第15章 做事的学问(15)

在非洲的大草原上，一天早晨，曙光刚刚划破夜空，一只羚羊从睡梦中猛然惊醒。

“赶快跑！”它想到，“如果慢了，就可能被狮子吃掉！”

于是，起身就跑，向着太阳飞奔而去。

就在羚羊醒来的同时，一只狮子也惊醒了。

“赶快跑”，狮子想到，“如果慢了，就可能会被饿死！”

于是，起身就跑，也向着太阳奔去。

将时间管理当成比赛会让你受益无穷。

能让平淡无味的工作变得有趣、生动。即便是最有刺激性的工作中也免不了有乏味的事。

和自己比赛可以激发心理学上的“满溢状态”的行为。这是一种内在的变化，时间似乎很少，但你的成果却很多。

改善你的工作质量。对于实现你自己的目标应该像优秀的跨栏选手一样，速度更快、更好，还要求不把栅栏碰倒。

诊断现状，掌握自己的时间利用

一个人之所以成功，时间管理是非常重要的关键因素，如果我们想要成功，就必须让我们的时间管理做得更好，要把时间管理好，最重要的就是做好以结果为导向的目标管理。

首先，你现在对于时间的心理概念是怎样的，你要有把事情做好、时间管理好的强烈欲望；并决定达成作好时间管理的目标；时间管理是一种技巧，观念与行为有一段差距，必须经常地去演练，才能养成良好的习惯；不断坚持直到运用自如。

只有时间管理好，才能够达到自我理想，建立自我形象，进一步提升自我价值。每个人若能每天节省2小时，一周就至少能节省10小时，一年节省500小时，则生产力就能提高25％以上。每一个人皆拥有一天24小时，而成功的人单位时间的生产力则明显地较一般人高。

你要明确，要成就一件事情，一定要以目标为导向，才会把事情做好，把握现在，专注在今天，每一分每一秒都要好好把握。想要作一个工作高手，有两个关键，第一就是工作表现，要有能力去完成工作，而非只强调其努力与否而已；第二是重视结果，凡事一定要以结果为导向，做出成果来。时间管理好，能让人更满足、更快乐、赚取更多的财富、自我价值亦更高。

现在来看一下你的时间是如何使用的。

记录自己的时间目的在于知道自己的时间是如何耗用的。为此，要记录时间的耗用情况。要掌握用精力最好的时间干最重要的事。精力最好的时间，因人而异。每个人都应该掌握自己的生活规律，把自己精力最充沛的时间集中起来，专心去处理最费精力、最重要的工作，否则，常常把最有效的时间切割成无用的或者低效率的零碎时间。试着找到无效的时间，首先应该确定哪些事根本不必做，哪些事做了也是白费功夫。凡发现这类事情，应立即停止这项工作；或者明确应该由别人干的工作，包括不必由你干，或别人干比你更合适的，则交给别人去干。其次还要检查自己是否有浪费别人时间的行为，如有，也应立即停止。消除浪费的时间，因为时间毕竟是个常数，人的精力总是有限的。

分析一下自己的时间都用到哪里去了，是时间管理的第一步。介绍一个例子，惠普公司总裁柏拉特(LewisPlatt)把自己的时间划分得很好。他花20％的时间和客户沟通，35％的时间在会议，10％的时间在电话上，5％的时间看公文。剩下来的时间，他花在一些和公司无直接关系，但间接对公司有利的活动上，例如业界共同开发技术的专案、总统召集的关于贸易协商的咨询委员会。当然，每天也留一些空当时间来处理发生的情况，例如接受新闻界的访问等。这是他与他的时间管理顾问仔细研究讨论后得出的最佳安排。

对照一下你是否有时间管理不良的征兆？看看你是否有以下这些问题：1你是否同时进行着许多个工作方案，但似乎无法全部完成？2你是否因顾虑其他的事而无法集中心力来做目前该做的事？3如果工作被中断你会特别震怒？4你是否每夜回家的时候累得精疲力竭却又觉得好像没做完什么事？5你是否觉得老是没有什么时间做运动或休闲，甚至只是随便玩玩也没空？对这些问题，只要有两个回答是“是”的话，那你的时间管理就出了问题。

有效的个人时间管理必须对生活的目的加以确立。先去“面对”并“发现”自己生活的目标在何处，问问自己：“为什么而忙？”“到底想要实现什么？完成什么？”问自己这些问题也不是挺舒服的事，但对自己的生活颇有启发作用。接下来应要求自己“凡事务必求其完成”，未完成的工作，第二天又回到你的桌上，要你去修改、增订，因此工作就得再做一次。

