第7章 工作效率翻番(2)

■紧急而不重要的工作包括：给想找你谈事儿的同事打电话和收邮件。很显然，这些事情非常紧急，但是它们所产生的后果却一点儿也不重要。大多数人都将时间花费在这种紧急而不重要的工作上面了。而在非常繁忙的时候，他们却又逃避现实，声称自己正在做着有价值的事情，尽管这些事情很少是真实的。

■那些既不紧急又不重要的工作实际上就是在浪费你的时间，特别是当这些工作影响到你从事更加有效率的活动的时候。很多人都将自己一半的时间浪费在了这些既不紧急又不重要的工作上面。正是因为他们在工作的时候做这些事情，所以他们才会错误地认为自己正在干着有价值的工作。

提高自己工作效率的关键在于你要将精力集 中在那些紧急而又重要的工作上，然后再关注那些重要且不紧急的工作。同时，你必须把其他工作搁置、延期、外包甚至取消。你必须阻止自己去做那些紧急但不重要的工作，以及既不紧急又不重要的工作。

高效工作的3个问题

（1）你要不断地问自己：“对我来说最有价值的活动是什么？”哪些工作对自己工作的贡献最大？

（2）自问：“我为什么会出现在公司的花名册上？”公司雇用你是想让你在哪些方面取得成绩呢？

（3）不停地问自己：“我的时间现在用在哪些事情上最有价值？”这个问题对于时间和个人管理来说是非常关键的。你应当每时每刻自问自答这个问题。即使不是在所有的时候，你也应当不时地做这项工作，而不必过分关注你的回答是什么。

一旦你对工作进行了彻底的思考，并且确定了最有价值的工作，你就必须让自己马上行动起来，直到这项工作完成。当你把精力集中在单一的工作上时，只要不转移和分散注意力，不重复劳动，你就能够更快地完成这项工作。在一项工作完成之前，通过拒绝做某些事情，你就能够为这项工作节省80％的时间。

提高工作效率的7个关键点

以下的这7种途径有助于你提高工作效率、绩效和产出。你可以单独使用，也可以将几种方法结合在一起使用。

（1）努力工作。你要全身心地投入工作，不要浪费时间。不要把工作的场所当作与朋友交流感情的社交场所。相反，当你工作的时候，就要低下头努力工作。单靠这一种习惯，你就可以将自己的工作效率翻番。

（2）快速工作。让自己充满紧迫感。不要浪费时间。让自己形成并保持快节 奏的工作状态。有意识地培养自己在不同的工作之间进行快速切换。只要你在每件事情上都保持快节奏，那么你就会吃惊地发现自己已经完成了很多工作。

（3）做更有价值的工作。请牢记，你花在工作上面的时间与你完成的工作的价值无关，而且也没有你取得的成绩的质量和数量那样重要。你花在高价值工作上面的时间越多，你在单位小时内获得的成果也就越多。

（4）做自己擅长的工作。相对于那些缺少经验的人，当你在做自己非常熟练且经验丰富的工作时，你就可以用更短的时间完成更多的工作。另外，在能让你所做的最重要的工作变得更好的方面下工夫。为了快速地提高你的工作质量和数量，唯一的途径就是出色地完成别人期望你完成的最重要的工作。

（5）同时处理大量的工作。在同一时间内处理几项类似的工作。其中包括写信、填写所有的支出报告以及准备所有的计划，你要把每一项工作干得更好、更快。你沿着学习曲线移动的速度越快，那么你花在每项工作上面的时间就越少。通过不断地完成几项类似的工作，你在单项工作上所花费的时间就会减少80％。

（6）简化你的工作。这其实很容易做到。将工作的各个部分合并成单独的任务，可以让你节省很多步骤，并将那些低价值的工作彻底消除。

（7）工作更长的时间。如果你早一点儿开始工作并且持续的时间更长一些，那么你的工作效率会更高，这也证明了我之前提出的从工作时间中抽出空闲时间的观点是正确的。如果你每天比其他人更早地开始工作，你就可以避开早高峰。如果工作的时间再延长一点，你就会错开晚高峰。如果同时做到这两点，你每天富有成效的工作时间就会增加2～3个小时，从而不会影响到你的生活习惯。这些额外的工作时间就是你实现在该领域工作效率最高且工资最高目标的必备条件。

