第10章 时间管理(9)

琐碎而无价值的工作指的是一些不重要的任务或工作，而且报偿低。它消磨你的精力和时间，使你不能处理更为重要且当务之急的工作。琐碎无价值的工作可能是将文件归档、清理办公桌抽屉、日常文书工作或者没有紧迫任务时，任何人都可以做的那种工作。

解决方法：

作为管理人员你可以在你的办公桌前放一大块字牌：“任何时候，只要可能，我必须做最有成效的事情。”以此，尽可能减少琐碎无价值的工作。当你开始做琐碎工作，作为拖延重要工作的借口时，看看字牌就知道自己又在浪费时间了。

当你陷入琐碎工作中时，一定要自我反省。问问自己：你现在的动作是否接近你最先考虑的事情。如果不是，就终止它们，并着手重要的事项。让自己变成时间的驾驭者，减少例行公事。如此一来，你就会增加自身价值和晋升的机会。

克服在办公室里说东扯西的习惯

当你允许别人在工作时间侵占你的时间越长，你就愈难摆脱他们。要想让自己的事业获得相当的发展，人际交往是不可或缺的，但是如果让别人侵占了你宝贵的时间，那你就没有时间去做高报偿的工作了。

最要命的是，这些侵吞你时间的人，大都是你的亲朋好友，使你拉不下面子拒绝或下逐客令。但是，你要了这个“面子”，就会丧失事业上的那个“面子”。因此，为了生活和事业，每个人一旦遇到“时间大盗”，必须学会说“不”！

解决方法：

你得通过你的一切表现，明白地告诉所有认识你的人：“我绝对不是那种让别人浪费我时间的人！”你在别人心目中建立起这种印象之后，“时间大盗”在你的门前就会望而却步。

增效法则

采用正确的方法，你就能把事情做好。

善于利用时间的人，具有深思熟虑的能力，并能选定做事的最佳方法。例如，在写一封重要信函之前，他们总会先计划一下自己要说什么，找出完整的资料，然后再动笔写信。

观察别人在家中、公司里是如何处理事情的，以及他们所采用的方法。正确的方法能使你在充满竞争的世界中，事半功倍，而非事倍功半。

将时间集中于高报偿的工作

你最初开始工作，你对你的上司说，你能做高报偿的工作，而今琐碎的日常工作使你不能自拔。此时你必须将自己的兴趣转移到高报偿或是重要的工作上，从而从烦琐的事务中解脱出来。

解决方法：

把高报偿工作分成几个步骤。比如：你要写一篇关于你公司广告活动的报告。首先，你要确定这项活动的主题。一旦完成了主题，你便能写出几份广告来。下一步你就要考虑该将广告登在何处等。

注意：你按照计划中的步骤一步步进行，在工作告成之际，将情况告知他人。这件工作使你难以忘怀，成了你利用时间计划中的重要部分。

成功时，一定要奖励你自己。给予你自己一种奖励可以使你在工作中更有冲劲。一些富于创新精神的公司也采用奖励方法，以增加干劲和提高工作效率。

做事的方法应因时因地而变

在日常工作中你已经形成了一套处理工作的习惯性程序，无论什么事情，你总是一次性地以同样的方式去完成。但是工作完成之后，你总是觉得浪费了时间。

解决方法：

以不同的方式看待一件工作，经常问自己：能以别的方式去做吗？你们办公室或是家里能有别人帮忙吗？

试着将你的时间划分为不可控制时间和可控制时间。不可控制时间是一天之中的一部分。例如，在这当中，你必须于上午11点前完成生产报告，或你必须参加上司召开的一次会议。可控制时间也是一天之中的一部分，在这当中，你可以决定你想做的工作，你有时间考虑你想如何利用一天中的这部分时间。

一旦处于可控制时间阶段，就赶紧列出要做的事项表，分出轻重缓急，着手进行最重大限度地利用这些时间。

一旦处于可控制时间阶段，就赶紧列出要做的事项表，分出轻重缓急，着手进行最重要的工作，直到完成。

防止工作经常被打断

一天开始，当你正着手当务之急的工作时，电话铃声响起、邮件寄到、客户询问，然后又有同事要求跟你谈工作的体会等等，使你把当务之急的工作搁置一旁，卷入这些事务之中。一天过去了，你发现还没开始你当务之急的工作。

解决方法：

毫不犹豫地立即着手你当务之急的工作，因为它将带给你所需要的报偿，以使工作有成就。

一天当中，总会有一些小干扰，你必须要能够一而再、再而三地回到原位，以继续首要的工作才行。因为花过多的时间做毫不相干的事情，会直接影响你完成当务之急的任务。

你也可以在你办公桌上放一个文件夹，取名为1号文件夹。早晨上班时，就着手做这个文件夹中的1号工作，直到完成，只有完成了1号工作，才能进行下一个最重要的工作。如果不这样做，你就可能永远完成不了最重要的工作。