你是否了解下面一些时间管理的原则呢？

第一，设定工作及生活目标，排好优先次序并照此执行。

第二，每天把要做的事列出一张清单。

第三，停下来想一下现在做什么事最能有效地利用时间，然后立即去做。

第四，不做无意义的事。

第五，做事力求完成。

第六，立即行动，不可等待、拖延。

设定一个目标的好办法

设定一个目标，立定标杆、全力以赴：譬如射标，一定要有一个靶，才会射中标的。同样地，人生若没有目标，只会任由环境影响，而非自己影响环境。根据耶鲁大学研究，只有3％的学生为自己订下目标，而其他的学生则没有。经过长时间的研究指出，当初订下目标的3％学生，其成就远超过其余97％学生的总和。

一般人不愿为自己设定时间衡量的目标的几个原因：怕万一达不到会有失败感；认为每天过得好好的就可以了；误将行动当成就；每天忙来忙去，好像很有成就感。其实行动不等于成就，有结果才算有成就，所以一定要设定成就目标。

尝试着这样为自己拟定一个目标并去实现它：

第一，先拟出您期望达到的目标；

第二，列出好处：您达到这目标有什么好处？譬如您有一个目标想买房子，列出买房子对您有哪些好处；

第三，列出可能的障碍点：您要达到此目标之障碍，可能是钱不够、能力不够等，一一列举，同时列出解决的想法；

第四，寻求支持的对象：一般而言，很难靠自己一个人即能达到目标，所以应将寻求支持的对象亦一并列出；

第五，订出行动计划：一定要有一个行动计划；

第六，订出达成目标的期限。

要实现目标，我们应该做到以下几个方面。

消除恐惧：不要担心失败，认同每个人一定要有“目标”这个想法。

坚持目标：若不坚持，任由挫折、打击所摆布因而放弃，则永远达不到预定的目标。

一位希望追求成功的人必须能坚持、决不放弃，才会成功地达到目标。

写下目标：通常用想的还是不够，一定要写下您的目标，才能加深印象，进入我们的潜意识。

设定优先顺序：目标可能有很多，一定要排定其优先顺序。

拟定计划：依据目标之优先顺序拟定计划。

对计划设定优先等级和先后顺序。

排定时间：确实做、马上做。

除掉障碍，寻求合作，充实知识，决定关键步骤，人类因梦想而伟大，作伟大的梦、并使它们实现。每天早上重写一遍您的目标，每天晚上审查这些目标；每天如此做，这样才会进到我们的潜意识。

每天作好一个有效的计划

没有哪一位足球教练不在赛前向队员细致周密地讲解比赛的安排和战术。而且事先的某些计划也并非一成不变，随着比赛的进行，教练一定会根据赛情作某些调整。但重要的是，开始前一定要作好计划。

你最好为你的每一天和每一周订个计划，否则你就只能被迫按照不时放在你桌上的东西去分配你的时间，也就是说，你完全由别人的行动决定你办事的优先与轻重次序。这样你将会发觉你犯了一个严重错误--每天只是在应付问题。

为你的每一天定出一个大概的工作计划与时间表，尤其要特别重视你当天应该完成的两三项主要工作。其中一项应该是使你更接近你最重要目标之一的行动。在星期四或星期五，照着这个办法为下个星期作同样的计划。

请记住，没有任何东西比事前的计划能促使你把时间更好地集中运用到有效的活动上来。不要让一天繁忙的工作把你的计划时间表打乱。

做一张日程表，日程表不仅仅对于那些所谓的老板有用，每个人都可以从中获利。

在纸的一边或在你的记事本上列出某几段特定时间要做的事情，如开会、约会等。在纸的另一边列出你“待做”的事项--把你计划要在一天完成的每一件事情都列出来。然后再审视一番，排定优先顺序。表上最重要的事项标上特别记号。因此，你要排出一两段特定的时间来办理。如果时间允许，再按优先顺序尽量做完其他工作。不要事无巨细地平均支配时间，同时你要留有足够的时间来弹性处理突发事项，否则你会因为因小失大完不成主要工作而泄气。

在使用日程表你应注意“待做事项”有一项很大的缺点，那就是我们通常根据事情的紧急程度来排定。它包括需要立刻加以注意的事项，其中有些事项很重要，有些并不重要。但是它通常不包括那些重要却不紧急的事项，诸如你要完成但没有人催你的长远计划中的事项和重要的改进项目。

因此，在列出每天“待做事项”时，你一定要花一些时间来审阅你的“目标表”，看看你现在所做的事情是不是有利于你要达到主要的目标，是否与其一致。

在结束每一天工作的时候，你很可能没有做完“待做事项中所列出的事项，但是你不要因此而心烦。如果你已经按照优先次序完成了其中几项主要的工作，那么这正是时间管理所要求的。

不过这里有一项忠告：如果你把一项工作(它可能并不十分重要)从一天的”待做事项“上移到另一天的工作表上，且不只是一两次，这表明你可能是在拖延此事。这时你要向自己承认，你是在打马虎眼，你就不要再拖延下去了，而应立即想出处理办法并着手去做。

你最好在每天下班前几分钟拟定第二天的工作日程表。如果拖到第二天上午再列工作计划表，那就容易做得很草率，因为那时又面临新的一天的工作压力。这种情况下排定的工作表上所列的常常只是紧急事务，而漏掉了重要却不一定是最紧急的事项。

