第23章 外贸文书(1)

§§§第一节外贸文书的概念及种类

一、外贸文书的概念

我国与外国人经商往来所使用的文字材料叫外贸文书。

二、外贸文书的种类

外贸文书的种类很多，如进出口业务信函、电报、传真、国际市场调查报告、客户调研报告、涉外经济信息、外贸意向书、出口货物申请书及许可证、外贸广告、外贸会议纪要、引进项目建议书、外贸可行性研究报告，对外商品贸易合同、中外合资经营合同、国际招标投标书、外贸调解仲裁文书等。

§§§第二节外贸文书的写作技巧及范例

一、外贸信函

（一）外贸信函的格式

各国的外贸信函，大都用信笺打印成固定的格式，例如，俄罗斯外贸信函信笺格式，就由以下14项组成：单位标志，单位名称，通信地址和电报挂号，电话号码，电传号码或用户电报号码，收函人姓名（或名称）及地址，发函号，发函日期，来函代号日期，函标题或事由，正文，署名签字，有关附件的说明，有关副本抄送事项的说明。

（二）简单的外贸信函

所谓简单的外贸信函，就是指内容单一、篇幅短小的有关外贸业务的简要信函。常用的有以下几种：

◆请求函

顾名思义，就是请求外商有关事项的信函。如请寄商品标本，请寄价目表、样品，或告知某项商务事宜等。这种函件，除填写各栏内容外，只需用简略的话语填入有固定格式的信笺内。如获悉贵公司有很多新产品，请寄价目表和样品。

◆邀请函

通常用于邀请同行参加某项活动的函件叫邀请函。如邀请参加国际博览会、展销会、参观供货人企业、出席宴会等，写法与上同。如请贵公司派代表于本月中旬来我处商谈三季度的订货事宜。

◆通知函

告知对方某件事情的函件叫通知函。如订货时间、地点，货物到达时间、地点，订货人何时到达等。写法同上。如今以航空邮件寄来我公司货物价目表，请查收。

◆确认函

确认收到文件、资料、物品的信函叫确认函，如确认收到信件、电报、合同、明细单、价目表等。写法同上。如贵公司来函收悉。谢谢！

◆感谢函

向外商表示感谢的函件叫感谢函。比如收到外商的价目表、产品样品等，发函表示感谢。写法同上。如我们来贵国访问期间，受到贵公司热情接待，谨致谢忱。

二、进出口业务信函

（一）什么叫进出口业务信函

在进出口业务中，交易磋商、确认成交是一个十分重要的环节。磋商有两种，一是口头磋商，如交易会、洽谈会、博览会等。在这些场合，中外客商可以直接交谈。二是书面磋商，包括交易双方通过信函、电报、电传等书面形式来洽谈交易。一般交易多以书面洽谈方式为主。因此写好书面的信函是十分重要的。

（二）进出口业务信函的格式

外贸信函，在格式上一般包括七部分，即信头、行文对象、事由、正文、祝颂语、落款、附件。

1.信头，包括发函公司的名称、地址、电报挂号、电传号码，以及发文字号。一般公司都用印有信头的专用发函纸。其具体格式如下：

××公司

电挂：×××地址：×市×路×号

电传：×××电话：×××

事由：

此致

附件：

×年×月×日

2.行文对象，指信函的受文者，函件发给的公司、商号、店主、经理等，如“美国公司”。如果写给负责人，要在公司名称和对方名字之后加官衔或职务。一般来说，依照习惯，可接着写上“台览”、“惠览”、“雅鉴”等敬词。

3.事由。业务函件，写信人为了让收信人一见便知道内容，往往以“事由”的形式把内容要点标出来。这样可节省时间，便于工作。比如“关于书式火柴机事”、“假酒索赔”等。事由语言要精练。

4.正文。正文一般由三部分组成。即开头语、主体、结尾。

（1）开头语

开头语大致有两种写法：

第一种是开门见山，说明发函意图。如“我方就书式火柴机退货一事，至今未见贵方答复，对此我们深表遗憾”。

第二种是对客户做自我介绍或引述对方来函。如“我公司专营”或“贵公司×月×日来函收悉”等。

（2）主体

这部分是信函的中心内容，主要阐明发函者的意见、目的、意图。作者要用简明的文字，把应说的事由讲清楚，要有理有据，有分寸，使对方能够接受。作者应依内容的多寡，或分段或分条列项，确保条理清楚。

