第12章 办事的程序(1)
对于程序及其重要性，长期以来存在着某些片面的认识。有人认为程序属于形式，没有内容那么重要；有人觉得程序是细枝末节，可有可无；有人甚至把程序当做繁文缛节，不但不重视，而且很反感。由此而来，现实生活中不讲程序、违反程序的现象屡见不鲜，结果既影响办事的质量和效率，又容易助长不正之风，给工作和事业带来损失。
万物有理，四时有序
常言道：万物有理，四时有序。这里的“序”，是顺序、次序、程序的意思。自然界是这样，人类社会也是这样。序，就是事物发生发展、运动变化的过程和步骤，是客观规律的体现。反映到实际工作中，它要求我们办事情必须讲程序。
对于程序及其重要性，长期以来存在着某些片面的认识。有人认为程序属于形式，没有内容那么重要；有人觉得程序是细枝末节，可有可无；有人甚至把程序当做繁文缛节，不但不重视，而且很反感。由此而来，现实生活中不讲程序、违反程序的现象屡见不鲜，结果既影响办事的质量和效率，又容易助长不正之风，给工作和事业带来损失。
为什么办事要讲程序呢？我们不妨从程序的客观性来做一些分析。事物存在的基本形式是空间和时间，事物的发展变化都是在一定的空间和时间内展开的。事物的发展变化，从空间方面看，可以分解为若干个组成部分；从时间方面看，各个部分都要占用一定的时间并具有一定的次序。比如“种植”这一行为，就可以分解为播种、施肥、灌溉、收割等部分，这些部分均需占用一定的时间，并且有相应的先后次序。如果不在一定的时间播种，或者把收获和施肥的次序颠倒，那么种植行为就无法达到预期的目的。所以，顺时而动，不违农时，是务农必须遵守的程序。尊重程序，实质上是尊重规律。这就是办事情需要讲程序的道理所在。
磨刀不误砍柴工
有人或许存在这样的疑虑：讲程序会不会影响效率？其实，讲程序与讲效率是一致的。不以规矩，不能成方圆。不讲程序，缺乏制度、机制、法规、纪律的规范和约束，无章可循，各行其是，不但许多事情办不下去，而且整个社会也会陷入混乱之中，根本谈不上效率。譬如，一部功能强大的电脑，如果失去与之匹配的程序设计，其作用就难以发挥出来。从社会角度看，科学、严格、切实的程序有利于实现和维护国家、集体和个人的利益，违反规定程序的行为则会给国家、集体和个人带来损害。在日常生活中，人们进行购物、乘车、参观等，都要按先来后到排队，遵守规矩，各得其所。很显然，这样做是公平合理的，也是富有效率的。而一旦有人不守规矩，就不仅使公平受到破坏，而且效率也无从保证。
走好第一步
接到一件事情的时候，你是不是还没弄明白整件事情就开始东奔西走了？俗话说，万事开头难，第一步走的方向往往决定了接下去事情的进程。人做事都是有惯性的，此刻的决定和表现就决定了下一刻的状况。因此，做事要有纵观全局的感觉，无论大事小事，都应有头有尾，有棱有角，把事做得完整。
在思考第一步该怎么走的时候，就是我们需要对事情做全面筹划的时候。比如说，我们要去办什么证件，出门前就要想好该带上什么办证需要的证明和其他东西，这需要把整个过程都了解了才能做出判断。出去旅游或其他事，我们在不知将来会发生什么的情况下，第一步应该尽可能地做得完善。
有些人第一步没做好，就只想破罐子破摔了。这种心态显然是十分有害的，以一种无所谓的态度去做后面的事还不如不做，或交给别人去做呢。另一方面，做好第一步不仅使下面的事有个好的开始，而且使自己更加充满信心。
向周围的同事学习
我们要坚信一点：每个人都有自己独特的优点。换一个角度欣赏别人的时候，我们会看到很多自己还需要改进的地方。
做同一件事，不同的人处理方式会有不同，因为他们对事情的思考角度不同。多听听别人的意见，会受到不同程度的启发。
我们应该保持一种虚心的态度，多多询问有经验的同事，养成随处留心的习惯。这样不经意之间我们就获得了很多需要额外的时间精力才能获取的经验。这就是间接经验。
比如要办一件盖章的事，有好几个部门要去。我们应该事前就了解哪些人是负责盖章的人，哪些人是可以签字的人，要去哪些地方和路线，规定几时可以盖章，有多个人时是否可以分头行动等等，我们都可以从办过此事的同事那里学习，也可以听听同事的意见使自己更加方便地去弄清楚程序。
敢于承担自己的责任
上级分派给我们一件事情往往是要一个结果，或一种效果。我们不可能向上级一一问清楚该怎么办。否则，那无异于让上级自己去办这事。