为某一工作定出较短的时间，也就是说，不要将工作战线拉得太长，这样你就会很快地把它完成。这就是你为什么要定出每日工作计划的目的所在。没有这样的计划，你对待那些困难或者轻松工作就会产生惰性，因为没有期限或者由于期限较长，你感觉可以以后再说。如果你只从工作而不是从可用的时间上去着想，就会陷入一种过度追求完美的危机之中。你会巨细不分，且又安慰自己已经把某项次要工作做得很完美，这样做的结果只能是主次不分。

尝试制一张每日时间记事表，根据你自己的状况不断加以修正。这种表可以包括两类：一类是”活动事项“，另一类是”活动的目的“。把一天的办公时间按你认为合适的标准划分为若干个时间段，然后在上面打两个记号，每一类下面各一个，并且按照需要，在”附注“栏中注明你确实做了些什么。

你可以把这张表放在一边的架子上，不使用的时候就看不到它，然后每一个时段结束后简单填一下。一天累积起来，填写这张表大概只要三四分钟，但是它产生的效果极为惊人。

你会发现，你以前根本说不清楚你的时间究竟都用到哪里去了。你的记忆力在这方面是不可靠的，因为我们往往只记得一天中最重要的事情--也就是我们完成了某些事情的时刻--而忽略掉我们浪费或未能有效利用的时间。琐碎的事项，小小的分心都不太重要，我们记不住。但这些正是我们最需要辨明并加以修正之处。

填写这个表两三天之后，你会惊讶地发现，你有很多地方可以改进。例如，你可能会发现你以前并不知道你竟然花了那么多的时间去阅读杂志、报纸等，因此想找出一个办法来减少用于这方面的时间。你也可能会惊讶地发现，你竟然把那么多时间用在赴约的路上，因此想办法改进行程，一次去几个地方，或多利用电话。

不过最重要的是，你会更惊讶地发现，你实际上居然只用一点点时间做你承认是最优先的事。而和你东奔西走地处理那些次优先的事务相比，你用于计划、预估时间、探寻和利用时机，以及努力确定目标等的时间真是太少了，这样你会更清醒。

我们每个人都需要自律，要绘制或填写时间记事表。当你真正做到之后，保证你会出现一些惊喜的效果。

学会设定时间的优先次序

每个人每天都有非常多的事情要做，为有效管理时间一定要设定优先次序：在日常工作中，有20％的事情可决定80％的成果；目标须与人生、事业的价值观相互符合，如此才不致浪费力气；发展专长，从事高价值的活动；无益身心的低价值活动，会腐蚀我们的精力与精神，尽量不要去做；要设定优先顺序，将事情依紧急、不紧急以及重要、不重要分为四大类，一般人每天习惯于应付很多紧急且重要的事，但接下来会去做一些看来紧急其实不太重要的事，整天不知在忙什么。其实最重要的是要去做重要但是看起来不紧急的事，例如读书、进修等，若你不优先去做，则你人生远大的目标将不易实现。

设定优先次序，可将事情区分为五类：必须做的事情；应该做的事情；量力而为的事情；可以委托别人去做的事情；应该删除的工作。最好大部分的时间都在做必做和应该做的事情。

时间应如何运用才最有价值？一个重要的观念是要做对的事以及重要的事，而不是把事情做完就可！一般人的习惯是不管所做的事情是否正确，只知一味地去做，这样是不对的。惟有努力去做”对“的事情才会有高产能，要有勇敢的特质，拒绝不重要的事，来者不拒是不好的。

忘掉过去种种，而努力未来。专注于目前有什么机会上，努力去把握，要有时间的远景。真正的成功本身是一种态度，亦即要有成功的意念、欲望、决心，每天要有足够的时间来做重要的事。

组织时间、保持整洁能够提升我们的自我价值、自我形象以及自我尊严。例如将桌面保持整洁、做完事立即归档、做事只经手一次，经手五六次才完成就很浪费时间，尽可能一次就把它做完，凡事若能预作准备，才能有效地掌握时间。

将不用的资料丢掉；将资料转交给别人去做；重要的事情一定要马上去做；有使用价值且重要者才归档，根据统计约80％～90％的归档资料是不会再去用它。若在五分钟之内无法找到所要的档案，就是不好的档案系统，所以每隔一段时间要整理档案并将不需要的档案丢掉。

有毅力、耐心地持续工作，直到完成；做完工作，给自己适度的报酬与奖励；善于利用内在及外在的巅峰时刻；内在巅峰时刻是指利用自己精神最好的时刻来做重要的事情；外在巅峰时刻是指与别人接洽时要掌握别人最有空的时段；善用百分之三十定律：一般人完成工作所需要的时间通常会超出您所预定时间的30％以上；善加规划能减轻压力；不要制造借口，要妥善制订计划并将工作完成。

有效的时间专案管理