简单和愚蠢。”

我和妻子琳达生活在美国大西北一座生机勃勃的山城市郊。我们的房子不太大，但是宽敞明亮，装修务实，是真正住人的地方。对我俩来说，这里有我们对于家所期望的一切。

我坐在餐桌旁，面前是电脑。窗外，天色渐暗，一片寂静。时值六月，大地青葱，拔地而起的六棵巨型黄松高耸于屋顶上。天气和暖——这是一个晴朗无云的俄勒冈中部的日子。昨天如此，明天也将如此。

一切平和。琳达挨着我坐在餐桌旁，我们聊着天。

与此同时，在城里，无论我们是否惦记，我的电话应答服务公司运转正常，不仅为我们提供美好生活，还有获得成功的那份自信。但这种成功来之不易。15年前，我的经营状况如此混沌，到处救火，债务问题、健康问题和糟糕的人际关系弄得我焦头烂额。

12年前，我的认知经历了一次意想不到的变化，我的人生由此开始了从混沌到平静的转型。如今，我能够真正掌管我的生意和生活，不再受琐事的缠累。与10年前相比，我现在每周的工作时间是2小时而不是100小时，而我的月收入远远超过之前的年收入。我恢复了健康，又登山、骑车、滑雪了。

要说我的人生多了10倍的平和与自由，丝毫不夸张。我觉得自己就像处于巅峰状态的运动员，强健有力，轻松高效。我对自己现在的状态感到难以置信，因为我天生行为举止怪异。我很难集中精力，做事有始无终。我缺少目标，三次辍学，酗酒，吸毒被抓，容易冲动，常换女友，总是对自己和自己的表现不满意，直到年过半百才混沌初开。如今，涉及大事的时候，我的行为自信而缜密；在处理我认为不是特别重要的事情时，我仍会显得烦躁，但是为大目标奋力时，我会坚定而专注，直到取得我想要的结果。

一旦我的思维模式发生转变，以更深入的视角观察每一天，达到这种境界不是难事。自从我领悟到更深层的现实，我就能倾注力量向着目标努力。我是否需要努力工作？是，在关键时刻就引需要苦干一阵；但比起我以前噩梦般的生活，费的力气并不多，言而且我喜欢去做，特别是当成果纷纷显现时。

我是如何做到的？你如何能做到？这就是本书的主旨。

《用系统来工作》针对的是那些常在心里念叨这番话的人：“我必须马上做；时间不够用啊；我要拼命工作，最多刚好按时完成任务——而结果也仅仅是勉强凑合；我疲劳，压力大；我的生活中总是太多混乱；钱永远不够——我的世界远不是我所希望的那样……”

如果你是生意人，或是公司职员、学生、家庭主妇或丈夫，此番独白很可能会引起你的共鸣。这是各阶层、各年龄的通病。

我是个低调的人，不愿曝光，没有架子，没有高学历。我经历过普通的人生起伏，得意与失意，成功与失败；像很多人一样，我辛苦打拼过。我很清楚，年龄越大，功利心越强；人通过反复试错而进步，从教训和打击中获得经验。我不怕面对冷酷的现实，因为我对空洞的理论表现出本能的怀疑。人生短暂，我珍惜这份生命的礼物。

如今，我的生活管理良好，有条有理。工作或玩乐，我都十分投入。

我当然不是把一切都整齐打包，放到一边：但我找到了一种掌管的方法，使我的日子过得安稳有序。我几乎每天醒来一睁开眼睛，就感到警醒、强健和快乐。

一团乱麻？

你如何呢？你典型的一天，是什么样子的？是意外频出、乱糟糟，还是井然有序、轻轻松松？是混乱失控，还是尽在掌握？你有足够的钱吗？你有足够时间和朋友和家人在一起吗？在你的一天里，在你的人生中，你是绕着圆形跑道没完没了奔跑，还是慢慢、稳步向山顶攀登？你是否得到了你想要的？如果没有，会不会是个人管理出了问题？