充分利用黄金时间

一天当中，相比较之下，工作效率最高的时间是在上午11点到下午1点之间，其余时间会稍微有所下降。

解决方法：

制定出你的工作效率和程度表。一天之中，什么时间电话铃会响个不停？什么时间会议次数最多？什么时间最忙？这些情况将告诉你，人们在什么时候精力达到最高水平。然后尽量挖掘这种潜力。

把重要的约会和会议安排在上午11点左右，你便能与处在最佳状态的人们打交道，而且可以获得最高效率。

若大清早就召开重要会议，人们或许还在想着周末或昨天晚上的事，难以进入会议的主题。如果会议是在下午5点召开，你更会发现许多同人精神不济，会议的实效也会减少。

所以在处理重要事件时，一定要懂得掌握黄金时间。

灵活改变已定工作计划和事项

你的计划全部安排好了。但现在你必须要占用你的时间，会见来面试的几名求职者。这个很重要，你急需让人填补上空缺，以便能放心做你的高报偿工作。高报偿工作就是以更多的金钱作为报偿，或是能给工作带来更多的成果的工作。你跟上司花了三天时间，会见几名求职者。此时，公司中又有其他问题发生，你们的大客户对上次交易的货品抱怨不已，他暗示可能去跟别人做生意。你该怎么办？

解决方法：

什么是高报偿工作？自然，顾客最为重要。照顾顾客的需要，你们的客户必然感到满意。

为了公司，也为了你个人的利益，你必须视情况调整工作重心。如果你们失去大客户，也就不再需要面试其他人员了，因为你们将会损失一部分盈利。善于控制时间的人都懂得适度改变计划。

一旦你使不高兴的客户满意了，你就可以再去会见求职者。你必须要随着情况的变化而变化，否则，你就会因小失大，铸成大错。

制定一个日常工作的定额

你今天打算完成什么工作？怎样去充分利用这一天呢？为自己确定出工作定额，才不致虚度一天。

解决方法：

日常工作定额将帮助你实现每周的、每月的，以及最终每年的定额。当然也有日常定额不能完成的，例如生病、事假等等。但是如果大多数时间你完成了定额，你就会取得成功。

因此你必须检查一下你需要什么样的日常工作定额，完善你的最佳定额，以实现自己的目标。如果你不愿意脚踏实地做日常工作，就永远不会获得成功。所以为自己制定出工作定额，下决必去实现它吧！

不要翻来覆去地检查每一件事

参加元旦活动的邀请名单已经查过一遍了，增列了一些人，又去掉了一些人，反反复复折腾个没完；有关内部人员使用电话的报告，你已经重新写过十七次，因为你想在文字上达到尽善尽美。出现以上情形的原因是你想使一切都完美无缺，即使没有什么正当理由，你也要对事情做一些改变。

解决方法：

问问自己是否需要这种过分强调精致且耗费时间的完美？你需要对一切事都重新检查吗？

在某些情况下，最必须力求精确，但是真正的完美是难以达到的。因此正确的做法是给自己一个时间表，尽自己最大的努力。当你发现事事追求尽善尽美的做法有所减少，也许，你就能集中精力从事其他重要活动了。

舍弃不必要的个人及外事活动

你准备与你们银行最重要的客户在上午11点会面。电话响了，是一位校长找你，请求你对他们教学的资金筹措计划给予帮助，你爽快地答应了这位校长，可是，接着他又告诉你学校近来变化以及他们未来的目标等等。你迅速瞥了一眼时钟，发现只剩下5分钟，你和客户的重要会议即将开始。你告诉这位校长，你得放下电话了。刚放下电话，电话又响了起来，一支足球队的教练要你协助为本年度门票设计广告，以吸引投资者，你个人及外面的活动日益束缚住你的事业上所追求的目标。

解决方法：

冷静地思考一下为什么你从事了每一项活动？时过境适之后有所变化吗？今天看来还有必要吗？

砍掉那些毫无意义的活动，保留那些对你重要的活动才是解决之道。

一位企业经理的解决办法，是把个人和外面的活动限制在下班以后的时间（下午6点以后）。

另一位经理的解决办法，是他规定工作时不接私人电话、不办私事或参加外面的活动。尽量把其他活动减少到最低限度。

妥善安排你的时间

你不知如何安排时间。

解决方法：

卓有成就的人们知道该把时间花费在什么地方。他们具有自我矫正的能力，从而把时间用到适宜的地方。以马登为例，他是一家保险公司的人寿保险业务员。半年以前，全公司里他一直是最大保险销售额的业务员之一。

在过去的半年当中，马登不愿意工作，他打破自己的惯例去读报、打网球或者随便做些别的事，因此，他的业绩降低了。当他制定出一份工作时间表时，马登发现，他只用3~5分钟，就确认了他要把自己最宝贵的时间用于何处。马登一经认识到所浪费的时间的价值，他就改变了做法。花上几分钟，对自己作一个利用时间的分析，使你自己重新有效地掌握时间。

