第5章 时间管理(4)
假定你准备两个月内完成一项工作。明显的，你不会把这件工作列为第一类，因为还有两个月的期限。你可能会列入第二类，但也可能不会，因为还不太急迫。大多数的人会把它列在第三类，直到期限迫近时，你会发现很难找到专家来帮忙，而不能把这件工作做到你想要的详尽程度。你在心里责备自己，并且想下次一定要早点完成。但你还是犯同样的错误，因为到时候你会以同样的理由，把工作拖延到期限的最后几天。
一般来说，我们可以根据重要性来确定做事的优先次序，而以紧急性作为次要但也是重要的考虑因素。这需要拿出你的待办工作表，首先，从“这件工作是不是清楚地有助于达到我一生的目标或短期目标”这个问题，来检视某一项工作。如果是，就在前面打一个记号，然后按照你要去做的先后次序标上数字，标先后次序的时候要考虑两个因素：紧急性和时间效益率。
时间效益率只是一种评估方式，使我们认识到某一件工作虽然没有另一件工作重要，也没有紧急性，但是做这件工作获益很大，所用的时间也不多，则仍然是有很好的理由先办好它。例如，你一天最重要的工作是拟定一项报告，而需要花大半天的时间。但是你还有一些可以分给别人去做的小事，那么在你开始草拟你的报告之前，用几分钟的时间把这些小事分配下去，被分配到的人就会有更多的时间去做了。这显然是很有道理的。
“先做重要事情”这项原则也有例外，你会发现不在一天的开始做最重要的事情，而另分配一段时间，集中精神去做会更好。
在你把标有记号的工作项目编了优先次序之后，也同样地把比较不重要的事项编上优先次序，然后就努力按照次序去做。你已经有了一个工作计划，你一天的“产量”将会比你做完一件工作之后，再停下来为要做的事定优先次序要多得多。
老式的“效率专家”的时代早已经过去了。今天管理专家从“效力”来入手，而效力是一个含意更广、更有用的观念。
效率所重视的是做一件工作的最好方法。效力则重视时间的最佳利用——这可能包括或不包括做某一件工作。
例如，为了即将召开的一个会议，你有一份必须打电话通知的名单。如果你从效率观点来看，你就会想什么时候打电话给他们是最好的时机、是不是要把他们的名字放入自动拨号卡片上以节省时间、这张名单是否是最新的正确资料等等。但是如果你从效力观点来看，你就会问自己，打电话给这些人，是不是把时间做最佳的运用，你也许会考虑另一种联络方法；你也会考虑把打电话的事派给别人做；或把会议取消掉，好把时间用在更有用的地方。
健全的时间管理，应该以效力优先，效率次之的观念为出发点。
帕累托原则运用的诀窍
帕累托原则是由19世纪末和20世纪初意大利经济学家及社会学家帕累托而来，是说在任何一组东西之中，最重要的通常只占其中的一小部分。这项原则有时候又称做“重要的少数”、“微不足道的多数”，或80/20定律。
这个原则的主张是：团体中的重要项目，是由全体中20%的比例所构成的。
例如，占所有人口不到20%的人，其所犯的罪占所有犯罪案的80%以上。占全公司人数不到20%的业务员，其营业额为公司营业总额的80%以上。
也就是，重要的东西只占了很小部分，它的比例是80比20，因此，只需集中处理工作中比重较重要的20%的那部分，就可以解决全部的80%。也可以说，在我们的工作中，没有必要完成八成，只要将重要的二成做好就可以了。不论是工作或是念书，多少都会受到时间、空间的限制，不可能将应做的事全部完成。因此，若不先从重要的事开始，结果会演变成什么正事也没做。打算全部完成的完美主义者，往往到最后什么也没做好。
能应用帕累托原则者，事情过多的烦恼就会消失。首先，尽可能地早点处理重要的事，不必将所有事情一个个地完全处理。即使剩下的事到后来出了什么麻烦，也不会是什么大不了的问题。重要的工作应该先完成，这个法则，不仅适用学生、上班的人，对所有的人都有着非常积极的意义。
在我们知道“帕累托原则”之前，就已有和这个原则近似的经验。例如300页的教科书，考试不会是从这中间平均出题，而是从重要的部分出。以科学方法就能求得80比20的数字出来，而令人觉得“掌握了正确的工作方法，效率确实大大地提高了”。
我们应经常将这个原则运用在工作上。
假设，一个单位一天有100个打通的电话，这100个打通的电话，并不是由100个人平均一个人打一个。以帕累托原则来看，有二成的人不只打一次，而且这二成的人所打的电话占所有电话的八成。因此处理的方法，是针对打电话频率较高的二成去下工夫并且最终解决这个问题。