不要把这些问题混为对错、好坏，不要把抽象理论和政治、宗教意义注入你的答案。让事情保持简单，这是很重要的。振作起来。如果你认为你的生活是意外频出的一团乱麻，请放心，你有了百分百的资源，来解决这个太常见的问题。

用系统来工作简单得几乎可笑，但它的改造力丝毫不弱。最简单的解决方案，总是最正确的解决方案。在我开始讨论令人熟悉的事件、场景、习惯、目标、成功、失败和常识时，你会产生共鸣，因为这个方法是可信的。简单的机械性改进，组合起来将让你的生活改头换面。

如果你认为靠旺盛精力、聪明想法和无限热情，就足以让你拿到你想要的自由和收入，想得再远一些吧。只有某些特定结构、特定过程一一就位，这些重要品质才能带你去到你想去的地方。自立和富足出现在系统建立起来之后。

有没有一些你必须做的事情，你必须完成的任务？有，你必须制定一些书面文件；而且，如果你是领导人，你要把你的新远景传授给他们。但无论如何，你都是要花力气和花时间的，对吗？你只要暂时把部分时间和精力，投入到有步骤的、一次性的建立过程中，就可以得到长久的自由、富足和宁静。

再把没完没了地跑圈圈，与稳步向上攀登对比一下。两种方式都需努力，但你想要的是攀登。与其消耗宝贵资源却一无所获、徒增厌烦，你花费同样时间和精力一步一步稳定向上，让它给你的投资带来回报。

这里讨论的运用系统的原则，在各地成功的大型机构里被不分声不响地运用着，而在小生意里却不常见。在这里，它们被归纳系统起来，形成一个普通人的方法论，它立足于一个基本事实，即人思生的机能是构成它的各系统运作的结果。维如果人生机能真是构成它的各系统运作的结果，那么实现目标就不应该本末倒置，一味应付失控系统产生的糟糕结果，而需要深入一层，去调整制造结果的系统。本书因之名曰：用系统来工作。

第一步是开窍，体验一种觉醒，让你时刻留意人生的各个独立系统。一旦你看见了你的系统，运作它们就是常识而已。运作你的系统，好结果自动出现！

自觉注意

我们每个人都有运转良好、反复出现的单个系统，我们对这些过程了如指掌，今天的快速高效运转，得益于过去的反复练习。我们可以熟练地走路、驾车、做早餐、玩游戏。为什么我们能精于这些小系统？因为它们简单，更因为在某些时候，我们自觉地注意这些程序的要素；我们分析、调整、练习细微动作，一段时间后，我们就能不费力气、几乎不假思索地完成整套程序。只不过很多人没有刻意努力剖析，完善后续的更复杂、更宽泛的系统，例如事业、健康和人际关系。太多人只是埋头苦干，把时间和精力浪费在重复同样的问题上，因为没有专注于改进系统上。

因此，我们要改变既有感知、研究和分析技能，以应对更棘手的挑战，那些阻碍你改变的复杂元素。

新系统思维概述

系统思维不同于大多数人固有的思维定式。与其将自己看作环境的组成部分，陷入纷繁事务中，不如让你的视角超越那些事件，将眼下发生的事情作为可见的独立单元，按照逻辑顺序进行排列。你是一个观察者，在俯视你的世界，审视每天事情的来来去去，就像它们是看得见、摸得着的物体那样。你看见人生系统的分开部分，每个部件都很简单，可以理解。无论你从哪里看过去，随着你周围的系统运转不息，整个世界按部就班，一事导致一事。

你的工作就是去运用你的系统。这就是你要做的事情。你把系统一个个拆分、检查，改进。一段时间以后，复杂和混乱减少，由条理、平静和自信来取代。应急救火和混乱不堪越来越少。当你审视你的作为，你会感到一种强烈的满足，你为你的成就自豪。你创造了你一直想要的生活。

