第11章 物品管理

第一（节）物品管理制度

一、低值易耗品管理办法

第一条目的。

1.为加强低值易耗物品管理，严格控制行政费用开支，杜绝浪费，统一供应，特制定本办法。

第二条低值易耗品分类。

1.本办法管理所指低值易耗品范围为公司办公用品、印刷品及劳动保护品等。

2.其他物品根据公司管理需要可列入管理范围。

第三条组织实施。

1.公司行政部为低值易耗品之采购、管理部门，设置标准库房，并设专门保管人员管理，财务部为核算监督部门。

2.公司设立低值易耗品明细帐和库存统计表进行管理。

第四条物品的采购、入库程序。

1.低值易耗品原则上由行政部根据公司核定标准统一购买后按标准分发给各部门。

2.遇到特殊情况，各部门需采购之物品，均须填写购物申请，经行政部汇总编制计划，经财务部审核，主管领导批准后方可购进。

3.采购本着（节）省成本、价廉物美、急需办原则，统一向正规、标准厂商购买，严禁拿取回扣等谋私利。

4.采购物品后，办理入库手续，填制有关物品帐目；凭发票和入库单向财务部报销。

第五条物品管理

1.所有人库用品，都必须一一填写台账。

2.必须清楚地掌握低值易耗用品库存情况，经常整理与清扫，实行防虫等保全措施。

3.在库物品，按月或按季（节）定期盘点，填写库存统计表，注明盈亏值，说明原因，报财务检核。盘点工作由管理部门主管负责。盘点要求做到账物一致，如果不一致必须查明原因，调整台账，使两者一致。

4.印刷制品与各种用纸的管理按照盘存的台账为基准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量。一旦一批消耗品用完应立即写报告递交管理部门主管。

5.必须对公司各部门所拥有的低值易耗品定期调查。调查方式是，每月对前一月领用量、使用量以及余量做出统计。管理部门对报告进行核对，检查各部门所批统计数据是否与仓库的各部门领用台帐中的记录相一致。

6.在库物品由行政部负责保管，指定专人管理。

第六条低值易耗品领用流程

1.公司制定各级人员低值易耗品的须用标准和使用期限，并定期改进，依据各部门的工作特点适当倾斜、变通。

2.公司发放物品可分定期（月初）一次性领用和随时领用。领用人填写办公用品领用簿。公司对员领用费用进行内部财务核算，并与成本效益综合评价。

3.贵重办公用品（如计算器、设计测量工程用具）等，须经公司主管领导批准后才能领用。

4.物品报废时应由使用部门填写情况说明，交行政、财务部门审核注销；职工调离，须归还物品的应交回原物，否则按规定折价赔偿。

5公司制定劳保用品发放标准和使用期限，定期向有关员工发放。

6.行政主管应定期统计物品采购、库存、发放、使用情况。在满足保证办公效率情况下，使库存资金最小化，压缩行政费用。

第七条附则

1.公司耐用物品管理可参照本办法执行。

2.本办法由行政部解释、补充、执行，经公司总经理批准颁行。

二、文具用品管理办法

第一条为求文具印刷品（节）约集中管理，统一规格，特定本办法。

第二条文具印刷用品之申请、收发、保管、记帐由公司行政部指定专人负责管理。

第三条除总务性之下列物品准免开请购单外，其余应填具请购单依下列条文规定办理。

1．贺仪用之物品：如花圈、花篮、喜贴、礼券等。

2．待客物品：如咖啡、饮料。

3．报纸、印花、邮票。

4．打字、复印、刻印。

5．定期性常供应之消耗性物品：如插花、毛巾等。但应事先签准。

第四条印刷纸张，其格式应力求统一，购买文具物品，其规格厂牌应求实际需要为原则。

第五条文具用品管理员应按其品种、规格划定单位，并依收发凭证登人“文具用品进出登记卡”。

第六条各单位文具印刷品领用时，应填具“文具用品领用单”，经主管核准后始得领用。

第七条各单位除特殊性印刷表格、物品、书籍外，其余未耗用之共通性印刷纸张(如信封、信纸、内部连络函，描图纸)均由行政部保管。

第八条本办法呈准后公布实施，修改时亦同。

三、通讯设备管理制度

第一条目的

为提高能讯、办事效率，降低行政费用，特制定本办法。

第二条管理部门

1.通讯设备使用由行政部负责统一管理，各部门主管负责监督与控制使用。

2.公司根据实际情况配置通讯系设备。

3.公司各部门根据业务需要须配备通讯设备时，报行政部审核，总经理批准办理。

第三条电话使用管理

1.公司指定专人负责长途电话管理。

2.凡因公或因私需使用长途电话的部门、人员，须事先填写长途使用登记簿申请，经各级领导审批后方可使用。使用后，如实填写使用记录。

3.打电话坚持长话短说、不聊天占线。

4.按照长途使用记录，逐次登记电话使用人、受话人、起止时间、用途等，统计各部门、人员的电话费用，报管理部门主管审阅，列入成本效益考核范围。

5.长途电话限一定级别人员使用。其他人员使用须经主管批准。

6.禁止因私拨打长途电话。

7.员工使用电话要注重礼貌，体现公司的良好形象。

8.电讯费用是公司的重要成本科目，是（节）约费用的主要对象，应对使用者在考核的基础上进行奖励或惩罚。

9.凡长途电话申请表的预定时间与实际通话时间超出允许误差3分钟，每超1分钟加收枣元。

10.对占用电话吹牛、谈天、泡机，经批评教育屡不改正者，除按规定收取电话费外，每次罚款（如20~30元）。

11.对偷打电话、未按规定登记、舞弊、假公济私者，除按规定收取电话费外，每次罚款枣元。

第四条电传机及传真机使用管理

（一）接收管理

1.电文、传真件的接收纳入公司收发管理办法范围内，由收发员统一接收。

2.电文、传真件接收后，填写收件登记簿，并及时分发收件部门和人员。涉及公司事务的原件在行政部留存，业务部门留复印件。

3.公司电传、传真机应随时处地开机接由状态。

（二）发送管理

1.各部门和人员发送电文、传真件，由收发员统一发送。重要文件可由当事人亲自发送。

2.发送文件，须经领导批准，填写发文登记簿表，并及时发送出去。因故不能发送，应及时通知有关当事人迅速另行处理。

3.电文、传真原件留存行政部。

4.电传机、传真电话不能被占为普通电话使用，以免延误文件收发。

第五条附则

1.本办法由行政部解释、补充，由公司颁布生效

第二（节）物品管理适用表格

表1物品登记表

使用

单位登记

日期

名称

编号类别使用人购入

日期购入

价格备注

设备仪器家具其他

表2物品领用单

财管字第号

编号

品名及规格用途领用单位数量价值领用日期

领用部门管理部门审批人

经理经理总经理

盖章盖章盖章

表3物品移交清单

年月日共页第页

品名规格单位及数量价值备注

移交部门（人）接受部门（人）监督部门（人）

表4低值易耗品管理清单

年月日第页共页

名称规格单位单价代号上月

余额本月

购入量本月

领用量结余

表5低值易耗品领用单

领用部门：年月日

代号品名规格单位数量单价总额

合计

管理部门领用部门

主管：经办：主管：经办：

表6低值易耗品领用统计表

年月

部门品名1品名2品名3品名4品名5品名6品名7

数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额

合计

经理：主管：经办：