在销售公司里，大约20%的推销员带回来80%的新生意。在一个讨论会上，20%的人通常发表80%的谈话。在一家公司里，20%的人请假占总请假日数的80%。在一间教室里，20%的学生利用了教师80%的时间。这项原则可以运用在各种不同的现实管理活动中。
帕累托原则也极有助于应付一长列有待完成的工作。面对着一长列工作，看起来常常是不可能一一完成，我们难免心存畏惧，于是大多数的人在还没有做之前就感到泄气，或者先做最容易的，把最困难的留到最后，结果永远办不到最难办的事情。但是如果我们知道只要完成表中二三项工作，就可以获得最大的好处，那就会对我们大有帮助。因此，列出这二三项工作，各花上一段时间集中精力把它们完成。不要因为没有把表中所有工作全部完成而感到不舒服。如果你所决定的优先次序是正确的，那么最大的好处，已经由你所选择去做的二三项工作中获得。
因此，当你面临很多工作，而不知如何着手时，就应该记着帕累托原则。你要问你自己哪些工作是真正重要的，就不会偏离首要工作而去做次要工作。
当一分钟经理人以一种缓慢而又有力的语气讲完他的观点时，斯蒂芬的脸色一点一点地转红了。
斯蒂芬听得出来，一分钟经理在以这种方式批评自己早上的做法。但是，斯蒂芬没有任何抱怨之情，他知道一分钟经理这样做是为了使自己掌握正确的时间管理观念，更何况一分钟经理人以这样一种方式实际上将自己引入了一个学会如何更深层考虑问题的层次，自己感激还来不及呢！
斯蒂芬很爽快地说：“您刚才的谈话让我很受教育，我想您说中了我的弱点，非常感谢您能指正我的错误，我想我会在以后的工作中接受您的教诲……”
“嗯，”一分钟经理微笑了一下，“很不错，年轻人很难得你有这样的胸怀和气度……我相信你……”
两人越聊越投机，并结为忘年之交。
又到了分别的时候，一分钟经理向斯蒂芬发出了邀请：“年轻人，本月25日是我的生日，届时欢迎你光临。”
……
按照一分钟经理人的建议，斯蒂芬开始学会在处理问题的时候分清主次，斯蒂芬进步很快，逐渐地把自己的工作和生活的关系处理得比较顺畅。转眼到了25日，晚上就要参加一分钟经理的生日Party了，这使斯蒂芬感到非常荣幸，他决定抽个时间好好修饰一下。但是临出门时，斯蒂芬才发现因为自己的疏忽，这几天忘了拜访一个非常重要的客户，而今天如果再不去做最后的努力，必然给公司带来较大的损失，这让斯蒂芬犹豫了好一会儿。最终他接受一分钟经理人上次的建议，决定去拜访客户。当斯蒂芬完成工作后气喘吁吁、不修边幅地赶到Party现场时，引起了大家的注意。斯蒂芬看得出大家都显露出一种怪怪的眼神，一分钟经理人也显露出了明显的不快，这使斯蒂芬心里很不安，他知道自己应该向一分钟经理人做出解释……
听完斯蒂芬诚恳的解释，一分钟经理人沉默了一会儿，然后他走到餐桌旁拿起两杯XO，递给斯蒂芬一杯，喝了一口之后，他说道：“我的朋友，也许我应该理解你，但是我想你也应该学习一下制定订计划。我的朋友，这边来，我们慢慢聊，我想我们可以先从2.5万美元的故事开始谈起！”
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“下面是我要讲的一个故事，我想你会从这个故事中学到很多有启发性的东西。”一分钟经理颇有自信地说。
2.5万美元的故事
伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普向效率专家艾维·利请教“如何更好地执行计划”的方法。
艾维·利声称可以在10分钟内就给舒瓦普一样东西，这东西能把他公司的业绩提高50%，然后他递给舒瓦普一张白纸，说：“请在这张纸上写出你明天要做的6件最重要的事。”
舒瓦普用了5分钟写完。
艾维·利接着说：“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”
这又花了5分钟。
艾维·利说：“好了，把这张纸放进口袋，明天早上第一件事是把纸条拿出来，做第一件最重要的事。不要看其他的，只是第一件。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样的方法对待第二件、第三件……直到你下班为止。如果只做完第一件事，那不要紧，你总是在做最重要的事情。”
艾维·利最后说：“每一天都要这样做——您刚才看见了，只用10分钟时间——你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。”
一个月之后，舒瓦普给艾维·利寄去一张2.5万美元的支票，还有一封信。信上说，那是他一生中最有价值的一课。