我来当你的项目工程师

我出身蓝领，从业经历多而杂，做过土地测量员、重型设备操作员、销售员、技术顾问、烤肉工、油漆工、商店售货员、施工段长、制图工、看门人、记者、演讲者、出版商、零售店主、伐木工、造纸厂工人、股票期货投资者、作者、摄影记者、电信工程师、房地产商、伙夫、勤杂工、公司总裁等。我创立的企业是中部电信，我特别精通电信的实际操作：接收信息、处理信息、传递信息。我是个习惯握手、不习惯勾肩搭背的男人。我还创立和管理一家非营利组织，帮助巴基斯坦东北部克什米尔地区的地震灾民。

现在我的人生总体角色是项目工程师：那就是，接受问题，设计一套解决方案，然后让该方案在现实世界中运作。我是统管系统我人生各方面的项目工程师，包括父亲、儿子、兄弟、丈夫和朋友等角色。

我的一天是这样的：经过一夜酣睡后，我跳下床，冲个澡，吃一顿丰盛早餐，全力以赴地投入新的一天。工作时，我穿着干净的牛仔裤、工作靴和得体的衬衫，神情放松，在专注的表情下，我的脸上挂着淡淡的微笑。我和全体员工都快乐、轻松、有力、高效、快速地工作。我们积极努力，把昨天的纸上设计变为今天的物质现实。我们不断创造一些有价值的东西。

我希望你也是这样。

非整体法

你也许会说万事万物皆相关，我们是一个整体，我们不能把自己与周围世界割裂开来。你也许认为人生无限复杂，超出人的理解。从大画面来看，那确实如此。我自己在心情放松、做梦的时候也这样想。然而目前，在这个物质世界上，在这个我们必须把握每个时刻的时候，请抛开那种想法，来看看分离法和简单机械论。

你要明白，一下子理顺人生的零乱杂合状态是不可能的；它无法从整体上治理。整治任何复杂事物都需要一次一个步骤、一次一个部件地进行——绝非是整体做法。

我对“整体解决方案”不以为然。我喜欢的是整体效果，有机体内每个组成系统以最高效率运转，造就一个完美实现其目标的统一体。

所以，你不妨把你的世界拆分开来检查，把事情一件一件地理顺。当你不在细节上工作时，你可以从整体上把握它。你有足够时间做这件事情。

改变人生

准备工作是用系统来工作的核心精神。让我们分成两部分来讨论，系统思维对我们有什么影响、需要什么。

首先，系统思维对你个人的影响有四个方面：

1.你会经历根本性的视角转变。系统思维很可能突然来访，而非旷日持久的学习过程。系统思维扎根之后，你会冷静观察构成你的世界的人和机械系统。这些系统彼此分离，清晰可见，界限分明。

2.没有回头路。你回不去了！所以第二点，有点像是警告。因为其显著的逻辑性，系统思维是你无法动摇的。

3.你无需吞咽没有支撑的理论。你要做的无非是更清楚地观察世界的机械运作。你会深刻领悟用系统来工作的真实性，因为它合情合理。当你向身边的人解释你的新视角时，你不会给人胡言乱语的感觉。你不会失去朋友和家人，因为你不会对他们提任何要求。你没有什么要销售的；相反，假如他们问你怎么回事，你就解释是怎么回事，他们会对你叙述的内容产生兴趣的。

4.有一些重任。是的，你会经历令人激动的视角变化，但这还不够。在过程开始之际，有一些工作要踏踏实实地做，你要写一些东西，以便更好地阐释你的目标，持续高效地向着目标前进。这是极好的投资，因为最终产品将是轻松的生活、充足的钱和闲暇时间。这极有可能是你做出的最佳时间投资。在运作上，成功的大生意和苦苦挣扎的小生意，最主要的差别是什么？程序化运作。