（3）结尾

外贸业务函件的结尾比较简单，往往用一两句话表示希望回信或提出与本函件宗旨有关的要求。结尾是点睛之笔，特别要写好。

5.祝颂语。祝颂语写于正文结尾的下面。祝颂语分两部分，前部写于正文的中部，后部另起行，顶格书写。如“谨祝商安”、“谨祝”写于正文中部，“商安”另起行，顶格书写。

6.落款。落款写明发函单位名称，如“××公司”。如有负责人签字，须注明职衔，名字后可写上启告语，如“谨启”之类。年、月、日要写全。

7.附件。随函附发的有关材料，如报价单、发票、确认书、单据等，都可作为附件处理。

【范文】

××公司：

前从处获悉，贵公司为发展转口贸易，拟订购我××药品，直销香港。为配合你方开展这一业务，我们愿意大力支持，尽力合作。现报供1万箱，每箱2美元CIF香港净价；交货期×年×月，分两批各5000箱，付款方式为不可撤销即期信用证。上述发盘×日到有效。

××进出口公司

×年×月×日

三、国际市场调查报告

（一）什么叫国际市场调查报告

以国际市场为对象，采用科学的方法，有计划、有目的地搜集、整理、分析、研究材料，以反映国际上各个国家的市场环境、市场信息和情报资料的文体形式叫国际市场调查报告。它的作用是为国际市场预测和营销决策提供科学依据。

（二）国际市场调查报告的写作格式

由以下三部分组成：

1.标题。由国度、商品名称和市场组成。

2.正文。它没有开头和结语，起笔便是主体。主体又由几个大体固定的项目组成。

3.署名。一般放在文末，用括号括起来。

国际市场调研报告在写作上要求准确掌握国际市场信息，针对性强。

【范文】

北欧的纺织品市场调研北欧4国芬兰、瑞典、挪威和丹麦所需的纺织品大部分依靠进口。因此，如何扩大我国对北欧的纺织品市场是值得我们研究的问题。

一、对纺织品的要求

北欧虽属世界最富有的地区之列，但对纺织品的要求则是中、低居多，人们对穿着也不甚讲究。如春季，天气多云有雨，温度变化大，人们就贴身穿一件衬衣，套上一件羊毛衫，最外面是一件夹克衫；如遇晴天温度升高，就随时脱掉最外面的一件，或披在肩上，或系于腰间；夏天，只穿一件衬衫或针织衫即可。

在款式上，欧洲大陆流行的款式这里基本上可以接受。订货时，他们喜欢由卖方提供样品，或稍加改动。

颜色以淡雅为主，虽也有鲜艳的颜色，但也多为单色。花型的特点是单、素、碎。喜欢由卖方提供花型。

在质地方面，喜欢全棉或涤棉混纺，毛衫外套喜欢用化纤的。

讲究配色。如帽子、内外衣、裤子和袜子要配色；床单、毛毯套、枕套要配色；床上用品多与毛巾、浴巾配色；每个家庭平均每年用40条毛浴巾，成套地购买和更换，这当然不是用坏了才换，而是根据流行色的变化而进行更换的。

北欧冬季寒冷多雪，人们喜爱运动。运动装的需求量很大。现在流行的是闪光尼龙绸运动衣，内衬羽绒或腈纶，次年3月份以前发货，七八月份开始销售；毛巾、床上用品等，销售不受季节影响，全年均可订货。订货后3个月内提供销售样品，作为四处推销之用；如不能及时提供销售样品，就会失掉推销机会。

二、需要注意的问题

北欧人民对我国怀着友好的感情，我国出口的产品很适合北欧市场的需求。因此，我国纺织品对北欧4国的出口是有一定潜力的。

要做好对北欧的出口工作，需要注意以下几个问题：

1.充分利用配额。对于实行进口许可证的芬兰和丹麦，应利用有限的配额，多搞一些高档次的品种，增加出口金额。对于实行进口配额制的瑞典和实行全球配额制的挪威，要选择对路的品种，充分利用该国的配额数量。

2.花型和价格要有竞争性。北欧进口的纺织品，绝大部分来自苏联、东欧国家、葡萄牙和毛里求斯等，有的甚至从我国香港和德国转口，价格较优惠，但订量少、花型变化快。

3.按时交货，尽量缩短运输途中的时间。有的进口商反映我国的货物在海上漂泊达4个月之久，影响销售。为了解决这个问题，有的口岸已经开始使用大陆桥发货。集装箱可以通过铁路运达北欧4国的任何主要城市，运输时间短而且安全，客户对这种运输方式很感兴趣。有的口岸还采用经我国香港转北欧的SCANDUTCH船公司的定期班轮，效果也很好，客户很满意。

四、客户调研报告

（一）什么叫客户调研报告

客户调研报告就是指对国外的市场销售渠道、网络进行调查研究后所写出的书面报告。

（二）客户调研报告的写作格式

格式与一般的调查报告大体一致。可分为标题、引言、正文、结尾四部分。

标题包括主标题与副标题，即本次调研报告的名称。

前言是一个概述包括调研主题、目的、对象，以及调研方法等，是对本次调研的简介。

1.正文是主体部分，由下列五个方面的内容构成：

（1）厂商企业组织情况

包括厂商企业组织性质，创建历史，主要负责人，担任的职务及分支机构等，调查中，要弄清厂商的中、英文全称、详细地址，防止搞错，对企业组织性质了解清楚后，在具体交易上便于掌握。