5年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃成为世界上最大的独立钢铁厂。人们普遍认为，艾维·利提出的方法功不可没。
有效制订计划表
既然合理的利用时间可有效地提高人的工作效率，我们就应该在自己的日常生活中，制订一个可行的、适宜自己的待办计划表。
待办计划表首先应该简单明了，使你在百忙中随意瞄几眼，马上明白需要做什么事。在待办计划表中，注意以下这些项目应该简单明了。
依赖记忆
在睡觉之前想想第二天的工作是个很好的办法。在确定所有的工作后，人就可以安稳入睡，不会满脑子胡思乱想。
利用记忆记住你的工作之后，你的脑子就会想尽一切办法去解决。有时候当我们的问题存在于脑海中时，睡梦中会突然跳出一个理想的解决办法，也就是人们所说的有所思就有所梦。当我们真正地利用了我们的潜意识来解决问题时，我们就会发现，它的作用是惊人的，不可思议的。
有人曾做过这样一个实验：
在一只铁盆中放一只青蛙，盆子的深度略大于青蛙跳起的高度，这样青蛙就跑不出来了。然后把青蛙拿出来，给盆子加热，当温度相当高时，把青蛙放进去，结果青蛙一下子就跳出来了。如果换一个方式，先把青蛙放入铁盆再慢慢加热，青蛙就会被烫死。
这个实验表明，青蛙在突临变故时，能调动身体所蕴涵的潜能，一下子就从盆中跳出来，脱离危险。
人也一样，有了计划，潜意识就要完成它，而记忆会不断提醒你去完成这件事情。人脑就像一个平行处理器，许多工作在脑中可以同时处理，你一旦记下了一定的事物，就会把它转移到潜意识中，不知不觉地开拓研究如何解决它的办法。
适时检查计划表
有了计划表，是否严格地执行了，还需要适当地检查。晚上睡觉前，再翻一翻你前一天的计划表，看一看你执行的情况和进度，会有助于你下一天工作的安排和完成。
学过英语的人都知道，英语中的单词是很难记忆的，那么，需要记忆的英语单词一共有多少呢？如果你制定一个计划表，每天完成10个单词的记忆任务，定时检查，督促保证完成，那么一年过去，你就可以掌握3 650个单词，两年之后，你所记的单词已足够你日常生活中的对话、写作和运用了。一天记10个单词并不难，难的就在于一丝不苟地坚持下去。因此，光有计划表是不行的，还需要适时检查，督促计划表的按时完成。
限制计划数目
每个人的精力是有限的，运用有限的精力去做无穷无尽的事，是不可能的，人在超极限劳动的情况下，很容易导致意想不到的损害。因此，限制一天中的计划数目，进行科学的调整，使人处于一个协调的工作环境之中，既可完成工作任务，又不影响身体的健康。
按小时计酬的人比按月领薪水的人更能感觉到时间的价值。
因此，为了管理时间，你要认为自己是按小时获酬的人，不论你是不是如此。要找出你每小时究竟可以得到多少酬劳，请把你一年的薪水除以1000，再除以2，那差不多就可以计算出来了。
你要为你的一天和一周定出计划，否则你就只有按照碰巧落在你桌上的东西，去分配你的时间，也就是完全由别人的行动来决定你办事的优先次序。你将会发现，你犯了只是应付问题，而不是抓住机会的严重错误。
为你的一天定出一个概略的工作计划时间表，尤其要特别重视你要完成的两三项主要工作。其中一项应该是使你更接近你一生目标之一的重要工作。在星期四或是星期五，照着这个办法为下个星期做同样的计划。
请记住——
研究证实了一项常识：用更多的时间为一项工作做事前计划，做这项工作所用的总时间就会减少。不要让今天繁忙的工作把你的计划时间从你的工作时间表中挤出去。
你应该每天保持两种工作表——最好在同一张纸上。
在纸的一边（或在你的记事本上面）列出在某几个特定时间里要做的事情，如会议和约会。在纸的另一边列出你“待做”的事项——你把想到要在今天完成的每一件事情尽量地列出来。然后审视一番，排定优先次序的编号。表上最有价值的事项可能是标上1号或2号的事项，因此，你要排出一段特定的时间来办理这两件事。计划在时间允许时，再按优先次序做其他的工作。不要为次要的工作排出特定的时间；你需要保持足够的弹性处理突来的干扰。否则就会因计划不能实现而感到泄气。
“待做事项表”有一项很大的缺点，是我们通常根据事情的紧急性来编订。它包括需要立刻加以注意的事项，其中有些事项重要，有些并不重要。它通常不包括重要却不紧急的事项，诸如你要完成但没有人催促你的长远计划和重要的事项。
因此，在列出每天“待做事项表”时，你一定要事先花一些时间来审阅你的“目标表”，看看你现在所做的事情，是不是真正可以使你更接近目标。
在一天结束的时候，你很可能没有做完“待做事项表”上面的事项，但是你不要因此而烦心。如果你已经按照优先次序做了，就已经完成了重要的事情，而这正是时间管理所要求的。