第二部分，是运作三步曲：

1.系统的拆分、剖析和修复：充分揭示、分析，进而完善工思作、个人和人际关系各系统；创建新系统，消除那些阻碍你的旧系统。

2.文件编制：撰写目标、原则和程序，为你和同事确立行动和决策指导方针。这不是为了让你感觉良好，而是创造效率必须做的。这是一次性重任，但不会花太长时间。如果你有一个团队或部门，你要教他们去做。

3.后续的系统维护。给齿轮上油。这很容易。用系统来工作的效果实际而具体，激励人心。你会愉快地监督你的系统，以使其保持高效运转。

两点注意事项

第一，在大多数章节末尾，我会给出真实案例，来阐释新方法的方方面面。某些例子与该章节相关，有些无关。这些实例会提醒你，本方法的一个要素，就是从新视角来看待你的世界。系统思维的视角远离当前的细枝末节，只有从外部观察，才能正确检查并调整系统运作机制。你从这个外部观察点深入下去，调整机制，便会产生你想要的结果。

第二，我们说同样的语言，是很重要的。下面，我将根据用系统来工作的需要，给名词术语下定义。我建议你们，一开始就要熟悉它们。

系统思维，或用系统来工作的思维模式：把世界看成一个有序的过程组合，而不是大量景象、声音和事件的混合体。

外在并稍高：由外向内、自上而下的视角，是最基本的。视图当中还包括观察者——你自己。

系统、子系统（或过程、机制、机器）：由众多部件构成的闭合体，所有部件都在为该系统的唯一目的做贡献，即完成一个目标。在这里，我们对循环可持续的系统特别感兴趣。

主系统：由子系统组成，有终极目标的一个完整的封闭体。生物体本身就是这样的主系统。

封闭系统：可自我维持的过程，明显区别于周围环境。循环系统：一再发生的封闭过程。

有机系统：重复出现的人际交往或工作过程，依性格、情绪、时间而变，从而导致结果不固定。

机械系统：一辆汽车、一座房子、一棵树等实体物质，其形式或实现目标的过程不会发生变动。但在用系统来工作的语境里，也指一个由书面文件固定下来的有机运作过程。

用系统来工作：是指设立目标进而完善系统的机械过程，会确保这些目标的实现。

系统改进：本方法引的核心。在工作场合，指持续不断地探查与修复，使一个过程趋言近完美，同时记录并维护该过程，以便这个执行过程可以循环持续下去。

系统管理：专注于效率最大化，以防问题复发，提高产量，节省时间。与应急救火相反。

线性：大多数系统的运转方式，按1-2-3等步骤进行。线性过程不会乱。在系统内部，它合理、可靠、简单易懂。

完美：在系统的世界里，98%的准确度就是完美的了，因为企图实现最后2%，需要太多的额外付出。

99.9%运转良好：世界有高效运转的倾向。世界每一个系统都希望完美运转，99.9%的系统做到了。

疏漏：由于某个人不作为而产生的不完美情况。

调整：疏忽的对立面。坚决、按部就班、脚踏实地渐进式地增强子系统，最终产生高效的主系统。

战略目标：是系统运作的三大文件之首。是定义目标、阐述方法、列举优势并规定行为的一张单页。

经营总则：是系统运作的三大文件之二，是决策指导方针的合集，与战略目标一致，二至四页。对营造工作氛围至关重要，格式简短，适用于个人生活。

工作程序：是系统运作的三大文件之三，是描述如何操作职场中的单个系统的说明书，是系统改进过程的最终产品。书面工作程序一般无需用于个人生活。

生意：一个人不必到岗就能赚钱。

工作或职业：一个人必须到岗才能赚钱。

项目工程师：生意人或经理的角色，扮演外在系统改进者，而不是内部工作者。

旁人：在生意人或经理的监督下工作的人。

工匠哲学：在艰苦、冰凉、有时肮脏的工作环境中产生的一套理念。这种观点认为，用精心构筑的蓝图来指导单个元件组合，终将产生卓越的最终产品。