比赛还在继续

和自己比赛，看看你每天能够完成多少具有高价值的事情。把它当作一场竞赛来看待。为自己制定时间表和最后的期限，并且和这个最终期限进行赛跑。看看你是否能够用更少的时间完成更多的事情。

你要把自己视为一个高效率的人。想想自己生命中那些最富有成效而又有效率的时刻。回 想一下你使用正确的方法做正确的事情时的情景。你在很短的时间内完成了更多的工作，你将会为你取得的成绩感到骄傲。你现在正处于一种陶醉的状态，感觉既快乐又兴奋。

想象一下5年以后你将成为这个领域里最富有成效的人时的情景吧。那个时候你将会是什么样子？你又会如何工作呢？你又将在做哪些工作呢？对于你的个人绩效来说，你所采取的指导原则是什么？人们将如何向其他人描述你的工作方式呢？就让你对未来的憧憬为你现在的行动指引方向吧。

一旦你对理想的未来有了明确的认识，那么就在这个你认为是最好的具体形象上画个“×”。现在继续想象你的未来，并把自己视为那个更加理想的人。请记住，你所想象到的那个人的形象就是你将来要成为的那个人。记住现在的这个形象，直到你成为这个人的时候。

你想象中的那个形象越清楚，那么你在工作生活中所制定的那个目标也就越具体。想象一下当你具有完成你所期望的那项工作的质量和数量的能力时，那时的情况又是怎样的呢？你工作和生活的具体目标和任务是什么？

动机包括动力。你必须明确为什么要做现在的这项工作。你为什么要努力地工作？你要实现的目标是什么？从你现在的位置出发到另外一个地方的最快和最直接的途径是哪些？

为了以自己的最佳状态提高工作效率和绩效，你需要获得哪些额外的知识和技能呢？让自己成为一个在时间管理方面的专家。你要大量地阅读、收听广播，并且不断尝试，直到自己成为在这个领域内最有成效的人。

为了提高自己的工作效率，哪些习惯和行为对你的帮助是最大的呢？将精力集中在以结果为导向的习惯上，并且养成关注、集中、自律和坚持不懈的习惯。这些都是你获得更多成绩的内在动力。

我在提高工作效率方面最为欣赏的组织原则就是单项处理，因为你可以把一天的精力完全集 中在一件最重要的事情上。一旦形成了这种工作习惯，你对自己能够完成如此之多的工作一定会感到吃惊的。

每天制订计划、设定优先顺序，然后开始做最有价值的工作这个习惯，将会对你大有帮助，这些也许正是在时间管理上对你非常有用的东西。你要将这些习惯反复地实践，直到它们成为非常自然的事情。

你应当从事哪些工作才能保证你每天处于最佳状态呢？自己制定一份时间管理原则方面的列表，并随时检查它的完成情况。一定要确保将你的时间用来从事最有价值的工作。

最后，通过之前的学习，你将要做出怎样的行动承诺呢？为了提高你的工作效率、绩效和产出，你要进行哪些具体的工作呢？不管它是什么，马上行动吧！

关于时间的哲学

时间管理就是对现实生活、个人以及自我的管理。那些高度评价自己的人通常会仔细地分配他们的时间。他们在如何利用时间方面思考了很多。如果你热爱自己的生活，你就会热爱自己的每一分钟。你会非常在乎之前每天被错误地利用或者被浪费的时间。

高效的人会紧凑地规划他们的时间。他们会把时间分为许多组，每组为10分钟或15分钟，并对每天的工作进行提前规划。他们分秒必争。结果，他们完成的工作要比普通人多得多，而且对自己也感到很满足。

当你开始认真地规划你的时间和生活时，你的每一分钟和每一个小时就变得更有价值了。你自己和你的生活也会因此而更有价值。你对时间的管理越出色，你就越会欣赏自己、尊重自己。你越欣赏自己、尊重自己，你越会更好地管理时间，这是因为二者是相互作用的。

你要把增加收益的法则视为自己的朋友。你使用和实践这些时间管理的原则越频繁，这些原则就会越有助于你的工作，你所获得的收益也就越多。你将会看到自己的工作效率和产出不断地提高。只需要几天或者几周的时间，你就会对自己是如此富有成效而感到惊讶。