《致加西亚的信》里描述了这样一个故事：美西战争爆发后，美国必须立即跟西班牙的反抗军首领加西亚取得联系。加西亚在丛林里，没有人知道确切的地点，但是美国总统必须尽快地取得他的合作，于是他们把罗文找来，交给他一封写给加西亚的信。而罗文接过信后并没有问“他在哪里”等任何问题，只是静静地把信拿去，不顾一切地把信送到。
在这里要强调的是责任心。做事的人应该明白自己需要做什么。按照一个目标结果去努力，其实存在很多路径，关键在于我们要自己去寻找，而不是走别人铺好的路。否则那样也不需要你去做了。我们要认识到寻找这些道路是我们的责任，应该积极而勇敢地承担起来。
如果事事都要向别人或上司请教好了再去做，他要么是一个懦夫，要么是一个懒虫。能独立完成任务的人必然是一个责任心很强的人。要在做事的过程中，体现自己的开拓能力和处理能力。
坚持两个办事的黄金法则
有两个做事的黄金法则是这么说的：
奥卡姆剃刀--如无必要，勿增实体。
简单与复杂定律：把事情变复杂很简单，把事情变简单很复杂。
在做比较复杂的事情的时候，我们需要的是把自己做事的原则、方式、理念注入到行为中去。
做事是一种智慧的运用。面对纷繁复杂的问题，做事思维和方法应该从简切入，以简驭繁，化繁为简，避免陷入繁中添乱、漫无头绪的窘境。做事的全部奥秘就在于越简单越好。简单的东西，往往是最有力量的。如果说四两拨千斤是中国功夫的最高境界的话，那么，化繁为简就是实践的最高境界。
一旦拥有化繁为简的智慧，你自然会进入一个自己都意想不到的广阔天地。
白沙集团的“简单管理”经受住了企业实践的检验并得到了中国理论界的认同。白沙集团长沙卷烟厂2003年实现双“100”突破，即卷烟产销总量突破100万大箱，“白沙”单品牌销量突破100万大箱，连续两年保持全国销量第一。“简单管理”的成果获得了全国十大管理成果奖。
简单管理是一种力求使复杂管理变得简约、集约和高效的管理思想和管理模式，它倡导化繁为简、以简驭繁的管理理念和方法。中国人民大学教授、和君创业研究咨询有限公司总裁彭剑锋说：“简单管理解决的是‘知行合一’的问题，本质上它是一种执行文化，解决的是国内企业普遍存在的‘知行不合一’、‘理念在天上飘，行为在地上爬’的矛盾。”在中国，企业做不到“知行合一”、说一套做一套的太多了，但白沙集团做到了。白沙集团总裁卢平是简单管理的提倡者和忠实贯彻者，她通过实际行动，把理念化为了行动，把愿景化为了现实。
化难为易
简单和难都是相对的，同一种理论，从一个老师嘴里出来是生涩难懂，从另一个老师嘴里出来也许就显而易见了。讲课的深入浅出能让一件看似复杂的事情变得简单，做事也是一样，以不同的方式去做，会让事情变简单，也能让其像套连环扣一样越来越复杂。
把事情化难为易首先需要的是战胜自己对事情的预期，敢于尝试。古人说：为之，则难者亦易矣，不为，则易者亦难矣。也难怪有哲人说，事情只有做与不做的区别。事情做下去了，才有成功的希望。把事情想得太难而不敢伸展手脚只是作茧自缚。
化难为易与化繁为简是相辅相成的，事情一旦被拆分得很明晰，一步步来做，就会简单很多。简易的做事方式就是找到更加节省时间和精力成本的步骤。
一次只做一件事
办事成功有一把钥匙。在把这把钥匙交给你之前，先让拿破仑·希尔告诉你它有些什么用处。卡内基、洛克菲勒、哈里曼、摩根等人都是在使用这种神奇的力量之后，成为了大富翁。它将打开监狱铁门，把人类残渣变成有用及值得信任的人。它将使失败者变为胜利者，使悲哀变成快乐。
你会问：“这把‘神奇之钥’是什么？”拿破仑·希尔的回答只有两个字：“专心”。现在，把这儿使用的“专心”一词的定义介绍如下：“专心”就是把意识集中在某个特定的欲望上的行为，并要一直集中到已经找出实现这项欲望的方法，而且成功地将之付诸实际行动为止。
同时想做很多事的习惯会使人们产生焦虑，注意力不集中。
学生一面看电视，一面做功课；职员不将注意力放在他正在口述的一件事情上，却惦记着今天该完成的另外一件事，心里巴不得能马上同时解决。
这些坏习惯是在不知不觉中养成的。我们同时想着好多件未完成的事，很容易感到神经过敏，忧虑，焦虑不安。我们紧张是因为我们想做不可能的事情，这样无可避免地招来徒劳和挫折。所以正确的做法是：一次只做一件事，把这件事做好，会使自己有成就感，然后信心百倍地去做下一件事。