而且，人们都很容易从一种工作转移到另一种自己最驾轻就熟或当时最想做的事。然而当有人问及我们上周谈到的重要目标时，我们只是说明天就开始。我们编造一个又一个的借口，隐藏在所谓“我没有时间去做”这种说法的背后。

一位年轻的推销员，为了想在工作上有所成就，以确认他应当把时间花在何处，便来到图书馆，阅读许多有关销售人员的资料。他发现，新推销员必须以75%的时间去了解情况，或寻找客户；8%的时间应当用来准备磨炼销售技能、才干及产品知识，以便能提出一份最佳的产品介绍；剩下的时间就花费在你接近这个可能的客户的时候。你必须抓住时机，使这个客户做出决定，直到你拿到签了字的订货单为止。此时你就必须摆脱去做近在咫尺的工作的诱惑。承担那种会带给你所需要的成功的工作。

另外，不仅钟表上时针会运转，你的精力也处在循环的状态中。钟表的时针从早晨运转到晚上，而你的精力状况也是从一个水平过渡到另一个水平。

我们每一个人都分配到同样多的时间，为了获得最高的效率，你应当考虑自己的生理时钟。

把你最迫切的工作安排在上午。

午饭时间移到下午1点或2点。

下午去做不太急迫的工作——零碎的工作。

傍晚回到更富有活力的活动。不要浪费这些时间去清理。再依自己的生物时钟列出一天的精力状况如下：

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要着眼于自己精力的高峰，避开精力的低谷，善于协调自己的精力状况周期，你就能在最大限度上放大你的全部时间，并获得最高的报偿。有效地利用时间，意味着尽可能确定最佳方法，利用每天中宝贵的分分秒秒。

“你已经掌握时间管理的奥秘了。”一分钟经理人这一次很激动地打断了斯蒂芬的话，“你果然是个很聪明的年轻人，我真的很为你感到骄傲。”

斯蒂芬此刻显得有些不好意思了：“哪里，哪里，其实还是多亏您的帮助和指教呀！”

一分钟经理人听了微笑了笑，话锋一转：“不过，同时你还应该掌握一点，那就是学会休息。”

“您真是太神了。”斯蒂芬惊讶地说：“这正是我要说的，也是给我感触最深的一个话题。”

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“曾经有一段时间，我也认为休息等于浪费时间，但是后来我发现不注意休息的直接后果是工作效率的低下，”斯蒂芬感慨地说，“中国古人讲：‘一张一弛，文武之道也。’身处激烈的竞争之中，每一个人如上紧发条的钟表。确实应该记住：弦绷得太紧，会断的。而注意工作中的调节与休息，不但于自己健康有益，对事业也是大有好处的。”

有很多人，总是强迫自己无休止地工作，他们对工作沉迷上瘾，正如人们会对酒精沉迷上瘾一样。他们被称之为工作狂。他们拒绝休假，公文包里塞满了要办的公文。如果要让他们停下来休息片刻，他们会认为纯粹是浪费时间。这些人都成功了吗？没有，他们中很多人不但没有成功，相反使自己身心交瘁，有的甚至疏远了亲人，造成家庭的破裂。

确实，事业的成功是很重要的，但如果为此牺牲了健康和家庭，也是很遗憾的。在现代人的工作中，一个成功的人是会合理安排时间，注意有张有弛的。他们注重各种形式的锻炼，以保持旺盛精力去应付艰巨的事业、工作。他们也注意给自己留出与家人共享天伦之乐的时间。可以说这才是一个现代人的生活方式。

在一天的工作之后，人在心理和体力两方面都需要摆脱一下工作。如果经常将公文包带回家继续挑灯夜战，其结果是越来越没有精力在白天处理好事务。且也会使之降低在办公室里把工作做完的冲劲，因为他会想：“如果白天做不完，我可以在晚上继续。”久而久之，就会养成一种拖延的毛病。

因此，“班上事，班上毕”。除非有紧急的事务，不然，就不必把工作带回家。你将享有一段舒适的晚间休息时间和一晚上与家人同乐的美好时光，这将是一件非常美妙的事情！

调节不一定需要休息，从脑力劳动转换去做几分钟体力劳动，从坐姿变为立姿，绕着办公室走一两圈，都可以迅速恢复精力。

另一方面人类的心灵需要安静、独处与平和的时间，以利于忘记竞争的压力。因此，不妨在自己繁忙的时间表上，安排几分钟或十几分钟静坐默想的时间，以获得内心的平静，让自己摆脱竞争的忙碌和工作的压力，退一步向前看看自己究竟在做什么。

另外小睡也是一种有效的休息和恢复精力的方法。小睡与正常睡眠不矛盾，它因人而异，有时打个盹儿就能起到作用。通常正常的睡眠以能恢复体力即可，不可贪睡；而白天的小睡则是一种既不多占时间又是有效地恢复体力的休息方法。

学会搁置问题

太固执于一时无法解决的难题，容易产生垂直思考的弊害。举个水平思考解决问题的例子：