（2）政治情况

企业的政治背景，与政界的关系，企业负责人参加的党派及其对我国的政治态度等。

（3）资信情况

客户的资信包括企业的资金和信用两个方面。企业的资金是指注册资本、实收资本、公积金、其他财产以及资产负债的情况等。企业的信用是指经营作风、是否履约守信等。这些情况对客户要求作经销、代理、独家包销、寄销等业务做出取舍决定时是十分重要的。

（4）经营范围

主要是指企业生产或经营的商品，经营的性质——代理商、批发商、专营商、兼营商等。

（5）经营能力

所谓经营能力，是指企业活动能力，销售的渠道，贸易关系，经营做法等。

2.结尾部分要对客户提出鉴定性意见。往来客户，则可按其规模、资金的大小和经营能力的强弱，划分为大、中、小客户。也可按其业务范围，推销业绩，活动能力将其分为“主要客户”、“基本客户”和“一般往来户”。

【范文】

××公司经营能力的调查××公司于××年与我国建立贸易往来，当时因经营品种过多，对美国市场情况又不够熟悉，亏了本。从××年起，它专销我国竹编品，并成为代理。在我方配合下，改善了经营，业务蒸蒸日上，目前已发展成为一个初具规模的中等进口商，在美国礼品行业中有了一点名气。

××公司在资本主义市场剧烈竞争中是怎样发展起来的呢？

一、建立大规模的营业中心，实行高效率的管理制度

在资本主义社会经商，最重要的一条是能否经得住竞争的考验。如果资金太少、经营方法保守，往往会被淘汰。该公司按照美国人办企业的方式、方法开展商业竞争。他们不惜花费巨大代价，建立起营业中心，以豪华的门面招揽生意。这个营业中心设在纽约市中心的百老汇大街和第五街交叉处，与有名的纽约礼品大楼和纽约展卖大厦鼎足而立。占地2.5万平方公尺，分三部分：外进是陈列室，约3000平方公尺，中进是办公室，约2000平方公尺，后进是仓库，约2万平方公尺。此外，在纽约礼品大楼还设一正式陈列室，面积达1000平方公尺，内存列着各种竹编品，布置得琳琅满目，雅致宜人；公司不采取一般美籍华商夫妻店的经营方式，尽量把门面布置得豪华，以此作为竞争胜利的一个因素。

××公司是5人合股企业，资本总额××万美元。中国香港分公司占20％，每年从银行进出××万美元。相当于资本总额。根据账面记录，该公司2000年的销售额××万美元，销售实绩××万美元。资金周转2.5次。××公司共有职工40人，其中工人占50％，内部明确分工、职责分明。5个股东直接参与业务，一人担任董事长专管业务经营，一人任中国香港分公司经理，主管设计、加工、与国内外联络及转口业务，一人主管推销。驻香港职工10人，除经理外，分别负责设计、加工、转货等工作，还管理两个零售店。公司在人事管理方面有一套制度；在业务管理上也是如此。用电脑控制进销存积，根据薄利多销原则制定价格，买卖做到货真价实；例如批发价计算的根据是，按香港离港离岸价一美元加运费20％、关税50％。由于始终不渝地执行货真价实、信誉至上的原则，竹编品经营在美国市场上得到了稳步发展。

二、商品必须迎合用户心理，销售必须控制市场

美国消费者对商品喜新厌旧的心理非常突出，所以市场敏感性特别强烈。做生意赶不上浪头，就会失败。据说：在美国经商首先要了解美国人的心理爱好，能做到这一点赚钱就不难。但要真正了解又不容易，需要进行大量细致的工作。××公司十分重视调查研究工作，他们知道零售商直接和顾客打交道，最了解消费者的情况，就通过零售商调查搜集意见，根据各方面的反映，不断改进花色式样，迎合消费者的心理。例如在竹编品上安上音响装置，用竹编动物或花瓶做台灯，翻新花样增加吸引力。经过苦心经营，把竹编品特别是竹编这个冷门商品做活了。

在美国做生意，控制市场特别重要。任何商品一旦好销，商人就争先恐后抢购，企图垄断谋利。但买到货的商人又要竞相销售，脱手慢了，畅销品成了滞销品，积压卖不出去，不但无利可图，还要被挤出市场。据说，去年中国工艺品公司削价40％抛售竹编库存，是无可非议的，因为不脱手就会亏本更多。但这样市场就供过于求，很多商人吃了亏。尽管公司也因此减少了15％的销售额，但由于他们拥有14家分代理，销售网遍布全国，在剧烈竞争中，仍保持了一定的销售量。公司凭借规模宏大的销售中心，利用陈列室展出样品，接受各分代理订单，各分代理均有陈列室、推销员，在接到零销商店订单后便立即转向公司订货，收取15％~20％的佣金。公司就是通过分代理包销控制市场完成销售任务的。

三、边巩固边发展、扩大经营、多取佣金