办事就是人和制度的博弈
对权力制约的制度问题一直是人类头疼的难题。请看下边的这个小故事。
有七个人组成了一个小团体共同生活，其中每个人都是平凡而平等的，没有什么凶险祸害之心，但不免自私自利。他们想用非暴力的方式，通过制定制度来解决每天的吃饭问题--要分食一锅粥，但并没有称量用具和有刻度的容器。
大家试验了不同的方法，发挥了聪明才智，多次博弈形成了日益完善的制度。大体说来主要有以下几种：
方法一：拟定一个人负责分粥事宜。很快大家就发现，这个人为自己分的粥最多，于是又换了一个人……结果却总是主持分粥的人碗里的粥最多最好。（对此，阿克顿勋爵做的结论是：权力导致腐败，绝对的权力绝对腐败。）方法二：大家轮流主持分粥，每人一天。这样等于承认了个人有为自己多分粥的权力，同时给予了每个人为自己多分的机会。虽然看起来平等了，但是每个人在一周中只有一天吃得饱而且有剩余，其余六天都饥饿难挨。这种方式导致了资源浪费。
方法三：大家选举一个信得过的人主持分粥。开始这品德尚属上乘的人还能基本公平，但不久他就开始为自己和溜须拍马的人多分。不能放任其堕落和风气败坏，还得寻找新思路。
方法四：选举一个分粥委员会和一个监督委员会，形成监督和制约。公平基本上做到了，可是由于监督委员会常提出多种议案，分粥委员会又据理力争，等分粥完毕时，粥早就凉了。
方法五：每个人轮流值日分粥，但是分粥的那个人要最后一个领粥。令人惊奇的是，在这个制度下，七只碗里的粥每次都是一样多，就像用科学仪器量过一样。每个主持分粥的人都认识到，如果七只碗里的粥不相同，他确定无疑将享有那份最少的。
现代经济学是这么表述的：制度至关紧要，制度是人选择的，是交易的结果。好的制度浑然天成，清晰而精妙，既简洁又高效，令人为之感叹。办事就是人和制度的博弈。
推开虚掩着的门
一天，公司总经理叮嘱全体员工：“谁也不要走进8楼那个没挂门牌的房间。”但他没解释为什么。
在这家效益不错的公司里，员工们都习惯了服从，大家牢牢记住了领导的吩咐，谁也不去那个房间。
一个月后，公司又招聘了一批年轻人，同样的话，总经理又向新员工重复了一遍。这时，有个年轻人在下面小声嘀咕了一句：“为什么？”总经理看了他一眼，满脸严肃地回答：“不为什么。”回到岗位上，那个年轻人的脑子里还在不停地闪现着那个神秘的房间：又不是公司部门的办公用房，又不是什么重要机密存放地，为什么要有这样的吩咐呢？年轻人想去敲门看看到底是怎么回事。
同事们纷纷劝他，冒这个险干吗，不听经理的话有什么好果子吃，这份工作来之不易呀！
小伙子来了牛脾气，执意要去看个究竟。
他轻轻地叩门，没有人应声。他随手一推，门开了，不大的房间中只有一张桌子，桌子上放着一张纸条，上面用红笔写着几个字：“拿这张纸条给总经理。”小伙子很失望，但既然做了，就做到底，他拿着纸条去了总经理办公室。当他从总经理办公室出来时，不但没有被解雇，反而被任命为销售部经理。
“销售是最需要创造力的工作，只有不被条条框框限制住的人才能胜任。”总经理给了大家这样一个解释。到最后，那个小伙子也果然没有让总经理失望。
这个故事不是鼓励你与领导对着干，只是想告诉你，有些条条框框所设置的禁区，其实正是留给勇敢开拓者的处女地。人们总是在用新的思想冲击着束缚，当思想成熟了，束缚自然也就解除了。
一步到位
有这么一则故事：
朋友从日本回来，想投资开一个日式料理店，我帮他选择地点。我们跑遍了整个城市，看了无数的房子，最后他从中挑选出十个，把它们在位置、环境、布局等方面的优劣列成清单，反复比较，从中优选出三个，然后把这三个店的位置、环境、布局及服务内容等方面列成一个更为详细的调查表，委托一家信息咨询公司做市场调查，根据调查回馈，最后确定其中一个，接下来开始装修。朋友请来装修公司，详细地讲述他的意图，对方耐心地听着，我也在一旁听着。开始还为他的认真感动，到后来就有些不耐烦了，他也真是太详细了，不仅店内所有的空间包括门厅、厨房、卫生间里的每一个角落都不放过，而且，店外远至百米的路段也做了精心布置，简直精细到极点。我看着他，突然感觉有些陌生，原来挺豪爽大气的一个人，几年不见，怎么竟变得婆婆妈妈，心细如针？